第一节 事务文书的含义
事务文书是指党政机关、社会团体、企事业单位或公民个人为处理日常业务而使用的，但又不属于狭义的通用公务文书，本书为方便计称之为“事务文书”。计划、总结、调查报告、声明、启事、简报、摘编等等，通统称为事务文书。
事务文书的使用范围越来越广泛，使用的频率也越来越频繁。因为在现代社会里，各种机构单位、部门等不仅越来越多，而且就它们的活动范围和活动频率来说，也都在无限扩大和增多。这就需要运用各种事务文书来交流情况、沟通关系、总结经验、指导工作等以提高工作效率，加速国家现代化建设事业的发展。
同时，随着国家改革开放和现代化建设事业的进一步发展，事务文书的内容和形式也都有所改革和创新。如过去工作中常常使用的“典型调查报告”，现在则是更加成熟和较为可信了。典型调查已经较少一味夸张，粉饰现实，为评功摆好，好大喜功而大吹大擂了，而是更为注重实事求是地反映客观现实，讲真话，讲实话了。要而言之，作为反映客观现实和促进现实之手段的事务文书，不能都是一切叫好，也需从中看到做得不够或不正常的地方，这才叫做真正反映客观现实，真正对于改造现实有所裨益的计划、总结、调查报告、工作简报、信息摘编和说明文等的应用文书。而且，只有这样的应用文才能经得住历史的检验，成为有益于纪录历史的一部分，成为一个有益于促进历史进程的工具。
第二节 事务文书的分类
从广义上讲，事务文书也可以纳入广义通用公务文书之中。事务文书一般是处理公共事务或集体事务，包括上下级之间和不同单位之间互相联系、沟通信息，以及面向公众而使用的一些文件和文章，这些不是一般的处理私人事务的私人书信和文件。但它也同公务文书相区别，不像法定公务文书、法规文书那样有严格的文种、严格的权限、严格的体制和严格的表述方式等等。为了和机关行政的公务文书、国家社会上的规约文书相区别，就使用了事务文书这个概念（以前称为业务文书，今从改），以表明它也是涉及公事而不关涉私事的。
事务文书的范围同公务文书和规约文书比较相对广泛。从范围上说，它包括政治、经济、文化、科技、体育等领域中的各行各业；各行各业都有自己的事务文书。我们这里使用的标准是：凡是没有纳入公务文书、规约文书，而是各行各业的关涉于工作、促进业务工作而使用的一些文种，都作为通用事务文书。它包括计划、总结、调查报告、声明、启事、简报、说明书等。公务文书和规约文书的文种有限制，制定有程序，而相对于事务文书则比较宽松些。
第三节 事务文书的一般特点
事务文书有许多共同的特点：
一、实践性
所有事务文书都和社会实践的关系最为密切。它直接为了实践而产生，它也忠实纪录国家和人民的实际生活步伐，记录各种机构和各个单位的工作计划和业绩，总结它们的经验和教训，为进一步开展新目标，建设新项目，培养新人才，争取新成就而撰写传播。要之，离开了伟大的实践，就没有丰富多彩的事务文书；反过来没有丰富多彩的事务文书，也必将削弱了伟大的社会实践。
二、真实性
所有的事务文书都要求真实。各种事务文书都是在叙述、报道、总结各种事务工作的过程中产生的，都要坚持应用文章的真实性。即：实事求是地反映业务活动的真实面貌，借以鼓励群众，警策大家，改进工作，提高效率，为进一步推进各项社会事业服务。当然，由于事务文书的范围广阔，制作主体多种多样，执笔人员庞大，制定的要求和规格又不尽相同等，故也有不真实，不太真实的地方；这是应该注意防止和揭露的。
三、实用性
一般地说，对于应用文书为了实用这种观念，为了提高工作和事务的效益，是不容怀疑的，它和公务文书、规约文书、经济文书和传播文体一样，甚至更注重在实际中的运用。事务文书从计划、总结、调查报告，到更为简单的如声明、启事、简报、摘编、说明书等等，都要讲一个实际效用问题；不写没有效益、效用的事务文章，这是一条最基本的要求。
四、专业性
