做好接待工作：组织人员要提前布置好会场，包括横标、发言人席、媒体座位，周围环境要精心设计、安排。培训接待人员和服务人员；安排会议的记录、摄影、摄像工作，以备将来的宣传和纪念之用。
组织参观和宴请的准备：发布会前后，可配合主题组织媒体进行参观活动，如有必要可邀请媒体共进工作餐。
做好预算，留有余地。费用项目一般有：场租费、会议布置费、印刷品、邮电费、交通费、住宿费、音像器材、相片费、茶点或餐费、礼品、文具用品等。
（2）注意事项
对待各媒体一视同仁，不能有任何区别。
与组织的宣传口径保持一致。
主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导。在发言冷场时，适时引导媒体提问，而在媒体争相提问时，又要维持好会场秩序。
事先准备好回避问题的方式和技巧。
避免造成对立情绪，在发现对立苗头时，要善于控制和化解。
（3）会后检测
尽快整理出新闻发布会的记录材料，对会议的组织、布置、主持和回答问题等方面的工作进行总结，从中认真汲取经验和不足，并将总结材料归档备查。
搜集到会媒体在媒体上的报道，进行归类分析，检查是否达到了会议的预定目标，是否有由于失误而造成的谬误。对检查出的问题，要分析原因，设法弥补失误。
对照会议签到簿，追踪与会媒体发稿情况，并对所发稿件的内容及倾向进行分析，以此作为以后举办新闻发布会邀请媒体范围的参考依据。
搜集与会媒体以及其他与会代表对招待会的反应，检查招待会接待、安排、提供方便等方面的工作是否有欠妥之处，以便改进今后工作。
若出现不利本组织的报道，应做出良好的应对策略。若是不正确或歪曲事实的报道，应立即采取行动，说明真相，向媒体提出更正要求；若报道的虽然是事实，但不利于本组织，且完全是组织内部错误造成的，对此应通过该媒体表示虚心接受并致歉意，以挽回组织声誉。
（二）酒会
酒会是一种较高规格，且具有一定礼节要求的社交活动。接待人员在筹备酒会时，应仔细谨慎，尽量考虑周全，做到不失礼节，让来宾感觉轻松自如，方便自在。这样的酒会才是一个高质量的酒会，才能收到良好的社交效果。
使客人方便舒适是酒会举办成功的一个标准。因此在筹备酒会时，接待人员要着重考虑以下几个方面：
1.发出请帖
对于小型酒会，不必非要印制请帖，口头发出邀请即可。邀请可在两周之前发出，也可再迟一些，但一定要给客人留出选择的时间。
对于大型或正式的酒会，最好印制专用请帖。一般邀请应在两周之前发出。
通常情况下，主人发出的请帖或口头邀请要多于实际筹划的人数，以免出现空缺现象。
2.人群密度
成功的酒会一般应使人群密度适中，过于嘈杂和拥挤是酒会的大忌。因此，筹备酒会时，必须充分考虑场所的容量和通风情况，做出明智的安排。
通常情况下，可将举办酒会的主厅周围的房间、阳台、花园等利用起来，以供客人自行调节密度，置身自己感觉舒适的场所。
3.了解客人
筹备酒会前，要对客人的各方面特点都有一个清晰全面的了解。如果来宾中老年人居多，那么要尽量考虑到中老年人的身体状况和特殊需求。因此，餐桌旁多放些椅子十分必要；若是来宾以年轻人为主，则这种考虑不必过多。
4.取菜方便
让客人取菜方便，十分容易地找到自己想要的东西也是成功酒会的重要因素。因此要注意：香烟可置于合适的容器中，烟灰缸应该既大又深，并将它们四处放置；果仁、点心之类的食品应方便持拿，最好将其放于合适的碗或盘中，置于房间各处，以方便取用；酒水要准备充足，供应及时，尤其要注意给不饮酒的客人准备无酒精饮料。
（三）路演
路演译自英文Roadshow，是国际上广泛采用的证券发行推广方式，指证券发行商发行证券前针对机构投资者的推介活动。活动中，公司向投资者就公司的业绩、产品、发展方向等作详细介绍，充分阐述上市公司的投资价值，让准投资者们深入了解具体情况，并回答机构投资者关心的问题。路演的目的是促进投资者与股票发行人之间的沟通和交流，以保证股票的顺利发行。
