Excel是微软公司推出的Office办公软件的一员。它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表功能。微软的Office软件自开发以来，已推出多个版本。本章将从实例入手，介绍Excel2003的使用。
学习目标
1.熟悉Excel电子表格处理软件的界面操作环境。
2.了解Excel电子表格处理软件的主要功能和基本知识。
3.熟练掌握Excel中表格的创建、数据的处理、图表的插入和美化以及页面设置和打印等操作。
项目一 利用Excel制作员工培训日程安排表
知识目标
1.了解Excel电子表格处理软件的主要功能和基本知识。
2.掌握工作簿的基本操作。
3.掌握工作表的操作与编辑。
4.掌握单元格的设置方法。
能力目标
1.能够利用Excel进行工作簿操作。
2.能够对工作表数据进行录入、保存和编辑操作。
3.能够对单元格格式、对齐方式、边框和底纹进行设置。
项目背景
宝利公司为了提升员工文化素质，决定安排一次对部分员工进行办公软件知识的培训活动。为此，人力资源部要求张秘书制作一份详细的培训日程安排表，打印出来分发给每个培训人员。
项目任务
根据要求制作一份详细的培训日程安排表。要求员工培训日程安排表清楚地显示每次培训课程的安排时间、地点、培训课程、主讲人安排等。
任务一 创建工作簿文件
当我们启动Excel2003时，系统就自动建立了新的工作簿，可以开始输入信息；在操作过程中，也可以随时新建一个新的工作簿。
一、新建空白工作簿
可以选择下面的方法之一新建工作簿：
1.单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。
2.单击“文件/新建/新建工作簿”，打开“新建工作簿”任务窗格，然后单击任务窗格中的“空白工作簿”超级链接，即可新建一个空白工作簿了。
二、由现有工作簿新建工作簿
这种方法其实是根据我们自定义的一种Excel模板新建工作簿。使用这种方法，可以提高工作效率，操作步骤如下：
1.单击“新建工作簿”任务窗格中的“根据现有的工作簿新建”下的“选择工作簿”超链接，打开“根据现有工作簿新建”对话框。
2.从该对话框中选择所需的工作簿文件，然后单击“创建”按钮，系统就以这个工作簿文件为模板新建一个工作簿了。
三、根据模板新建工作簿
也可以使用Excel预设的模板方式建立新的工作簿文件。其操作步骤如下：
1.单击“新建工作簿”任务窗格中的“通用模板”超链接，在弹出的“模板”对话框中选择“电子方案表格”选项卡。
2.在该选项卡中列出了一些Excel预设的模板。选择所需的模板，单击“确定”按钮即可。 当我们打开一个新的工作簿时，Excel会在工作簿中自动产生3个工作表。在Excel中，工作簿是由多个工作表构成的，一个工作簿最多可有255个工作表。对数据的插入和编辑，都是在工作表中进行的。下面介绍插入和编辑数据的方法。
任务二 插入和编辑数据
一、工作表数据的输入
在进行处理之前，必须逐个将要处理或保存的数据输入到工作表的单元格中。
单元格中可存放的数据包括文字、数字、时间和日期以及函数和公式等。
1.文本的输入
在Excel的整张表格中，列单元格用数字1、2、3排序，行单元格用英文字母A、B、C排序，所以，当选中第一行的第一列单元格时，该单元格就以A1来表示。
输入文本的一般方法如下：
（1）单击需要输入文本内容的单元格，然后通过键盘直接输入内容。输入后的内容将同时显示在单元格和“编辑栏”中，并且可以看到“编辑栏”上新增加了“取消”按钮和“输入”按钮。
（2）单击“输入”按钮或按Enter键确定输入内容。当然，也可按Tab键，移到下一单元格，此时编辑栏的“输入”和“取消”按钮将消失，这时可以重新选择其他单元格输入数据。
2.输入数字
输入数字与输入文本的方法是一样的，但要注意以下事项：
（1）数字字符可以是0~9的任意一个数字、+、—、（）、/、＄、%、，、.。数字0~9中间不得出现非法字符或空格，否则Excel将其看作文本。合法的数字如1.000、50%、3200、—342、9/7，而像1234、w456则会被认为是文本。
（2）可根据不同情况套用不同的数字格式，如货币格式＄78.2。
（3）当位数多时，可用科学记数法，如23.2E+08。
（4）对一个小于1的分数，要在其前加0，如05/9，否则Excel会认为是输入了一个日期。 输入数据时，Excel还提供了很多可以快速输入数据的方法，如序列填充、公式计算等，熟练使用各种技巧，会达到事半功倍的效果。
3.输入日期和时间
Excel提供了多种时间和日期格式，除了可以直接输入完整的日期表达方式外，还提供了一些简化的输入方式。例如要输入的日期是3月6日，可直接输入“3/6”或“3—6”等。如果这种日期格式不能满足需要，则可以通过下面的方法设置其他日期格式：
（1）选中要存放时间的单元格。
（2）单击“格式/单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。
（3）选择“数字”选项卡。
（4）在“分类”列表框中选择“日期”选项。
（5）在右侧的“类型”列表框中选择所需要的日期类型。
（6）单击“确定”按钮。
二、设置单元格格式
（一）设置字符的格式
