三、信息存储的载体
（一）纸质载体
目前，大部分信息是以纸质形态出现的。因为纸张是具有悠久使用历史的记录材料，具有记载和阅读方便自然的特点，纸质文件比磁性或者其他媒体的存档程序相对更具标准化。纸质文件信息依然是办公室的主角，是目前使用最多的存储载体。
（二）硬盘
硬盘是计算机系统中最常用的外存储器，是典型的磁表面存储器。
1.优点
①存储容量大、存取速度快、传输率高；
②可靠性高，不易受周围环境影响，工作稳定性好。
2.缺点
①内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存；②不宜用于保存长久性文件；
③不宜用作归档文件的存储介质。
另一种便于拆卸的活动硬盘，它的体积小、容量大，可以作为文件存储介质。
（三）磁带
磁带是最早出现的磁存储载体。磁带是一种磁性带状存储介质，一般缠绕于轴上放入盒中，称为盒式磁带。
磁带作为存储载体宜用在：数据存储按顺序进行处理，并且在每次处理过程中几乎对文件的全部记录都要读取；数据存储量大而读取次数较少；作硬磁盘的备份载体，特别是在网络环境下，为保护数据而进行备份的载体。
1.优点
①磁带可脱机保存；
②比软盘存储容量大；
③磁带是串行记录，存取速度慢。
2.缺点
①磁带是接触式工作，易使磁带、磁头磨损；②使用磁带存储文件；
③信息需要配置相应的磁带机。
（四）光盘
光盘具有存储容量大、可靠性高、保存信息时间长、存取速度快、单位成本低，应用范围广等特点。光盘可以将文字、图像、声音等信息融为一体，这使得客观世界的记录与再现更加接近人们的直接感受。因此，光盘研究在人工模拟、多媒体信息存储与检索、多媒体电子图书等领域显示出了广阔的应用前景。
光盘已成为世界范围内十分普及的一种信息载体。光盘既可以用来记录图像和声音，又可以用来记录文字，甚至可以将不同形式的信息同时记录在一张光盘上，成为目前最理想的多媒体存储介质。
从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入式光盘和可擦式光盘三种。
1.只读式光盘
制作者一次性写入信息后只能供使用者读出信息而不能追加记录或擦除信息。
2.一次写入式光盘
一次写入式光盘具有随录随放的功能，用户可以根据自己的需要记录信息，但信息一经写入就不能擦除。这种不可逆式的记录介质适合于存储终结性文件，可有效地保持文件的原始性，因此可作为电子档案的存储介质。
3.可擦式光盘
可擦式光盘具有与磁盘相似的功能，信息能随录随放，可供使用者多次写入、擦除和重新写入信息。这种可逆式光盘特别适合需要经常更新内容的信息的存储，可用于存储需要更改的文件，一般不宜作为电子档案的存储介质。
用光盘作为计算机的外存储设备须配置光盘机。
（五）缩微品
缩微胶卷和缩微胶片也是信息存储的形式之一。它是利用专门的光电摄录装置，把以纸张为载体的信息或机读文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品。目前，信息缩微化的形式有缩微摄影、激光全息超缩微摄影等，信息经过缩微化的处理，使信息存储密度大大提高。
四、信息存储的要求
秘书机构的信息存储，应当符合下列要求。
（一）认真筛选
秘书部门存储起来的信息，必须是经认真筛选过的、对今后领导工作有参考价值的信息，而不是什么信息都存储，“拣到篮子里的都是菜”。这就要求秘书在信息存储前必须从大量的原始信息中认真筛选，注意把那些具有政策性、指导性、普遍性、倾向性、苗头性、预测性的信息筛选出来，存储起来。筛选信息要求秘书人员具有敏锐的信息意识，主要包括：信息鲜度意识，即能从大量信息中识别出新鲜的信息，如新思想、新动向、新事物、新经验、新问题；信息价值意识，即在筛选信息时，能发现和判断出信息本身所具有的现实价值以及它所隐含的潜在价值；时效意识，即能准确判断出信息价值的时效性，尽量把那些具有长期效用的信息筛选出来，存储起来，淘汰那些过时的、短效的信息。
（二）科学分类
秘书对存储的信息必须进行科学分类，以利于立卷归档，检索方便。分类的方法很多，按信息载体分，可分为文书载体信息和电磁载体信息；按信息形成的时态分，可分为当前信息、历史信息和预测信息；按信息的层次分，可分为初级信息和高级信息；按信息的内容分，可分为政治信息、经济信息、军事信息、科技信息、文化信息、教育信息、管理信息、治安信息等；按信息的范围分，可分为内部信息、外部信息、国际信息等；按信息的强制力分，可分为规范信息和非规范信息。规范信息也可叫政策法规信息，它具有很大的强制力；此外都属于不具有强制力的非规范信息。各单位还可根据各自的实际情况，对信息进行科学分类，没有一成不变的分类模式。
（三）系统完整
秘书部门存储起来的信息必须保持系统性和完整性，才能使其具有分析研究和利用的价值。所谓系统性，是指所存储的各类信息都能系统、全面、成套，相互之间保持有机的联系，能够全面反映出一定时期的历史面貌；所谓完整，是指各种信息所反映的内容必须完整无缺，把每件事情的来龙去脉讲得清清楚楚、明明白白，力求能反映一件事情的全过程，而不是残缺不全，否则就会失去它的应用价值。要做到系统完整，秘书人员必须用系统论思想指导信息存储工作，统筹兼顾，既要注意存储能把领导工作引向深入的纵向信息，又要注意存储与领导工作密切相关的横向信息。对进入存储的信息进行分类、鉴别、比较、分析和补充，使之保持系统和完整，为以后进行分析、综合与利用创造条件。
