③托运订舱。编制出口托运单，即向货运代理办理委托订舱手续。货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后，及时向船公司或其代理订舱。货主也可直接向船公司或其代理订舱。当船公司或其代理签出装货单，订舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结。
④保险。货物订妥舱位后，属卖方保险的，即可办理货物运输险的投保手续。保险金额通常是以发票的CIF价加成投保。
⑤货物集中港区。当船舶到港装货计划确定后，按照港区进货通知并在规定的期限内，由托运人办妥集运手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次清，件数清、标志清。
⑥报关工作。货物集中港区后，把编制好的出口货物报关单连同装货单、发票、商检证、外销合同、外汇核销单等有关单证向海关申报出口，经海关官员查验合格放行后，方可装船。
⑦装船工作。在装船前，理货员代表船方，收集经海关放行的货物装货单和收货单，经过整理后，按照积载图和舱单，分批接货装船。装船过程中，托运人委托的货运代理应有人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。装货完毕，理货组长要与船方大副共同签署收货单，交与托运人。
⑧装货完毕。托运人向收货人发出装船通知后，即可凭收货单向船公司或其他代理换取已装船提单。
水路运输信息管理系统的目标主要是努力使水运安全与低成本。
2.系统的功能
①基本资料管理，包括以下几种。
●基本代码管理：区域、船公司区域、国家、省份、港口、码头、计量单位、泊位。
●人事资料管理：部门、员工、职务、船员信息。
●业务资料管理：报关方式、运输方式、运输条款、提单类型、保险条款。
●合作公司类：公司性质、合作公司基本资料、合作公司的资信、协议类型、协议（合同）。
●财务类：结算方式、付款方式、货币（汇率）、计费单位、费用项目。
●船务类：船舶类型、航线、租船方式、船舶规范、船东资料。
●箱体类：箱体类型、箱体尺码、箱体性质。
②报价管理，包括底价管理、报价管理。
③船舶调度，包括港口柜量测算、历史航线平均箱量、下周船期表制作、配载规则的定义、配载、配载的调整、船期表的调整、配载计划的核销、应收／应付款的录入等。
④船舶管理，包括船舶起租、退租记录、船舶动态、船舶供给记录、船舶出租登记、船舶的及时分布图、船舶的证件管理等。
⑤商务审核，包括应收／应付的账目审核、合作公司账单的审核、实收／实付的审核、成本的核算。
⑥业务操作，包括放舱、订舱、派车、报关、提单打印、舱单打印、装卸事实记录。
⑦箱体管理、财务管理，包括箱体管理、财务管理。
⑧统计分析、综合报表，此部分具体格式项目及各项目的计算方式留待下一步确认，包括已提供的报表，需要新增的报表均在此列，报表的格式及增加新的报表在开发期前的30天内均可以修改（新增报表的数据项目必须是数据库有的，或者是可以计算出的项目）。
⑨系统功能，包括编码规则、日志管理、工作计划表、内部信息发送及选择、数据导人导出、EDI转换。
3.系统的应用
南京伊康计算机工程公司为了适应水运管理部门水路运输管理的基本业务需求，开发了包括系统管理、航运企业管理、运输船舶管理的水路运输系统。该系统对审批、登记、报备和告知四种管理方式进行设计。系统在管理路径设置、管理权限设置和管理方式设置方面准备采用可调节的操作方式，以适应有关管理部门管理权限适当调整。开发工具采用Microsoft Visual Studio.Net，编程语言采用VB.Net编写asp.netWeb客户端。DBMS采用SQL Server2000数据库。
11.2.3 船务信息管理系统
