操作提示
在这项训练中，接待方案需每位学生独立完成，模拟演练需分小组进行。
工作成果实例参考
工作任务：制作团队接待方案
工作过程概述：
金玟在接到这个任务后，马上与八里公司取得联系，请对方发传真确认来访事宜，希望对方在传真中能就来访人数、职务、性别、飞机航班、住宿要求、费用承担、返程票预订以及禁忌等相关情况进行说明。收到传真后，金玟开始进行团队方案的制作，在方案中明确了接待规格、接待形式、接待日程、接待经费、接待事项安排等内容，项目落实到人，在得到总经理的批准后，金玟开始填写客户来访通知单，布置并明确了每位工作人员的具体任务。
成果范例：
一、接待工作安排表
二、接待计划表
任务4 编制返程票及宾馆房间预订的程序、要求及模拟操作
训练目标
能够编制返程票预订程序；
能够编制宾馆房间预订程序；
能够进行返程票的预订，并确保没有偏差；
能够进行宾馆房间预订，并妥善解决相关问题。
知识要求
熟练掌握返程票及宾馆房间的预订方法；
熟练掌握返程票预订的原则；
熟练掌握宾馆房间预订的原则。
任务描述
杭州隆森企业管理咨询有限公司受香函速记有限公司委托，召开全省范围的速录教学研讨会，探讨速录教学经验，进行速录教程编写的说明及分工。林芳是隆森公司的秘书，本次研讨会的返程票以及宾馆房间的预订工作由她负责，请协助林芳编制两项任务的预订程序，并进行模拟操作。
训练要求
概括叙述秘书完成这项任务的步骤；
能编制返程票及宾馆房间的预订程序，能够进行返程票预订操作，并确保没有偏差，能妥善解决宾馆房间预订等事项。
操作说明
本情节的情景细节可以进行合理的补充。返程票预订程序及要求需每位学生独立在1课时内完成；演练分角色进行，限3课时完成。
操作提示
在这项训练中，方案需每位学生独立完成，模拟演练需分小组进行。
工作成果实例参考
工作任务：编制返程票及宾馆房间预订的程序、模拟操作
工作过程概述：
返程票及宾馆房间的预订是一般企业进行会议及相关活动的一个辅助环节，该环节的安排是否妥当，将在很大程度上影响企业形象。
林芳首先将返程票预订要求以及宾馆预订要求作为附件附在会议通知的后面或直接编写在参会回执中，经领导同意后，发送到各参会单位，请各参会单位在确认参会的回执上填写相关信息。收到回执后，林芳分别将返程票预订信息及宾馆房间预订信息进行归类整理，将返程票预订信息进行整理、分类，由于大部分参会人员都是省内人员，交通工具以火车和汽车为主，并且省内车票不是非常紧张。林芳了解了各地不同的票价情况后，将返程票预订信息打印出来，在参会人员签到时确认并收取费用。信息确认无误、费用收取后，请需要预订返程票的人员在预订信息签名栏中签字确认。与会人员参会期间，林芳前去购买车票（自行前去购买最好携带单位介绍信，若委托票务代理，则需收取部分代理费）。车票确认无误后，可装袋发给要求订票的人员，并签字确认。
收集宾馆预订要求后，按照入住要求电话联系相应宾馆，并传真确认，传真中需确认入住时间、入住人员姓名资料等，然后电话通知参会人员，请他们抵杭后直接入住宾馆，也可签到后至指定宾馆办理入住手续。
成果范例：
一、参会回执表
二、返程票预订确认表……
三、返程票确认单
四、宾馆预订信息
五、模拟操作
任务5 安排宴请
训练目标
能够编写宴请计划；
能够合理安排用餐地点；
能够根据来宾情况确定用餐规格；
能够合理安排参加人员；
能够确定宴请菜单；
能够合理安排用餐人员的座位。
知识要求
熟练掌握用餐礼仪；
熟练掌握宴请计划编写的方法；
熟练掌握用餐地点及规格的确定方法；
熟练掌握安排参加人员的原则；
掌握菜单确定的技巧；
熟练掌握座位安排的原则。
任务描述
杭州某集团公司为答谢新老客户一年来的支持与合作，打算在年终宴请新老客户，希望大家在互惠互利的情况下，彼此加强沟通，增进了解，继续友好合作。经领导商定列出30名被邀请者，定于12月27日举行晚宴，公司总经理及5位部门经理作陪。公司责成秘书李欣负责制定此次宴请活动的相关安排工作。请协助李欣进行宴请的安排，具体编写宴请计划安排表，安排用餐地点、级别、参加人员，安排宴请菜单、座次。
训练要求
概括叙述秘书完成这项任务的步骤；
能进行用餐地点的选择；
能根据来宾及公司情况确定用餐规格；
能确定菜单；
能够合理安排用餐人员的座位；
