本章要点
采购管理是为维护企业利益，实现企业的经营目标，对企业的采购活动和过程进行的计划、组织、协调和控制活动。采购管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域。它在供应链企业的原材料和半成品生产合作交流方面架起一座桥梁，沟通生产需求与物资供应的关系。供应链环境下的采购管理是一个复杂的过程，在供应链中占据重要地位。本章通过与传统采购模式的分析比较，重点介绍了供应链环境下采购管理的特点、流程和实施方法，以及越来越受到企业重视并发挥重大作用的准时制采购及战略策略，同时从供应商的选择及评估等角度分析了供应链环境下的供应商管理，并在此基础上简述了现代供应链采购的发展趋势。
4.1采购管理概述
4.1.1传统模式下的采购管理的主要特点
虽然传统采购和供应链环境下采购活动的基本功能是一样的，但两者还存在很大差别。在传统管理方式下的采购中，企业考虑的重点是如何与供应商进行商业交易，尤其是交易过程中供应商的价格比较，一般是通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的供应商作为合作者。虽然采购物资的质量、数量和交货期也是采购过程中的重要考虑因素，但是与价格比较却处于次要地位，而且这些问题都是通过事后把关的办法进行控制。
因此在供应商与采购部门之间经常要进行报价、询价、还价等来回的谈判，并且多头进行，最后从多个供应商中选择一个价格最低的供应商签订合同，订单才决定下来。归纳起来，传统的采购模式具有如下几个特点：
1.传统采购过程是典型的非信息对称博弈过程
供应商的选择是传统采购的一项首要任务。而在采购过程中存在着两种信息非对称现象。其一是采购方与供应商的信息非对称。这是因为采购一方为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商，往往会保留私有信息。供应商获得的关于采购方的信息越多，竞争筹码就越大，这样对采购方是不利的。其二是供应商与供应商也存在着信息不对称。因为各供应商都想在竞争中获胜，而自己的信息被其他供应商知道得越多，自己被击败的可能性就越大。这样，供需双方及供方之间都不能进行有效的信息沟通，这是传统采购过程的一大特点。
2.验收检查是采购部门的一项重要的事后把关工作，质量控制的难度大
商品质量与交货期是采购一方要考虑的另外两个重要因素，但是在传统的采购模式下，由于相互的工作是不透明的，采购一方很难参与供应商的生产组织过程和质量控制活动，要有效控制质量和交货期只能通过事后把关的办法。缺乏合作的质量控制会造成采购部门对采购物品质量控制的难度增加。
3.供需关系是临时的或短时期的合作关系，而且竞争多于合作
在传统的采购模式中，供应与需求之间的关系是临时性的或者短时性的合作，而且竞争多于合作。由于供需双方的信息不对称，缺乏有效的沟通和协调，采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多，很多时间消耗在解决日常问题上，没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作，供应与需求之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性。
4.响应用户需求能力迟钝
由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，采购一方也不能改变供应一方已有的订货合同，因此，采购一方在需求减少时，库存增加；需求增加时，出现供不应求。重新订货需要增加谈判过程，供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应付需求变化的能力。
4.1.2供应链环境下的采购管理的主要特点
在供应链环境下，对采购管理工作的要求一般可以用“五个恰当”来描述：
①恰当的数量。实现采购的经济批量，既不积压又不会造成短缺。
②恰当的时间。实现准时化采购管理，既不提前，给库存带来压力；也不滞后，造成缺货。
③恰当的地点。实现最佳的物流效率，尽可能节约采购成本。
④恰当的价格。达到采购价格的合理性，价格过高则造成浪费；价格过低可能质量难以保证。
⑤恰当的来源。力争实现供需双方之间合作的协调，达到双赢的效果。
