（二）正确判定档案文件所属年度
一个单位的档案，无论是采用哪种分类方法，首先要涉及正确判断文件材料所属年度的问题。判定档案所属年度通常有以下几种方法：
1.文件上有属于不同年度的几种日期。对此类文件要根据文件的特点，确定最能说明该文件特点的日期作为分类根据。例如，法律、法令和条例等法规性文件，在批准日期为根据（公布生效的文件，以公布日期为根据）；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据，如跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放入最后年度；案件或事故的文件一般归入其结案年度。
2.文件上没有注明日期。对此类文件应运用多种方法，判定和考证文件的准确日期或接近日期。其方法是，分析文件的内容，形容文件制成的材料、格式、字体和各种标记，或者通过与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。
3.按专业年度形成的文件归类。某些专业采用与自然年度不同的年度进行工作，如学校的教学年度——学年，是从每年的9月1日至次年的8月31日作为一个学年。如果其所有工作都按专业年度运行，那么其档案也应按照专业年度分类；如果其专业工作按照专业年度运行，而日常行政工作按照自然年度运行，并且档案统一管理，则将专业年度与自然年度相结合运用。
（三）正确判定档案文件所属机构
按组织机构分类时，对涉及几个机构的文件，在一个立档文件内应有一个统一的规定，以便将文件合理而有规律性地分入相应的类别，以便查找起来有规可循。
注意事项
（一）采用问题分类法的注意事项
1.类项设置力求符合实际，要按照文件内容中最基本的问题来设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌。要参照单位的职权范围和基本工作职能，根据文件的实际状况而设类，不要根据一时的某种需要任意划分类别，也不要随意设虚类。
2.类目体系力求简明，合乎逻辑。所设的类目，概念要明确，层次要清晰。同一级各类之间应是平等的并列关系，不能互相包容，彼此交叉。为解决全面性、综合性文件的归类，通常应设总类或综合类。
3.要按文件的主要内容有规律地归类。在实际分类过程中，如遇到既可归入甲类又可归入乙类的或归属不明确的文件，应认真研究并认定文件内容的主要问题归入相应类别。
（二）采用组织机构分类法的注意事项
1.一般按照立档单位的第一层内部组织机构设置类别，有一个机构就设一个类别，机构的名称就是该类档案的类名。有时也可以到第二层的内部机构，但比较少见。
2.在类别排列时，一般按照立档单位内部机构的地位来排，一般应将领导机构或综合机构（如党委、党组、办公室等）排在前面，也可按照党、政、工、团的顺序排列。
3.涉及几个机构的要正确判断归属机构，以正确归类。一般以发文单位为准。如党委讨论决定，又以行政名义发出的文件，一般应归入行政机构；如果是两个以上部门合办的文件，应该归入主办部门，如果分不清主次则归入最后承办部门；如果是联名发出的文件，这类文件一般归入主要起草的部门类内。
第二节档案检索工作
学习目标
能够根据情况编制各种检索工作，建立合理的检索体系，实现电子档案检索。
案例导入
李海洋是一个拥有若干家分公司的大型企业的办公室行政秘书。一天，一分公司售货员来查阅一份档案时说：“我用了半天的时间就为了查这份档案。”这件事引起了李海洋的注意，他建议把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布，这样就可以省去了很多时间。目前，分公司已经具备比较完备的纸质检索工作，成功地把档案内容传到了网上。从此，分公司查阅档案再也不用跑到总公司去了。
[分析]
档案检索工具是连接售货员与用户的纽带。检索工作的质量如何，在很大程度上体现在检索工作上。从上例也可以看出，编制纸制检索工作是实现电子档案网络检索的前提。
理论知识
检索是把档案材料的内容和形式特征著录下来，存储在各种检索工作中，根据利用者的要求，及时把档案查找出来，为各项工作服务，档案是提供利用的先期工作。编制完美的检索工具体系，主要包括以下几个方面。
（一）编制检索工具
档案检索工具，是用以揭示档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具。