能结合上述情况编写宴请计划。
操作说明
本情节的情景具有一定的综合性，需将任务分解为各个环节进行操作，最终归总。本次任务的完成需小组各成员合作，并最终进行宴请方案讲解。其中学生资料收集及策划需要4课时，方案讲解需要2课时。
操作提示
在这项训练中，方案分小组进行，每组人员以5人为宜，方案完成后，需对方案进行讲解。
工作成果实例参考
工作任务：编制宴请计划
工作过程概述：
宴请工作是企业对外形象的重要宣传环节，并且包含太多的细节，任何一个细节的疏忽，都可能带来不必要的麻烦。宴请计划的编制主要是对宴请的各个环节做妥善周密的安排。
第一，李欣在接到领导的任务后，首先确定宴请对象及宴请规格：
1.本次宴请是公司年终答谢会，领导确定的30名来宾对公司的发展有着极大的帮助。
2.公司对此次宴请非常重视，没有太多的资金限制。因此，本次宴请是正式宴请，规格较高。
第二，应该确定本次宴会的地点，在宴请地点的选择上，关键问题有以下几点：
1.宴请地点与公司宴请规格配套；
2.宴请地点需有比较方便的停车位置；
3.宴请地点需方便来宾顺利抵达。
李欣比较了杭州的几家宾馆酒店后，提出了5家比较合适宴请的酒店名称，并提交给领导审定。
第三，在地点和时间均得到领导首肯后，需要进行的工作是发邀请函，由于本次宴请非常正规而且隆重，因此邀请函需要比较正式，并在邀请函上注明R.S.V.P.（请答复），为确保受邀者本人或代表参加宴会，建议邀请函发出后，最好进行电话确认。
第四，进行菜单的确定，宴请的菜谱根据宴请规格，在规定的预算标准内安排。
选菜不应以主人的喜好为标准，考虑主要来宾的口味喜好与禁忌。菜的荤素、营养、时令与传统菜及菜点与酒品饮料的搭配要力求适当、合理。菜单经主管负责人同意后，即可印制，菜单一桌至少备一份。
第五，确定座位的安排，将对公司贡献大的，职务高的同志安排在主桌，同时请总经理作陪，其他座位安排以桌次高低和离主桌位置远近而定，右高左近。是否需要进行现场布置等，视具体情况而定。
成果范例：
一、宴请计划表
宴请计划中应重点解决用餐地点的确定、用餐规格的确定、来宾邀请、菜单预订以及座位安排等细节，需说明每个细节选择的理由。
二、邀请函
任务6 编写参观活动方案
训练目标
能够确定参观活动的主题；
合理安排参观项目；
能够安排参观路线；
能够编写参观安排方案。
知识要求
了解参观活动的准备与接待工作；
熟悉参观活动的安排程序；
了解安排参观活动的原则与技巧。
任务描述
杭州某公司准备在公司成立10周年纪念日组织开放参观活动，活动的受邀对象为本公司的员工家属。公司高层非常重视这个活动，决定由总经理亲自出面接待。总经理秘书林丹深知此次开放活动对公司的重要性，决定亲自安排本次参观活动，编写参观活动方案。
训练要求
概括叙述秘书完成这项任务的步骤；
能确定参观活动的目的，合理安排参观的各个环节。
操作说明
本任务描述可以替换，学生可选择自己比较熟悉的企业作为参观主体，本任务需2课时。
操作提示
本情节的情景需学生利用课余时间参加一些单位的参观活动，仔细观察记录参观活动的环节并收集相关资料。
工作成果实例参考
工作任务：编写参观活动方案
工作过程概述：
本情景的参观活动时间明确（公司周年纪念日）、对象明确（员工家属），因此，本次参观活动的主题明确：增强员工或家属的自豪感。林丹确定活动主题后，开始着手进行参观项目的选择，在选择参观项目时应注意公开性和保密性，可选择一些比较有代表性并且不是非常要害的项目，然后按照一定的原则安排参观线路，在参观线路当中应合理加入1~2个休息点。线路和项目安排好之后，林丹请示总经理，获得总经理同意后，林丹开始下一步工作。
成果范例：
一、活动准备阶段
1.成立参观活动接待策划小组，由总经办秘书林丹负责进行活动的安排与协调；
2.确定参观项目、线路，在部门经理会议上通过后，总经理签字并执行；
3.培训引导员及解说员（引导员由总经办指定，解说员请相关部门推荐）；
4.发放请柬，由员工带回，每位员工可邀请至多两名家属，有特殊要求需与接待小组协商；
5.印刷宣传册，在参观人员抵达公司时发放，确保人手一册；
6.准备特殊参观用品（具体准备内容及数量以接待小组通知为准）；
7.准备纪念品；
8.保卫部门进行隐患排除。
二、活动场地布置
1.现场布置