我们可以看出，传统采购和供应链环境下的采购管理具有完全不同的思想。因此，可以说，采购的理论和实践是随着供应链思想的发展而不断发展的。为了实现上述“5个恰当”，供应链管理环境下的采购必须对传统采购模式做出一些新调整。具体说来，供应链管理环境下的采购呈现以下几个特点：
1.从为库存而采购到为订单而采购的转变
在传统的采购模式中，采购的目的很简单，就是为了补充库存，即为库存而采购。可以说，传统的采购是由库存驱动的。采购部门不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性，采购部门制订的采购计划很难适应制造需求的变化。
在供应链管理环境下，采购活动是以订单驱动方式进行的，用户需求订单驱动制造订单，制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商。这种准时化的订单驱动模式，使供应链系统得以准时响应用户的需求，从而降低库存成本，提高物流速度和库存周转率。
订单驱动的采购方式有如下特点：
①由于供应商与制造商建立了战略合作伙伴关系，签订供应合同的手续大大简化，使双方不再需要询盘和报盘的反复协商，交易成本也因此大大降低。
②在同步化供应链计划的协调下，制造计划、采购计划、供应计划能够并行进行，缩短了用户响应时间，实现了供应链的同步化运作。采购与供应的重点在于协调各种计划的执行。
③采购物资直接进入制造部门，减少采购部门的工作压力和不增加价值的活动过程，实现供应链精细化运作。
④信息传递方式发生了变化。在传统采购方式中，供应商对制造过程的信息不了解，也无需关心制造商的生产活动。但在供应链管理环境下，供应商能共享制造部门的信息，并在订货过程中不断进行信息反馈，修正订货计划，使订货与需求保持同步。
⑤实现了面向过程的作业管理模式的转变。订单驱动的采购方式简化了采购工作流程，采购部门的作用主要是沟通供应与制造部门之间的联系，协调供应与制造的关系，为实现精细采购提供基础保障。
2.从采购管理向外部资源管理的转变
在传统的采购模式中，一方面，供应商对采购部门的要求存在时滞期，不能得到实时的响应；另一方面，采购部门对产品的质量控制也只能进行事后把关，不能进行实时控制。这些缺陷使供应链中的企业无法实现同步化运作。
供应链管理采购模式的第二特点就是实施有效的外部资源管理。所谓在供应链管理中应用外部资源管理，是指把供应商的生产制造过程看作是采购企业的一个延伸部分，采购企业可以“直接”参与供应商的生产和制造流程，从而确保采购商品的质量。外部资源管理是实现供应链管理的系统性、协调性、集成性和同步性，实现供应链企业从内部集成走向外部集成的重要一步。
要实现有效资源管理，采购企业一般应从以下方面着手：
（1）和供应商建立合作伙伴关系
和供应商建立一种长期的、互惠互利的合作伙伴关系，保证供需双方合作的诚意和参与双方共同解决问题的积极性。
（2）通过提供信息反馈和教育培训支持，在供应商之间建立质量改善和质量保证机制
在个性化需求日益增长的今天，产品的质量是由顾客的要求决定的，而不是简单地通过事后把关就能解决的。因此在这样的情况下，质量管理工作需要下游采购企业在提供相关质量要求的同时，及时把供应商的产品质量问题反馈给供应商，以便其及时改进。
为保证个性化的产品质量，下游企业要提供有关技术的培训，使供应商能够提供合格的产品和服务。传统采购管理的不足之处，就在于供应商缺少下游企业关于本企业的产品质量的信息要求和信息反馈。
（3）参与供应商的产品设计和产品质量控制过程
同步化运营是供应链管理的一个重要思想。同步化的供应链计划使供应链各企业在响应需求方面取得一致性的行动，增加供应链的敏捷性。实现同步化运营的措施是并行工程。制造商企业应该参与供应商的产品设计和质量控制过程，共同制定有关产品质量标准等，使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来。
（4）协调供应商的计划
一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动，在资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面。在这种情况下，下游企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划，在资源共享的前提下，保证供应链的正常供应关系，维护企业的利益。
（5）建立一种新的、有不同层次的供应商网络，并通过逐步减少供应商的数量，致力于与供应商建立合作伙伴关系