（四）坚持不懈
秘书存储信息的过程，也是积累信息和思想的过程，它是一项长期的、艰苦的工作，需要秘书人员具有不急不躁、不怕麻烦、耐心细致、坚持不懈的精神。因此，秘书积累信息和存储信息，不能“三天打鱼，两天晒网”，必须长期坚持，保持不间断。只有这样，才能建立起系统完整的信息资料库。
（五）便于检索
信息存储的目的在于信息利用，因此，秘书存储信息时必须符合便于使用者检索的要求，信息存储的方式必须服从这个要求。在以实现信息存储自动化的秘书部门，应按照标注主题词的方法存储各类信息，以便于提高信息检索效率。尚未实现信息存储自动化的秘书部门，应对存储的信息进行科学分类、编目，按照文书立卷的方法，立卷归档，以利于检索。对于以音像制品为载体的各类信息的存储，也应进行合理分类、标目、编号，为信息用户提供方便。
注意事项
计算机存储应采取必要的保护措施：
（1）制作备份；
（2）重要信息应制作书面备份；
（3）磁盘存放在磁盘盒中；
（4）给磁盘贴上标签以识别内容；
（5）保证磁盘不放在任何磁性物旁边；
（6）保证访问磁盘信息时，需要密码；
（7）不使用外来的磁盘，防止带来病毒。
本章小结
信息处理的方法主要包括系统整理、有效传递和有序存储等。信息系统整理是指对信息进行分类、鉴别、选择、消除信息资料中不真实因素的方法。信息有效传递的形式有信件、备忘录、通知或告示等七种；信息的传递可以使用语言、文字或电讯的方法。信息的有效存储指的是采用现代化的手段，将有价值的信息系统完整地保存，便于利用。
【关键概念】信息整理 信息传递 信息存储 信息处理 信息资料 信息处理流程
思考和训练
一、填空题
1.信息整理是决定信息__________的关键环节。
2.信息整理的目的是把_____变换成为便于使用的信息。
3.字母分类法是按照字母的_____分类。
4.信息资料的编写是信息整理的_____程序。
5.信息存储是一个不断积累和__________过程。
6.缩微胶片是用_____记录保存信息资料。
7._______________是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。
8.信息只有经过_____才能实现其价值。
9.信息的传递是调查研究与_____的一个重要环节。
10._____是指信息的来源，分为原生源和再生源。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.信息分类的方法有（）
A.时间分类法B.数字分类法C.字母分类法D.人物分类法E.事件分类法
2.筛选信息要看来源，一般来说上级形成的信息带有（）
A.重要性B.全局性C.综合性
D.权威性E.指导性
3.决定信息取舍要注意的是（）
A.注意典型性B.富有新意C.突出主题思想D.能反映事物特点E.重视宣传性
4.秘书工作信息传递的主要方法有（）
A.语言传递B.文字传递C.电信传递
D.可视化辅助传递E.电脑传递
5.信息传递必须具备的要素是（）
A.信源B.信点C.信道D.信件E.信函
6.信息储存主要有以下几个工作环节（）
A.登记B.编码C.归类D.保管E.整理
7.信息资料编码的方法有（）
A.分类编号法B.分组编号法
C.顺序编码法D.字母编码法
E.拼音编码法
8.信息资料存放常用的排列方法有（）
A.时序排列法B.来源排列法
C.内容排列法D.先后排列法
E.人物排列法
9.计算机存储应采取必要的保护措施有（）
A.制作备份B.重要信息应制作书面备份C.磁盘存放在磁盘盒中D.给磁盘贴上标签以识别内容E.保证磁盘不放在任何磁性物旁边
10.秘书机构的信息存储应当符合的要求有（）
A.认真筛选B.科学分类C.系统完整D.坚持不懈E.便于检索
三、简答题
1.简述信息整理、信息传递、信息存储的含义。
2.简述信息整理的方法。
3.简述信息传递的基本形式。
4.简述信息存储的特征。
四、论述题
1.分析比较信息分类方法的优缺点。
2.分析比较信息存储方式的优缺点。
五、实务题
背景说明：你是天津吉利公司行政秘书刘德华，下面是办公室主任孙晓阳需要你完成的工作任务。
六、技能训练
背景说明：你是刚应聘进入上海美地公司行政办公室的秘书李霞丽，下面是行政办公室主任钱耀铭布置给你的几项任务。
1.前任秘书对信息工作不大了解，常常把公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，几年下来已经塞满了好几个柜子了。下周公司将派人前来整理、筛选这些信息材料，请你为他们提供一份信息分类的标准、一份信息资料存放要求。
2.请你选择合适的方法尽快通知5位分公司经理明天下午到公司总部开会，并将本公司CIS设计说明和一份需要保密的文件迅速传递过去，注意信息传递的基本要求。
