公文写作要符合政策法令不能简单地理解为“等因奉此”。公文一般不得照抄照转当“二传手”，而是要把中央的方针、政策，上级的指示、决定，和本地区、本部门、本单位的实际情况结合起来，提出问题，分析问题，解决问题。诚如《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》（1981年5月7日发）指出的：“一般说来，中央的指示是面向全国的，是带有普遍意义的。其中，有的属于原则性的指示，只有和各地区、各部门、各单位的具体实际相结合，使之具体化，才能真正解决那里的问题；有的属于对某项工作的具体指示、规定，也要由各地区、各部门、各单位提出实施的具体办法，才能有效地贯彻执行。”因此，公文撰拟人员不能闭门造车，要接触实际，深入调查研究，掌握真实确切的材料，“吃透两头”，把政策法令和实际情况很好地结合起来，才能写出政策性强，能解决实际问题的好公文。
二、突出正文，抓住中心
公文的实施性特强。要根据文件的规定办理各种事务，就要求公文必须简明精练，严谨周密，条理清晰，通体畅达。为此，要一丝不苟，认真填写眉首部分，然后聚精会神写作主体，抓住公文正文的主项写作，以精确表达领导的意图。
写好正文应注意以下各点：
1.注意回答文件三个问题 一件公文前前后后有十多项文字要填要写，每一项都是文件依法有效的重要组成要素；但撰写文件的正文部分可能最为重要。正文部分要回答和解决三个问题，即：为什么要写（why）、要求做什么（what）以及怎么做（how）。为了什么目的、要求做什么和怎么做是一个文件的基本内容，是核心、是骨干，一定要撰写清楚。虽然有的文种如命令（令）等没有复杂的内容，只是某项重大的决策；但其他一些文种就较为复杂一些，可能包括全部上述三个问题。以《国务院办公厅关于停止发展多层次传销企业的通告》（国公发〔1995〕50号，1995年9月22日）为例，文件正文开头就直截点明问题的严重性：“个别地方未对传销企业作清理检查，有的地方还陆续发展了一些传销企业，使非法传销活动又有所发展蔓延。”导致的恶果是“少数不法商人借此进行欺诈活动，严重侵害消费者的合法权益，对守法经营构成不正当竞争，也使大多数传销员蒙受了经济损失，引发了社会问题，扰乱了经济秩序”。这段文字，直陈事实，分析因果，自然地引出：“为遏制不正当的传销活动，打击不法商人的欺诈行为，保护消费者权益，保护公平竞争，维护社会主义市场经济秩序，国务院决定停止发展多层次传销企业。”这就回答了发布该文的原因；然后该文提出了五条坚决有力的措施，把“做什么”和“怎么做”两个问题一并回答，既便于执行，又便于监督检查。写得好的公文，都是这样全面周全，明快清晰，直笔表述的。至于有些公文的正文在内容上由于具体情况不尽相同而有意省略某一方面，那是因为某一方面的问题或是不言自明，或是已有附件详细说明了的缘故。
2.直笔表述，实事求是 公文要使人一看就懂，以利办理或遵行。在具体行文中，叙事要概括，一般用顺叙不用倒叙或插叙，不作铺陈与细节描绘。议论要精当，不用广征博引，不作多层次、多角度的详细论证。说明要扼要，只对事物的性质和特点作出平直介绍，用语简洁明白。总之，公文表达贵用直笔，忌用曲笔；应露而不藏，直言不讳。不要像文学作品那样讲究委婉曲折，藏锋不露；不要追求所谓“言已尽而意无穷”。公文陈述事务，贵在抓住要点，平铺直叙，来龙去脉，一清二楚。汇报情况贵在一是一，二是二，实事求是。表达观点贵在提倡什么，反对什么，态度鲜明。提出意见贵在应当怎么办，不能怎么办，具体明确。这些看起来缺乏文采，实在是公文最重要的色彩。
3.坚持一文一事 党和国家在历次颁布的公文处理条例和办法中都有种种规定，其中“一文一事”制是长期以来公文处理实践所证明的行之有效的宝贵经验。一文一事指除了综合性的报告外，一个公文只提出或解决一个方面的问题。实行一文一事制可以使公文主旨鲜明突出，内容集中精练，说理透彻，篇幅简短。此外，公文由于内容单一，其处理就能单纯快捷，可提高办事效率；如立卷归档，问题单一，眉目清楚，便于检索。
三、注意主项，讲究结构
公文行文要严谨周密，就必须把握公文结构的特点，安排好层次段落，使公文行止有序，脉络清晰，自然成章，形成相对稳定的公文结构。公文正文的结构，一般是开头、主项与结尾三部分。这种结构有利于公文简捷顺畅地为办事服务。
1.正文开头 主要说明制发本件公文的根据、缘由和目的，要求开宗明义，开门见山，“立片言以居要”。说明行文的根据与缘由，通常有三种写法：
（1）引据式。也有称为缘由式。引据式要因事制宜；或引据法令和规定，或引证政策和指示；或引据来文来电；或引据事实或道理等。引据式的开头有理有据，可以引起严重关注并增强文件的说服力。