（1）公司大门、主要道路、会议室悬挂横幅（内容为：“××公司欢迎您、感谢您对公司一如既往的支持”等）；
（2）每个被参观的部门可进行有部门特色的宣传，接待小组在开放日前两天进行检查；
（3）每个部门需指派1~2人负责本部门的接待工作，人员名单报接待小组备案。
2.休息区
准备一些茶水、饮料、点心等为家属们服务。
三、参观具体安排
1.进入阶段
纪念日上午9时，家属乘公司专车抵达公司，总经理带领相关部门经理在公司门口迎接。接待小组分发宣传册。引导员首先将参观队伍带入公司荣誉室，进行公司历史及荣誉的介绍。介绍完毕后，引导员将参观队伍带至会议室，由总经理致欢迎词。之后，由总经办秘书林丹进行参观细节及注意事项的讲解。
2.参观阶段
简短的欢迎仪式之后，按照安排好的线路进行参观。
参观期间，由部门经理进行大体讲解，然后由专人进行详细的操作和讲解。
整个过程需要保卫部门参与维持活动现场，并处理突发事件。部分部门需参观人员佩戴特殊用品。
3.活动时间
上午9：00—下午2：00
4.用餐
参观人员统一至员工餐厅免费用餐，员工餐厅正常操作即可，也可增加少量菜色。
四、活动结束安排
1.发放纪念品，再次表示感谢；
2.公司派车将家属送回；
3.清理活动场地；
4.清点并收好活动所用物品。
任务7 制作各种账单（机票账单、礼品账单、补贴账单等）
训练目标
能够制作机票账单；
能够制作礼品账单；
能够制作补贴账单。
知识要求
了解相关的财务知识；
知晓账单制作的一般方法。
任务描述
接近年末，杭州万达国际贸易有限公司秘书小王任务比较繁重，他陆续接到相关部门以及领导交代的工作，必须在接下来的几天时间内完成。第一，财务部将对公司下半年各部门差旅情况进行查漏补缺（即未能及时报销，但符合条件的，可进行本年度最后一次报销），经理将机票账单汇总任务交给小王；第二，年关将近，公司拟对相关客户发放礼品，需小王制表发放；第三，由于今年物价上涨幅度较大，公司拟对员工发放物价补贴，要求按照级别发放，部门经理每月发放1000元人民币（公司董事参照部门经理标准执行），普通员工每月发放500元人民币，年末一次性发放，小王需制作补贴账单，核实后交财务处。
训练要求
概括叙述秘书完成这项任务的步骤；
能进行各种账单的制作。
操作说明
本情景考查的是学生的财务基础知识，要求学生能进行简单的机票账单、礼品账单、补贴账单的制作，本任务需4课时。
操作提示
本情景提供了详细的名单及职务，在个别项目中需用到全部资料，学生在进行操作时仍需进行一些细节设置。
工作成果实例参考
工作任务：制作各种账单（机票账单、礼品账单、补贴账单）
工作过程概述：
一般而言，公司的账单操作及报销有专门的部门负责，由于公司规模及分工的不同，有些任务可能会出现交叉，因此，作为秘书，有必要了解一些简单的财务知识。小王在接到上级布置的任务后，首先理清头绪，在本次任务的三种账单的制作中，有共性的部分，也有不同的地方。
第一，首先进行机票账单的制作：
1.发放通知，通知各个部门进行机票报销的查漏补缺，符合条件的，请部门经理签字确认后，汇总到小王处，由小王进行最后制表。
2.收集机票并进行条件审核，当机票汇总后，小王需参照公司差旅报销规定仔细核查，对没有部门经理签字的一律退回补签，对签了字但不符合报销制度的，请示领导后按领导指示办理。
3.按要求制作机票账单，不同的企业对账单的要求不完全一样，但关键数据需清楚，比如姓名、职务、目的地、出差事由、费用等项目。
4.机票账单制作完毕后，请领导在审核人栏签字确认，同时所有符合条件的机票作为附件黏贴在账单后面。
第二，接下来进行礼品账单的制作：
1.请示领导礼品发放人员的名单以及预算，同时了解在礼品发放过程中有无特殊要求，如发放金额是否相同，礼品种类是否相同等。
2.在预算范围内选择礼品，将几种各具特色的价格差不多的礼品样品买回，请领导过目，确定后进行采购，其中采购环节在本次任务中忽略。
3.账单制作完毕后，请主管领导在审核栏签字处确认。
第三，制作补贴账单：由于补贴账单制作的任务非常明确，即要求对所有员工进行一年的物价补贴，同时对不同层级的员工有明确的补贴数额，因此，表格制作相对简单。在制作表格时应注意新员工补贴月份的问题。
成果范例：
一、机票账单
二、礼品账单
三、补贴账单