船舶代理是指船舶代理机构或代理人接受船舶所有人、船舶经营人、承运人或货主的委托，在授权范围内代表委托人办理与在港船舶有关的业务、提供有关的服务或完成与在港船舶有关的其他经济法律行为的代理行为。而接受委托人的授权，代表委托人办理在港船舶有关业务和服务，并进行与在港船舶有关的其他经济法律行为的法人和公民，则是船舶代理人。
船舶代理企业可以接受与船舶营运有关的任何人的委托，业务范围广泛，既可以接受船舶公司的委托，代办班轮船舶的营运业务和不定期船舶的营运业务，又可以接受租船人的委托，代办其所委托的有关业务。由于船舶的营运方式不同，而且在不同营运方式下的营运业务中所涉及的当事人各不相同，各个当事人所委托代办的业务也有所不同。
船务管理是船舶代理业务的核心业务。
1.船务管理作业流程
船务信息管理系统是对船舶的进出口申报、船舶委托方、船舶装卸货、船舶的各种动态、船舶基础资料及有关船舶的各种数据进行管理的综合信息管理系统。
（1）船舶资料管理及委托方管理
①登记、管理委托方基本信息、资料；②登记、管理船舶规范、船舶基本资料；③登记预抵船舶的船名、航次、船舶所载货物信息、船舶委托方。
（2）委托确认
对委托单位的船务委托信息进行确认，可采用E‐mail和Fax两种方式来做委托确认单。
（3）船舶计划调度
登记需靠泊的船舶资料，如船舶基本航次信息、船员资料、备用金额等，并实时调度其当前船舶状态（预抵、锚地、靠泊、离港）。
（4）制作到港申报单
制作到港申报单包括两种情况：
①根据靠泊船舶资料生成各种申报单据，如进出口申请书、货物申报单、船员申报单、船用物品申报单、危险品申报单等。
②向委托方生成并发送通知单，如到港电、靠泊电、船舶通知书等。
（5）船舶报表
船舶报表有以下两种：
①船舶动态表：根据当前船舶状态，按照锚地、靠泊等状态生成在港船舶动态报表。
②装卸货通知单：根据船名、航次向委托方发送装卸货通知，办理相关手续及作业。
2.船务信息管理系统的开发与应用
下面以泛华讯船务信息管理系统为例。根据不同的用户级别，可以访问不同层次的菜单项。用户可以查看、删除、修改或添加新记录；对各种不同的数据进行查询、统计；报表菜单可打印各种需要的报表；管理菜单为管理信息系统提供了快捷明了的方式。如果在使用过程中遇到问题的话，可以通过系统的“帮助”功能得到恰当的帮助或提示。
11.3 港口物流信息管理支持技术
11.3.1 电子数据交换
1.电子数据交换的概念
在商业贸易活动中，每个贸易伙伴每天都要与供应商、生产商、批发商、零售商以及其他商业组织进行通信、交换数据，每天都会产生大量的纸张文献，包括订购单、发票、产品目录和销售报告等。纸张文献是商业贸易中至关重要的信息流，信息流一旦中断，供应链将不通畅，从而导致重大的经济损失。
电子数据交换，按照统一规定的一套通用标准格式，将标准的经济信息，通过通信网络传输，在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理。由于使用EDI能有效地减少直到最终消除贸易过程中的纸面单证，因而EDI也被俗称为“无纸贸易”。以往世界每年花在制作文件的费用达3000亿美元，所以“无纸化贸易”被誉为一场“结构性的商业革命”。
国际标准化组织（ISO）将EDI定义为：“将商业或行政事务处理按照一个公认的标准，形成结构化的事务处理或信息数据格式，从计算机到计算机的数据传输。”
EDI是信息进行交换和处理的网络化、智能化、自动化系统，是将远程通信、计算机及数据库三者有机结合在一个系统中，实现数据交换、数据资源共享的一种信息系统。
这个系统也可以作为管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）的重要组成部分。