（2）目的式。直接说明行文的目的与意义，开宗明义，干净利落。一些内容比较单纯的公文常以此开场。
（3）综合式。即有引据部分，又直叙行文的目的，两者结合运用。这类开头能增强文件的起势，引起受文单位的关注和重视。
2.正文主项 这是公文的核心部分，应表述公文的主要内容，要求层次段落井然有序。
正文主项结构常有三种方式：
（1）并列式结构。这是用得最多的结构形式。把正文所提出的意见、措施和要求，分条列项，予以说明。各条之间是相互并列的关系，不是包容的关系。
（2）递进式结构。即正文的主项或按时序、或按事物发展过程、或按事物的逻辑层次分成若干段落，层层推进，逐步深入。这种写法紧凑自然，来龙去脉清晰，在内容比较单一的请示、决定、决议中使用较多。
（3）连贯式结构。即篇段合一式。全篇即为一段；一段中又包含几层意思。首尾连贯，一气呵成。一些简要批复和批转性通知一般采用这种结构形式。
3.正文结尾 主要表述发文机关对文件的贯彻实施要求：或要求执行，或请求批复，或提出希望等等。然后首尾一贯，结束全文。写作上要求简洁明快，避免冗繁拖沓。正文的结尾通常以公文习惯用语作为尾语。诸如：上行文的尾语有“以上意见，如无不当，请批转各地执行”等；平行文的尾语有“特此函告”等；下行文的尾语有“以上通知，请研究执行”等。有些正文结尾写成结语段，它或强调说明，或提出希望与要求等等，以归结全文。也有一些公文在主体部分已将行文要求作了表述，言尽意止，干脆省略了结尾部分。总之，公文正文结尾要酌情掌握，没有严格的限定。
四、语言准确精当
公文语言是体现公文特色的规范化语言，其基本要求是：庄重、准确、简明。
1.使用规范的书面语言 公文要使用合乎语法规范的书面语言，不用口语、方言或俗语，以使行文庄重。比如，撰拟有关经济贸易方面的文件，必然涉及“贸易”、“资金”、“盈利”、“亏损”等词语，使用这类规范性的书面语言，则显得凝练庄重。如果经常使用“做生意”、“花钱”、“赚钞票”、“蚀了老本”等口语，显然会破坏整个公文的庄重色彩，有损公文的尊严。
为使公文庄重典雅，公文还可适当地使用一些文言词语。文言词语使用恰当，文白相济，更显得简洁凝练。例如，1988年3月15日《国务院关于80次特快旅客列车颠覆事故的处理决定》中指出铁道部长“有失职守”，说他已“引咎辞职”。这是文言语词，用在《处理决定》中显得严肃郑重，语义贴切，恰到好处。古汉语中的一些代词如“者”、“其”等，也常在公文中使用。例如，“违者，没收其非法所得”。成语在公文中使用更多。诸如“令行禁止”、“三令五申”、“当务之急”、“量力而行”、“有条不紊”、“因地制宜”、“因陋就简”，等等。文言词语要用得贴切自然；用得过多过滥，或使用晦涩深奥之词，既不合语体，效果也适得其反。
2.广泛使用公文专用语 公文专用语是公文不断发展变化沿袭下来的一些文言词语。
公文专用语在公文中使用的频率高，用法比较稳定和规范。主要有：
（1）开端用语。如“根据”、“遵照”、“依照”、“为了”、“关于”、“兹因”，等等。
（2）称谓用语。如“本厂”、“贵局”、“该单位”，等等。
（3）祈请用语。如“请”、“希”、“望”、“盼”、“拟请”、“恳请”、“切盼”，等等。
（4）经办用语。如“经”、“业经”、“兹经”、“责成”、“试行”、“贯彻”、“执行”，等等。
（5）征询用语。如“当否”、“妥否”、“可否”、“如无不妥”，等等。
（6）表态用语。如“应”、“似可”、“拟同意”、“原则批准”，等等。
（7）承启用语。如“为此，特作如下通知”、“特通知如下”、“提出如下意见”，等等。
（8）结尾用语。如“此复”、“特此通知”、“妥否，请批示”，等等。
3.经常使用介词结构 介词结构的使用，从目的、原因、范围、对象、依据、方式等各方面对被表述的对象进行限定，使公文表述更为确切和严密。公文常用的介词结构，主要有四类：
（1）表目的、原因的，有“为”、“为了”、“由于”、“鉴于”等。
（2）表对象、范围的，有“对”、“对于”、“关于”、“将”、“除了”等。
（3）表依据、方式的，有“根据”、“依据”、“按照”、“通过”、“随着”、“遵循”、“顺着”等。
（4）表时间、处所的，有“在”、“于”、“从”、“自”等。
其实，在同一公文中多重性的介词结构同时使用，并不少见。
4.公文修辞的一般特点 在修辞方法上，公文常用对偶、排比、对照、反复等手法，形成整散结合、骈散相间的语言风格，以有力地或突出主要精神，或强调重要事项，或增强行文气势，或加强表达效果等。此外，还适当使用简缩、统括的方法，如“拥政爱民”、“一国两制”、“四项原则”、“开放搞活”等，使词语化繁为简，行文高度简洁。但不宜使用夸张、象征、反语、双关等可能引起异文、歧义，并影响公文的准确性及庄重风格的修辞手段。