事务文书作为广义公务文书的一部分（如计划、总结、调查报告等）和狭义公文比较，似乎更偏重于反映和处理专业性、专题性的事务。例如关于增收节支的计划、关于计划生育工作的总结等这类文章，都带有很强的专业性和专题性，非专业人员不一定关注。而在公务文书里它一般作为附件发送。
事务文书内容的专业性或专题性一般指的是，就某个行业或专门机构主持运作或经营的业务问题而制定的计划、总结、调查报告，或者刊布发表声明、启事的信息汇编、摘要、说明书等。它专于一业、专于一行、专于一事、专于一题，专业性是它们的长处。这不仅要求事务文书的作者要有一定的专业知识和具有专题性研究的能力，还要求它的读者也需要一定的专业知识才易读懂它和理解它。所以，专题性应是事务文书一个特点，虽然并非指一切的事务文书。
五、为当前工作服务
前面我们已讲过事务文书的实践性，指出它是从实践中来，也专为实践服务。但最后还要再强调：所有的事务文书撰写者都应该明确，事务文书必须是为本机构的当前事务服务。
凡属于机构指示或委托写作的事务文书，都是本职工作的一部分，不可推诿，更不可违反领导意图而擅自定稿、发稿等。因为这种事务文书常常是以机构名义公布和发出的，是机构正常事务工作的一部分，不同于可自立发表的，个人署名的文章。至于可以在报刊广播上刊载（报道）的调查报告、总结、声明、启事等类文章，个人可以在尊重事实、尊重真理的前提下自由发挥；但这一部分调查报告等类文章不占多数，其中往往是受命而作，尽管应予提倡和支持个人所作的调查报告等。
以上这些特点，当然都是相对而言的。这也就是说：第一，并不单单是事务文书具有这些特点，其他应用文体也在不同程度上具有上述性质。第二，也并不是每一篇事务文书类文章都能具备上述特点，就某一篇事务文件来说，因为它的特殊写作目的而只能具备某一些特点，而不失其为是一篇好文章。
第四节 事务文书的写作要求
事务文书除具有特别的体例格式应做特殊处理外，它的一般写作要求如下：
一、反映新问题，传达新经验，提出新办法
事务文书要着眼于“新”字，一般要抓住当前改革和建设中的新事物、新经验、新办法，以支持新事物的成长，推广新经验的应用，为本系统、本地区、本部门的业务工作指方向、明目标、促发展、争效益。
事务文书中，特别是调查报告、各种简报等等，还要尽快反映社会动向、社情民意，以及群众议论中的热点、重点问题，供领导部门制定政策或有关单位及从业人员进行决策的参考。如一段时间群众对市场、物价、反腐、倡廉等问题议论纷纷的现象，相关部门就进行过调查分析，及时写出调查报告、信息简报或情况摘编等，如实反映群众的各种问题和意见、要求和呼声。这样的文章才是有实用价值的事务性文章等。
二、事实要真实，意义要典型，材料要充实
事务文书除了计划类要遵循党和国家的方针和政策和依据本系统、本部门、本单位的实际情况而精心制定外，其他事务文书如工作总结、调查报告等，主要是向上下左右汇报工作、反映和介绍情况的。因此撰写这类文稿，尤其应注意事实要真实，内容要典型，材料要充实，观点要正确。要认识到只有忠于客观事实，精于选用典型材料，充分叙述事实真相，明确表达合理观点，才能增强事务文书的可靠性、可信性和可读性，才能具有较强的说服力。
1.事实要真实 事务文书所涉及的事实一定要真实，这已在它的特点中反复做了强调，在讲到它的写作要求时还要强调。过去说，文章“无文不行”，其实这话只有在文章做到真实客观之后才是对的；就事务文书来说，应该强调“无实不行”，只有文章有真实内容又有文采才是好文章，才能行遍天下。
2.材料要充实 事务文书的写作材料，一般包括概括材料、基本材料、典型材料、背景材料四种：
（1）概括材料。指能够反映事物概貌的、总括的材料，包括有关各种数据等。这些材料能概述工作的基本面貌，反映事物的基本轮廓、总结事物的基本经验、归纳事物的基本问题。
特别要强调的是，准确可靠的数据能够增强文章表述的精确性和说服力。
