技能要求
●根据立卷归档文件范围合理组卷
●按照档案装订步骤方法制作规范案卷
●运用电子档案常用收集方法进行电子档案的收集
知识要求
●档案（电子档案）收集工作的范围、内容和要求
●归档包括电子档案归档制度内容和要求
第一节立卷归档
学习目标
能够运用具体措施和办法进行档案收集工作，保证档案齐全完整。
案例导入
郭靖玲大学毕业后，被分配到青岛海地公司档案室。一天，档案部门主管叫其收集科研处去年的档案，郭靖玲高高兴兴地去了。到了科研处，当她向相关人员说明来意后，不料，那人说：“还没有到时间呢？不是最迟到6月底吗？”郭靖玲解释说，早点收上来是为了便于档案整理。不料那人又说：“便于你们整理了，就不便于我们利用了。”说完，就不理郭靖玲了。到了6月底，郭靖玲又去了科研处，科研处的人说：“我们还没有整理好，你过两天再来吧。”郭靖玲气得满脸通红，大声对那个人说道：“上次我来你说没到时间，这次到时间了，你又没整理好，你到底想怎么样？归档制度你懂不懂啊？”就这样。两个人吵了起来……
[分析]
郭靖玲是想做好收集工作，其初衷是好的，但她如果动动脑子，想想为什么科研处的人不愿意给她档案，也许结局就不会如此了。科研处不同于公司其他部门，他们产生的档案具有其自身特点，科研处不愿意上交档案，是因为不便于自己利用。档案处在制定归档时，应该根据部门的特点，有区别地对待。对于科研处，可以根据其所做项目的特点，按项目完成时间归档，可以适当延迟归档时间，而不要硬搬归档制度，不讲究灵活性，造成不必要的麻烦，以致影响公司整体工作。
理论知识
立卷归档是档案工作的第一个环节，立卷归档工作做不好，直接关系到档案管理的其他各环节。立卷是将单份文件组合成案卷的工作。各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为归档。
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”
《机关档案工作条例》第十一条规定：“机关应建立健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”
文件归档是指各单位处理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程。在一个具体的单位中，文件归档是一项涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。文书部门在文件归档中主要做的工作是对处理完毕的文件进行鉴定和整理；档案部门在文件归档中要做的则是接收文书部门移交的案卷。
一、归档制度
在我国归档工作已成为一项制度。《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”收集工作主要是依靠建立健全归档制度来完成的，主要包括明确归档范围、确定归档时间、制定归档份数、履行归档手续和满足归档文件要求。
二、明确归档文件范围
（一）上级来文
上级来文包括：需要贯彻执行的上级重要会议文件；上级业务主管部门的法规性文件；上级视察工作形成的文件资料；代上级草拟并被采用的文件；上级单位转发本单位的文件等。
（二）本单位形成的各种文件
本单位形成的各种文件包括：本单位代表性会议、工作会议和专业会议的文件资料；本单位颁发的各种正式文件的签发稿、修改稿、印制本等；本单位的请示与上级的批复；反映本单位业务活动和科学技术的专业文件材料；本单位或本单位汇总的统计报表和统计分析资料及财务资料；本单位领导人公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、反映本单位（本行业）重要活动事件的简报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等文件材料；本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册；本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；本单位外事活动中形成的材料等。
（三）下级报送的文件
下级报送的文件包括：下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；直属单位报送的重要的科技文件材料；下级单位报送的法规性备案文件等。
（四）相关文件
各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应该归档的死亡干部的文件材料；同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；同级机关和非隶属单位与本单位联系、协商工作的文件材料等。
三、确定归档时间
归档时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。应该根据各种文件的形成特点和规律，具体规定其归档时间。
1.管理文件，一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。
2.科技文件，根据文件形成的具体情况有不同的要求。一般有以下5种情况：
（1）按项目结束时间归档。
（2）按工作阶段归档。
（3）按子项结束时间归档。大型项目或研究课题，往往由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可先行归档。
（4）按年度归档。对活动和形成周期长的科技文件或作为科技案保存的科技管理性文件，一般按年度归档。
（5）随时归档。对于科技文件复制部门和科技档案部门合一的设计单位的施工图、机密性强的科技文件、外购设备的随机材料以及委托外单位设计的科技文件等，应随时归档。
3.会计文件，在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管。
4.人事文件，一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。
对于一些专业性强、特殊载体形式的或机密性强的文件，驻地分散的下属单位的文件，形成规律较为特殊的文件及新时期涌现出来的企业文件，为了便于实际的利用和管理，经过一段时间的实践和总结，可适当地调整归档时间，既要便于企业工作人员在文件形成后一定时间内就近利用，也要便于有保存价值的文件及时归档。