检索工具有两个基本功能：存储和查找。两者是互相协调、互相制约的统一体。检索工具将“藏”与“用”这两者连接在一起，架起档案和利用者之间的“桥梁”，沟通利用者和管理者之间的关系。为了适应利用者对档案的多种类、多角度的需求，常常需要编制多种类型的检索工具。理想的档案检索工具，必须符合存储档案信息量丰富、检索迅速准确和方便实用的要求。
为了适应利用者对档案全方位、多角度的需求，通常需要编制各种类型的检索工具。
一般来讲，单位根据自己的实际情况，编制检索工具包括以下几种。
1.归档文件目录
归档文件是由不同条目按照一定的体系和方法排列而成的，条目则是通过对归档文件内容和形式方面的特征进行分析、记录后获得的。归档文件目录以“件”为单位，系统全面地反映了全宗内归档文件的体系结构，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
件号就是文件在卷内的顺序号；责任者就是文件作者；文号就是文件的发文字号；题名就是文件标题，一般文件都有标题，如果没有，自拟标题加方括号“[]”以示区别。
2.分类目录
分类目录是按照体系分类法的基本原理，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织而成的目录。它的主要特点是系统性、集中性强，打破了全宗界限，把内容性质相同的档案信息内容组织到一起，便于检索，使利用者从不同的问题、专业查找利用档案，获得有关某个专题的系统、全面的档案材料；灵活性和适用性强，能根据利用档案的不同要求，变换组合成多种性质的专题卡片。分类目录一般采用卡片式，一文一卡或一卷一卡。卡片排列时应按分类号的顺序逐级集中。分类目录是档案室的一种综合性、主导性的检索工具，反映全部馆藏档案内容和成分，具有较强的族性检索功能，在档案检索体系中占有非常重要的地位。
分类目录最重要的问题是对条目的类分。对于一个档案馆来说，档案数量极其丰富，以案卷级或文件级为著录单位，可能著录成几十甚至几百张卡片，数量相当庞大。如何合理准确地对每张卡片进行类分，并不是容易的事情，这就必须参照国家档案局颁布的《中国档案分类法》，因为它是类分条目的依据。
3.人名索引
人名索引是提示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。
人名索引，一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。人名索引可以解决查人头材料的困难，利用者借助人名索引，能迅速地查处本馆（室）档案中记载某一人物的材料。其具有迅速、准确、系统的特点，是其他检索工具无法代替的。编制人名索引，排列时可以把同一个人的卡片集中在一起，但要注意区分同姓同名，避免张冠李戴，造成漏检或误检。此外由于历史原因，我国姓氏组成多种多样，姓有单姓和复姓，人名有名、字、别名、艺名、笔名、小名、字号、谥号等，在编制人名索引时，应进行必要的考证，凡有别名时，均按照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“（）”，如鲁迅（周树人）。
4.全宗指南
全宗指南是以文章叙述形式介绍和提示档案室所保存的某一个全宗档案的内容和成分及其利用价值的一种书本检索工具，又称全宗介绍。其作用是介绍和报道某一全宗的历史、档案内容和成分，为利用者提供立档单位和有关档案的线索，便于档案人员掌握全宗的情况，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。秘书要通过全宗指南更好地熟悉档案和开展档案利用工作，提高档案的科学管理水平。
5.主题目录
主题目录是根据主题法的原理，按照主题词的字顺，打破全宗界限和库藏排架顺序编制的目录。主题目录不受全宗、年度的限制，扩大了信息的存储范围，符合按主题利用档案的特点，查找迅速，检准率较高。它能够集中揭示有关同一事物的档案的内容，具有良好的特性检索功能。
6.底图目录
编制底图目录，是企业对底图管理的特殊需要。由于底图不能组卷，需要单独平放或卷放，因此必须建立一套与此相适应的检索目录，以便于科学保管和查询利用。底图目录的项目有：序号、归档时间、底图号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注等。