在海外股票市场，股票发行人和承销商要根据路演的情况来决定发行量、发行价和发行时机。所以，从路演的效果往往能够看到股票发行的成败。
路演在中国刚一出现不仅得到了上市公司、券商、投资者的关注和青睐，也吸引了其他企业的广泛关注和浓厚兴趣，并效仿证券业的路演方式来宣传推广企业的产品，形成时下盛行的企业“路演”。企业路演的概念和内涵已改变和延伸，成为包括产品发布会、产品展示、产品试用、优惠热卖、现场咨询、填表抽奖、礼品派送、有奖问答、文艺表演、游戏比赛等多项内容的现场活动。
路演一般是企业一年中最大的市场活动，大多会安排在每年的销售旺季，活动会在几个至几十个城市巡回举行，时间多为一至两个月。客户会投入大量经费，调动与产品有关的所有内外部资源。
1.路演的目的
路演可以满足多方面的需求，它所能达到的目的如下：提升品牌形象；发布、推广新产品、新技术；巩固与合作伙伴、新老用户的关系；培养、开拓新市场；促进销售；培训并鼓舞经销商士气等。另外，路演还是一个倾听消费者意见、搜集市场反馈信息的好机会。总之，路演旨在集中投入，多项产出。
2.路演的组成模块
（1）综合信息传播模块。任务是面向不同公众有效传播有关路演的所有相关信息，包括树立并巩固品牌形象的信息，相关活动及促销信息。这部分工作主要由公关、广告、网站、主题活动来承担。
（2）促销模块。目的是借助路演浩大的宣传攻势，稳固并扩大占领市场，同时借助促销手段，清仓旧产品，推出新产品。工作主要由代理商、经销商、专卖店以及客户的销售部门共同完成。
（3）完善销售体系模块。作用是企业借与地方经销商、服务商见面的机会，提升并进一步完善销售体系。具体内容包括：颁布新的销售政策；招募新经销商；新专卖店开业；经销商培训；完善售后服务等。
3.公关活动的主要作用
（1）信息传播。路演有大量的信息需要向公众传播，公关活动在其中起到的作用是制订并实施信息的内容，并作为传播的渠道之一。关键信息是路演的主题思想，需要贯穿整个过程和体现在所有的活动形式中。制订关键信息必须把短期的市场行为需求和长期的品牌建设有机地结合起来，这也是为什么必须由公关参与制订关键信息的原因。传播渠道是公共关系可调动的媒体力量，并参与宣传品制作和各种活动的现场布置和管理。
（2）形象管理。路演是企业在消费者、合作伙伴、经销商面前的一次集中的形象展示，尤其是在外地，企业经常是第一次与公众面对面，所以如何在路演中包装客户的形象，使之与产品形象和媒体报道相吻合，是公关活动必需的工作内容。
（3）关系协调。路演的过程也是企业和产品与市场各个利益群体建立关系、巩固关系、化解关系危机的过程，这是公关的看家本领，也是在路演中需要发挥的主要作用。
4.注意的主要问题
（1）合理调配资源。路演需要动用大量的人力物力，在开展一个路演项目时，需要充分估计对人力物力的需求，合理调配，协调好项目内部记忆与其他并行项目的关系，必要的情况下，对路演的线路和时间安排施加影响，以保证项目的顺利实施。
（2）借助合作伙伴。路演涉及在陌生环境中组织活动，提供成功率和保证顺利实施的一个办法是借助当地的合作伙伴。所以平时就应建立起一个各地合作伙伴的数据库，在路演中他们往往会起到雪中送炭的作用。使用合作伙伴还可以有效地降低人力和资金不足的压力。
（3）控制风险。身处外地，人生地不熟，且人手有限，应对风险的能力大大降低。所以对待路演，从策划阶层就需要调高风险等级，充分预估可能发生的风险因素，尽量采用风险小的方案，并预制应急方案。例如，主题大会的地点选择在酒店就比在大卖场或其他露天场合风险低得多。
（四）庆典活动
庆典活动一般包括开业典礼（包括奠基典礼、落成典礼）和周年庆典活动两类。庆典活动目的是向外界公告一个组织的成立，建筑物落成或利用周年纪念宣传组织的形象、汇报成果，寻求多方支持和鼓舞内部员工。庆典活动要安排得气氛热烈、隆重大方、丰富多彩，能够给公众和来宾留下深刻的印象，充分展示组织的综合能力、整体实力、社交水平以及文化素质，进而树立良好的组织形象。