EDI是一种计算机应用技术，商业伙伴们根据事先达成的协议，对经济信息按照一定的标准进行处理，并把这些格式化数据，通过计算机通信网络，在它们的电子计算机系统之间进行交换和自动处理。这是现代高科技和经济管理相结合的一个例子，它极大地改变了传统的贸易和管理手段，不仅使商业业务的操作方式根本改观，而且也影响了企业的行为和效率。使市场结构、国民经济的运行等都产生了根本性的变化。
EDI是一套报文通信工具，它利用计算机的数据处理与通信功能，将交易双方彼此往来的商业文档（如询价单或订货单等）转成标准格式，并通过通信网络传输给对方。
商业EDI最大的特点就是利用计算机与通信网络来完成标准格式的数据传输，不需要人为的数据重复输入。由于报文结构与报文含义有公共的标准，交易双方所往来的数据能够由对方的计算机系统识别与处理，因此大幅度提高了数据传输与交易的效率。
2.EDI的构成及标准
构成EDI系统的三个要素是EDI软件和硬件、通信网络及数据标准化。实现EDI需要相应的硬件和软件，EDI软件将用户数据库系统中的信息翻译成EDI的标准格式，以供传输和交换。通信网络是实现传输和交换的必要条件。同时EDI需要标准的数据格式。
（1）EDI数据标准化
交易双方传递的文件是特定的格式，采用的是报文标准，因此文件结构、格式、语法规则等方面的标准化是实现EDI的关键。现在较通用的是联合国的UN／EDIPACT。
（2）EDI软件及硬件
双方的计算机（或计算机系统）能发送、接收并处理符合约定标准的交易文件的数据信息。EDI不是简单地通过计算机网络传送标准数据文件，它还要求对接收和发送的文件进行自动识别和处理。因此，EDI的用户必须具有完善的计算机处理系统。从EDI的角度看，一个用户的计算机系统可以划分为两大部分：一部分是与EDI密切相关的EDI的子系统，包括报文处理、通信接口等功能；另一部分则是企业内部的计算机信息处理系统，一般称之为EDP（Electronic Data Process）。
从技术的角度讲，EDP系统提供EDI系统交换的内容，EDP系统可以看作是EDI系统的数据库手段，EDI系统可以看作是EDP系统的通讯手段。EDI系统要发送、接收的报文由EDP系统提交、处理。EDI系统一般具备对EDP系统数据格式定义的功能，通过应用定义，通用的EDI系统可以适应不同的EDP系统。应用单位一般先开发内部的EDP系统，然后与其他单位间实现EDI连接，EDP显然是EDI的前提；但对于那些原有信息应用不成熟的单位来说，为了与实现EDI的公司相连，可先开发一个简单的数据采集和通信系统，而后发展自己的EDP系统和MIS系统。
（3）通信网络
为了实现信息传输，必须有一个覆盖面广、高效安全的数据通信网作为基本技术支撑环境。由于EDI传输的是具有标准格式的商业或行政有价文件信息，因此除了要求通信网具有一般的数据传输和交换功能之外，还必须具有格式校验、确认、跟踪、电子签名、文件归档等一系列安全保密功能，并且在用户间出现法律纠纷时，能够提供证据。
实现EDI通信主要有以下三种方式：①早期采用的点对点方式（PTP）；②利用已有的通信设备上采用的增值网方式（VAN）；③国际间电子邮件服务系统方式（MHS），目前国际上主要采用这种消息处理系统。
一般地说，EDI系统由以下四个方面构成：关于信息传送方式的规定、关于信息表示方式的规定、关于系统动作操作的规定和关于全球交易业务的规定。这些规定被称为议定书，是利用EDI系统的各方达成的共识。对这四个方面涉及的内容进行标准化工作，其中最重要的标准化是信息传送方式的标准化和信息表示方式的标准化。信息传送方式标准化是指为了在不同的计算机之间传送信息，对通信线路的类型以及传送控制方式等方面进行决策，具体的内容包括通信速度、数据格式、数据长度、检查方法等方面的标准化，还包括应用系统界面与数据格式之间相互转换方式的标准化。信息表示方式的标准化是指对应EDI网络传送的业务类型，确定对该业务信息内容的表示方式并使之标准化，具体内容包括数据代码、信息的格式等方面的标准化。