（2）基本材料。它们是事务文书的基本材料，包含着丰富的内容，有大量的信息。这些信息包括人物和事件，成绩和缺点，情况和问题，经验和教训，批评和建议等等。在运用这些基本材料时，要牢牢围绕主题，力求准、新、实地叙述它们。准，就是准确无误，深信不疑，让人不可动摇，既不能掺假也不能歪曲。新，就是新鲜、生动、有新意、给人以新鲜感，避免使用一些老材料、老情况、提出一些老问题。实，就是真实、具体、实在，要避免笼统、抽象和空泛，不要让人像堕入五里云雾之中感到虚无缥缈不踏实。
（3）典型材料。即要讲典型人物、典型事例、典型问题等。抓住典型问题或典型事例，就会提出关键问题，从而反映一般，起到以少胜多，以一当十的作用。但也不要贪多，多了就不具有典型意义。计划、总结、调查报告等免不了要使用典型材料，借以加强文章的生动性、可信度。初看起来计划并无须写进典型经验；但计划是在经验或典型经验基础上制定的，不是空穴来风。至于总结、调查报告等，典型材料更是不可以或缺。因为这是此类文件写作中的成功经验；就是说，所有事务文书一般都离不开真实的典型材料。通过对典型事例的描写叙述来深入反映和剖析客观事物，从中引出带着普遍性的、有指导意义的经验或教训，这应是事务文书的重要任务。但典型一定要真实，而且不宜多，如此才能真正展示典型的意义。
（4）背景材料。它指的是能说明事物产生与发展的条件、原因、历史环境等解释性的材料。这种背景材料可用二分法分为纵向背景材料，即事物的内部联系，它发展的来龙去脉和前因后果；横向背景材料，即事物的外部联系，它与其他事物的影响与互动的关系。恰当运用这些背景材料有助于说明文章的内在逻辑和文章的主题思想。
三、表达形式要灵活、文风要质朴
1.表达要灵活 事务文书与公务文书、规约文书相比，显得比较灵活、自由。而它的文风却要求实事求是，无需花俏艳丽，以事感人，不以“色”感人。
（1）表达方法灵活。公务文书、规约文书的表达方法一般以概述、说明、议论为主。而事务文书则可以灵活运用议论、叙述和说明等方法较确切地表述事实、分析问题，反映客观事物。其结构形式在计划、总结和调查报告一类文体中除主要采用叙述的方法外，还应恰当地运用议论的方法，通过分析和综合，推理和判断，揭示事物的特征和本质，并概括出规律性的东西，使人们对客观事物有完整而深刻的认识。在少数调查报告中更在关键的情节中作者直接对事件使用恰当的抒情手法以加强叙述和议论的力量。
（2）表达次序灵活。公务文书、规约文书要求严肃、庄重，都有一定的体例和格式，要求表述得体合例，严于规范，周于逻辑。事务文书却没有那么严格的表达次序，也没有绝对固定不变的写作格式，如总结、调查报告和简报等，都可因事而创新，留给拟稿者构思与创新的余地较多。它们或以事实的主次为序，或以时空因果为序，还可以问题的重要程度为序等等。作者可按照计划、总结、调查报告等文章的内容和文体写作的要求，灵活地确定表述的次序，合理地安排布局和结构，甚至于在计划里有一番有关过去总结性的文字；或在总结中有一段未来计划性的文字，以此较生动活泼地使用材料和语言。
2.语言要质朴 事务文书的语言运用，讲求准确恰当；传情达意则以切合实际为本。
不求委婉曲折，不尚华美辞藻，尤要与以塑造形象为主要特征的文学语言相区别。具体说有下列三点：
（1）语言朴素。反映情况、传递信息、总结经验等都需要质朴无华的语言。要有真意，去粉饰，勿卖弄。不能用渲染或夸张的手法；更不能有过分的铺叙或抒情；也不能堆砌辞藻，矫揉造作。一句话，语言尚朴素，重真实，这是事务文书的最大特点。
（2）语言确切。确切就是用准确、适当的语言恰如其分地表情达意。这包括概念明确，用词准确、判断和推理合乎逻辑又合乎情理，直到结论的表达中肯而切合实际。
（3）语言简洁。简洁就是要删繁就简，去芜存精，以简洁练达、明白通晓的语言文字，及时反映情况和传达信息等。而这是一切公务文书、法规文书、事务文书的要义，因为它们首先要使读者及时、准确地了解信息，其他是第二位的。