参加庆典的人员通常包括政府主管领导、社区负责人、行业协会领导、同业代表、新闻媒体、组织管理人员、内部员工、知名人士和公众代表等。
在组织庆典活动时，需要特别注意以下问题：
（1）提前拟定邀请名单和发出邀请。请帖应该至少提前一周送达，以示尊重和诚意，同时便于被邀请人安排时间。现场活动前一两天，还应该通过电话逐一与重要嘉宾确认，以防有变。
（2）选择最佳活动时间，将企业的性质与社会效应、近期舆论报道重点巧妙结合起来。
（3）庆典活动气氛要热烈。要尽可能调动乐队、锣鼓、舞狮、歌舞等文艺表演和礼花、气球、地毯、鲜花、背景板和音响等设施活跃现场气氛。
（4）要对工作人员分工明确，必要时应该事先组织培训和彩排。礼仪小姐要经过专业培训，自始至终高雅规范地服务庆典活动的迎宾、签到、引导、剪彩、揭幕、赠礼和颁奖等全过程；活动主持人应该由企业的领导或外请专业主持人担当。主持人要求有一定级别或知名度，经验丰富，成熟稳重，善于控制现场和引导气氛；要指定专门工作人员负责摄影、录音、录像、纪念品发放和放鞭炮以及布置环境、道路、场地、照明、音响等工作。
（5）庆典现场应该设有贵宾室，方便提早到的领导和嘉宾交流。内部领导和接待人员要分工明确，保证每一位客人都有人接待陪同，并积极主动介绍企业的情况。
（6）安排领导讲话、剪彩、揭幕等活动要统观全局。选择有代表性的合适人选并事先通知对方；宴会主桌要事先安排好座位，可安排来宾参观陈列等。
参观是上级领导、同业、媒体、公众了解企业的好机会，要充分利用这一机会给客人留下深刻的印象。
（五）对外开放
向社会公众开放，安排外部人员参观是一个组织增进与公众之间的联系和了解的手段，也是经常性的公共事务活动。参观的公众可以是主管部门、行业协会领导人、媒体记者、学校师生、股东和其他对组织感兴趣的公众。
1.直接目的
（1）增加本组织的透明度和扩大组织在社会上的知名度。
（2）争取公众的理解和支持，表明它的存在是有利于社会和公众的。
（3）参观也有助于消除人们对本组织某些不解和疑惑，改善社区关系。
2.主要内容
（1）带领参观者参观企业的厂区、生产流水线、质量检测、成品车间等，并配以讲解、演示等辅助手段让观众“眼见为实”。
（2）介绍可以包括口头介绍、书面介绍和音像介绍等形式。在现场观摩前，利用录像、幻灯、文字材料对企业的情况作介绍，使公众有大致了解，会收到很好的效果。
（3）实物展览包括图片、实物、模型、产品陈列等，是参观的辅助手段。
3.注意以下几个方面
（1）对外开放前要首先确定参观主题。任何一次开放参观，都应明确要达到何种效果，给参观者留下何种印象。
（2）要选择合适的开放时机。参观既可常年进行，也可以定期进行。时间最好安排在一些特殊的日子，例如周年纪念日、节假日等。
（3）提前安排好参观路线。要提前确定好开放的部门、车间，设计好参观线路，制作向导图及指示牌。如有保密和安全需要，还应该注意防止参观者超越范围。
（4）参观者应有专人陪同。应该由公关人员和讲解员全程陪同参观团，负责登记、讲解、向导等工作。企业的领导有必要时要出面迎送参观者，同时介绍情况和听取意见，并对来宾光临表示感谢。
（5）确保参观者安全。要向参观者介绍安全条例和注意事项，现场观摩时要时刻注意参观者的举动，确保他们的人身安全。
（6）事先通知相关部门。在每次安排参观之前，要事先通知生产、保卫、后勤等相关部门，做好保障和管理工作，避免意外事故发生。
（7）参观结束后，征求参观者的意见和建议，虚心接受或做出解释，以改进管理和生产。
三、新媒体
“新媒体”是一个通俗的说法，严谨的表述是“数字化互动式新媒体”。从技术上看，“新媒体”是数字化的；从传播特征看，“新媒体”具有高度的互动性。“数字化”、“互动性”是新媒体的根本特征。新媒体的传播过程具有非线性的特点，信息发送和接收可以是同步的，也可以异步进行。