一般而言，供应商越少，越有利于双方的合作。但是，企业的产品对零部件或原材料的需求是多样的，因此企业应该根据自己的情况选择适当数量的供应商，建立自己的供应商网络，并争取供应商的配合和支持。
3.从一般买卖关系向战略合作伙伴关系转变
供应链管理模式下采购管理的第三个特点，是供应与需求的关系从简单的买卖关系向双方建立战略合作伙伴关系转变。在传统的采购模式中，供应商与需求企业之间是一种简单的买卖关系，因此无法解决一些涉及全局性、战略性的供应链问题，而基于战略合作伙伴关系的采购方式为解决这些问题创造了条件。这些问题是：
（1）库存问题
在传统的采购模式下，供应链的各级企业都无法共享库存信息，各级节点企业都独立地采用订货点技术进行库存决策，不可避免地产生需求信息的扭曲现象，因此供应链的整体效率得不到充分提高。但在供应链管理模式下，通过双方的合作伙伴关系，供应与需求双方可以共享库存数据，因此采购的决策过程变得透明多了，减少了需求信息的失真现象。
（2）风险问题
供需双方通过战略性合作关系，可以降低由于不可预测的需求变化带来的风险，比如运输过程的风险、信用的风险、产品质量的风险等。
（3）便利性问题
战略合作伙伴关系可以为双方共同解决问题提供便利的条件。双方可以共同协商制订战略性的采购供应计划，不必要为日常琐事消耗时间与精力。
（4）降低采购成本问题
通过合作伙伴关系，供需双方都从降低交易成本中获得好处。由于避免了许多不必要的手续和谈判过程，信息的共享避免了信息不对称决策可能造成的成本损失。
（5）组织障碍问题
战略性的伙伴关系消除了供应过程的组织障碍，为实现准时采购创造了条件。
下面我们总结一下传统采购模式与供应链采购管理的主要区别。
4.1.3供应链环境下的采购管理的基本流程
采购管理科学化，首先需要规范采购作业的行为模式。若按照采购员个人的工作习惯随意操作，采购的质量难以保证。所以任何企业都需要规定采购的一般流程，消除采购中的“三不”现象（即不管是否为企业所需，不做市场调查和咨询，不问价格高低质量好坏），以保证工作质量，堵住资金流失的漏洞。
通常的采购流程有以下几个方面组成：
1.采购申请
采购申请必须严格按生产或客户的需要，基于现有的库存量，对采购品种、数量、安全库存量等因素做科学的计算后才能提出，并且要有审核制度对采购的合理性进行必要的监督。通过采购申请环节的控制，可以防止随意和盲目采购。
2.选择供应商
在买方市场下，由于供大于求，此时买方处于有利地位，确定企业的供应商时，往往有许多家供应商可供选择。这时候，采购企业可以利用买方的有利形势，尽可能列出所有的供应商，采用科学的方法挑选合适的供应商。
3.价格谈判
价格一直是采购中的敏感问题，通常买方希望压低价格，而卖方又总是想高价卖出，这在传统的采购观念中是一对不可调和的矛盾。从供应链的角度出发，由于价格问题是一种零和对策，一方所失就是另一方所得，从长远角度看问题，任何一方的暂时所得未必是好事，应该提倡合理适度的价格，有利于双方的长期合作和整个供应链的持续和谐。
4.签发采购订单
采购订单相当于合同文本，具有法律效力。签发采购订单必须十分仔细，每项条款认真填写，关键处的用词须反复推敲，表达要简洁，含义要明确。订单中对采购物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等都需要进行明确的规定。
5.跟踪订单
采购订单签发并不是采购工作的结束，必须对订单的执行情况进行跟踪，防止发生对方违约事件，保证订单顺利执行。对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向，万一发生意外事件，可及时采取措施，避免不必要的损失，或将损失减小到最低水平。
6.接受货物的发运和服务
企业在供应商将货物发出后首先要接收与货物有关的相关单据，之后要进行实际货物的验收。验收是按订单上的条款进行的，应该逐条进行，仔细查对。经常还要接受供应商的售后服务。
7.货款的支付
在查对支付发票与验收的货物清单一致后，应及时向供应商支付货款。
8.采购记录
每次采购结束之后都需要对于该次采购予以记录归档。记录中需要反映该次采购的所有详细信息，包括供应商的履约表现以及企业在该次采购中获得的经验或教训，以便作为对采购部门和采购人员、供应商、企业其他相关部门表现进行评估的重要历史数据。
一般说来，企业按照上述的采购步骤不会发生大的失误。当然，要提高采购水平与质量，使企业在采购环节发掘更大的利润源泉，还有许多事情要做。