四、确定归档份数
归档份数是指企业文件归档数量。总的来说。凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需要归档若干份。规定不宜过于笼统，也不能做出过于简单划一的标准。
五、履行归档手续
1.编制移交清单一式两份，交接双方按移交清单清点案卷。
2.移交清单清点无误后，双方在移交清单时填写有关项目并签字，各留一份，以备查考。
3.科技档案还需编写归档文件简要说明，由归档人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益，科技档案质量情况，项目主持人及参与者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。
六、明确归档要求
归档要求是单位文书部门向档案部门移交案卷时应达到的质量要求，也是档案部门接收案卷时的验收标准。根据《归档文件整理规则》的规定，应该从下列几个方面检查归档文件的质量：
1.归档的文件应齐全、完整；
2.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；
3.卷内文件经过系统整理和编目；
4.案卷封面填写清楚，案卷标题准确，案卷排列合理，编号无误；
5.编制了完整的案卷目录和相关的文件；
6.对已破损的文件应予修整，对字迹模糊或文件载体存在质量隐患的文件应予复制；
7.归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
七、电子文件归档
电子文件归档，是将经过初步整理登记的具有保存价值的电子文件，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上并移交至档案室（馆）以便长期保存的工作过程。
（一）电子档案的归档方式
1.物理归档方式
物理归档包括介质归档和网络归档两种方式。介质归档是指文书部门将电子文件下载到存储介质上移交给档案部门；网络归档是指将电子文件通过网络直接传输给档案部门进行存储。物理归档可以实现档案的集中管理。
2.逻辑归档方式
逻辑归档是指文件形成部门将归档文件电子档案的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实施在网络上控制与管理电子档案的归档方式。经逻辑归档后，一方面，电子档案的物理存在位置不会改变；另一方面，文件形成部门可以利用该文件，但却不能对其进行修改和删除。
3.“双套制”归档
“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。目前，采取“双套制”归档主要是为了在计算机或网络系统出现意外事故时能够准确确保电子档案信息的完整性和真实性。
实行“双套制”归档并非要求单位将所有的电子档案都输出成为纸质档案；而主要是对那些具有法律凭证作用的需要确保其安全、秘密和真实性的电子档案采取“双套制”的归档办法。
（二）确定电子文件的归档范围
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和原始数据。
电子档案的特性和表现的功能不同于纸质档案，因此造成其收集范围也有所不同：
1.对起辅助作用或正式作用的电子文件；
2.对不同信息类型的电子文件；
3.电子文件在读取、还原时生成的技术设备条件、相关软件和元数据。
（三）电子档案的归档时间与手续
电子档案的归档时间分为实时归档和定期归档两种情况。实时归档是指电子文件形成后即时归档；定期归档是指按规定的归档周期归档。一般情况下，通过计算机网络归档的电子档案应采取实时归档；介质档案可以采取定期归档。
电子归档的手续分为进行技术鉴定和履行归档手续两个步骤。
1.进行技术鉴定
电子档案在归档时要进行技术鉴定，鉴定的内容包括：档案的技术状况是否完好、支持的软件以及配套的纸质文件和登记表格是否完整等。检验的结果应填写《电子档案接受检验登记表》。
2.履行归档手续
采用介质归档方式的电子档案，在对归档文件检验合格、清点无误后，移交的双方应在《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》和《电子档案接受检验登记表》上签字盖章。移交文件均一式两份，交接双方留存备查。
采用逻辑归档或网络归档方式的电子档案，首先由文件形成部门为文件赋予归档标识，然后提交给档案部门；档案部门再给已经归档的文件赋予档案管理标识。实行逻辑归档或网络归档时，计算机系统可自动生成《归档电子文件登记表》，打印输出后，移交双方签字签章、留存备查。
采用“双套制”归档的纸质文件履行与纸质公文相同的归档手续。
明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档，可视其具体情况而定。一般是网络归档可实时进行，磁盘归档应按照纸质文件的规定定期完成。
（四）确定归档份数
一般拷贝两套，保存一套，借阅一套。如在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存，以提高安全性和可靠性。
（五）选用归档方法
一是磁盘归档，是将经过整理最终版本的应归档的电子文件存入磁、光载体介质上；二是网络归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作。移交和验收。检查存储载体和软、硬件平台技术条件的一致性。
（六）电子档案的归档要求
1.齐全完整
电子档案归档的齐全完整是指除了文件内容之外的软、硬件环境信息的收集，如电子档案的设备、支持软件、版本、说明资料等。
2.真实有效
真实有效是指归档的电子档案应该是经签发生效的定稿，图形文件如果经过更改，则应将最新的版本连同更改记录均予归档。
3.整理编目
在电子档案归档前，文件形成部门应对文件载体进行整理，并在其包装和表面粘贴说明性标签；对文件的形式和内容进行著录、登记等。归档时，应将有关的目录和登记表同时移交给档案部门。
4.双套备份
物理归档的电子档案要求复制双套备份脱机文件，其中一套保存、另一套提供利用。重要部门或有条件的单位，最好对电子档案实行双套异地保存，以便于在突发灾难性事故发生时确保单位核心文件的完整与安全。