7.新型载体档案目录
随着科学技术的发展，特别是网络和多媒体技术的广泛应用，档案中非纸质载体材料的档案数量不断增加。在企业的各种生产经营和社会实践活动中，直接形成了许多有保存价值的录音、录像、照片、影片和磁盘等历史记录。声像档案是企业全宗的重要组成部分，必须由档案管理机构统一管理。不少单位编制的软盘目录、电子文件目录就属于此类。
盘号是以盘为单位编制的顺序号；保管单位名称就是简要表示该盘的内容，如某某部门某年文件；序号是盘中文件的顺序号，用于核对每盘中文件的数量；文件名是指电子文件的全名，即系统文件加扩展名，如“档案管理.doc”；题名是指盘中每一个文件的题名；档号是指双套保管的纸质档案的档号。
（二）电子档案检索步骤
电子档案检索是指利用计算机和网络对档案进行分工和存储，并向用户提供档案文献资料。电子档案与纸质档案检索不同，随着计算机技术的发展，很多单位都建立了电子档案检索系统，为用户提供利用，大大地提高了档案检索效率。
电子检索在检索方法和检索性能上与以往的手工检索大不相同，电子检索速度快，检索效率高，只要检索软件设计合理，查准率和查全率都高于手工检索方式；而且不仅可按著录项目进行单项检索，也可把若干项目组合起来检索，还可以对电子文件进行全文检索。而且检索形式灵活方便，既可在档案室和办公室检索，也可异地查询检索，不过它对系统的依赖性较强。建立电子档案检索系统流程具体如下。
1.建立网站
网站是住处发布源，若要提供电子文件网络检索，建网站是第一步。在我国，只需到相关部门注册域名，购买服务器与相关网络设备，确定与互联网的连接方式，网站即告成立。
2.加工检索信息，组织检索数据库
第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析，每一种联系都可能成为检索的一条路径。
第二步，在分析的基础上，着手设计站点体系结构和导航方案，实际上就是设计检索的路径，包括按机构、主题、责任者、保管期限等多条途径。导航方案一般为网状结构，各个节点之间的关系包括层次结构、时间关系、水平关系、内容关系等，可以借鉴一些用户网站的经验，提供直接检索（键入主题词、分类号、关键词等）和间接检索（在目录间浏览）两种检索方式。
第三步，根据导航方案，设计数据库。检索数据库一般可分为两种形式：第一，原文数据库，存储的主要内容是电子档案原文，原来是纸质载体的档案，借助于一定的设备和软件通过图像扫描和光学识别转化为电子档案。第二，目录数据库，一般有多个，以表达文件之间的多种联系，如全总数据库、分类目录数据库、主题目录数据库等，应在各个数据库之间建立联系。
3.实现文件信息的共享
在完成内部检索信息加工后，还应将内部的住处与外部的住处相连，实现馆级联网检索，即链接相关站点，提供通向其他信息资源的途径，使档案信息系统成为通过网络利用电子档案的中心。同时，还可以通过各种途径，将档案站点人为地设成一个链接点，放到其他信息服务机构或政府机构的主页上。
知识链接
（一）档案检索工作的内容
档案检索工作是指对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作。
它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索包括档案信息存储和查检两方面工作内容。存储是将档案中具有检索意义的特征标示出来，按照一定的顺序加以编排形成信息库；查检是指利用检索工具查找所需档案。这两个内容是密切联系的，存储是查检的前提和基础，查检则是存储的目的。
（二）档案检索工作的意义
档案检索工作的意义主要表现在：首先，档案检索工具在档案和用户之间架设了一道“桥梁”，沟通了两者的供需关系，用户借助检索工作便可以较为迅速准确地获取所需档案。其次，档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可以成为档案机构与用户之间的交流工具。最后，档案检索工具记录了档案的主要内容和特征，集中、浓缩地揭示了库藏档案情况。
总之，档案能否及时、准确地提供给用户，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经验的文秘、档案工作者总会不惜时间和精力，认真编制各种档案检索工具。