设置工作表中的字符，能使其变得美观、易于阅读。默认情况下，单元格中字体通常为宋体，可以通过设置不同的字体、字号、颜色来突出某些文字。
1.使用工具按钮设置
（1）如果要设置字体和字号，首先选定需要设置的单元格区域（如选定A1单元格），然后单击“格式”工具栏上的“字体”和“字号”右侧的下拉箭头，并从下拉列表中选择相应的字体和字号。
（2）如果要设置加粗或倾斜的效果，可单击“格式”工具栏上的“加粗”按钮和“倾斜”按钮，这时选定的A1单元格的字体出现变粗并斜体的效果。
（3）如果要设置所选定区域内容的颜色，可单击格式工具栏“颜色”按钮右侧的下拉箭头，从打开的下拉列表中选择所需的颜色。
2.使用菜单命令设置
（1）首先选定需要设置字符的单元格区域，然后单击“格式/单元格”命令，或右击所选区域，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。
（2）在打开的“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，可以在“字体”、“字形”、“字号”和“颜色”的下拉列表框中设定字体的属性。
（3）单击“确定”按钮，即可完成所需设定效果。
（二）设置小数点后的位数
1.使用工具按钮设置
（1）首先选定要设置的区域，然后单击“格式”工具栏上的、、、和按钮，各个按钮的说明。
（2）要取消格式，可单击“编辑/清除/格式”命令。
2.使用菜单命令设置
（1）首先选定要设置的区域，然后单击“格式/单元格”命令，或右击所选区域，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框并选择“数字”选项卡。
（2）可以在“分类”列表框里分别选择“数值”、“货币”、“会计专用”、“百分比”、“分数”等项，设定相应的数据格式。例如选择“日期”。
（3）在“类型”列表框中选择要使用的日期类型。
（4）在“区域设置”下拉列表中选择所在的国家或地区。
（5）最后单击“确定”按钮。
（三）设置时间的格式
1.选中要设置时间格式的单元格，然后单击“格式/单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡。
2.在“分类”列表框中，选择“时间”，在“类型”下拉列表框中选择一种时间的表示方法。
3.单击“确定”按钮即可。
另外，在Excel中会自动辨识的日期和时间有：
1.输入2009年1月1日，Excel识别为2009—1—1。
2.输入09/1/1，Excel识别为2009—1—1。
3.输入1‐JAN，Excel识别为2009—1—1（系统当前时间为2009年）。
4.输入12∶25，Excel识别为12∶25∶00PM。
5.输入12∶25AM，Excel识别为12∶25∶00AM。
6.输入12时25分，Excel识别为12∶25∶00PM。
7.输入12时5分25秒，Excel识别为12∶05∶25PM。
8.输入上午12时25分，Excel识别为12∶25∶00AM。
当然，文本和数字还有很多可设置的项目，方法和以上所介绍的类似，我们可以根据实际需要进行设置，这里不再一一介绍。
三、复制单元格格式
在输入数据过程中，经常会碰到某些列数据格式相同的情况，这时我们可以用复制单元格格式功能来完成。例如，在本项目中，对“开始时间”列和“结束时间”列进行数据的输入方法如下：
1.单击单元格B3，输入数据“8∶30”，然后单击数据编辑栏上的“√”按钮，确定所输入的数据。
2.在选定单元格B3的前提下，执行“格式/单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中，切换至“数字”选项卡，分别在“分类”和“类型”列表框中进行选择。
3.单击“确定”按钮，返回工作表，“8∶30”变换为“8∶30AM”，即显示为设定的数字格式。
4.单击选中单元格B3，然后执行“编辑/复制”命令，或者右击单元格B3，在弹出的快捷菜单中选择“复制”，此时单元格的边框显示动态虚线。
5.按住Ctrl键，连续单击选中单元格B4—B9和C3—C9。
6.执行“编辑/选择性粘贴”命令，或右击选中的单元格的任意位置，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”选项区内选择“格式”单选按钮。
7.单击“确定”按钮，返回工作表，再按需填充单元格B4—B9和C3—C9。
知识链接
对于单元格的格式的复制，还有另外两种方法：
方法一：利用“格式刷”来完成单元格格式的复制。
方法二：使用自动填充功能中的“自动填充选项”按钮，在其下拉列表中选择“仅填充格式”命令即可。（该方法将在下面的内容中进行讲解）
四、使用自动填充功能
自动填充功能是通过填充柄和自动填充选项来实现的。下面我们就以日期列的数据填充为例进行讲解，具体操作步骤如下：
1.单击选中单元格A3，并输入数据“星期一”，然后单击数据编辑栏上的“√”
确定按钮，结束输入。
2.将鼠标光标移至单元格A3的边框的右下角，此时鼠标光标变为“+”状。
3.单击拖动鼠标（填充柄）至单元格A9，在拖动的过程中，鼠标指针右下方会出现此单元格的说明标签。
4.释放鼠标，此时单元格A4—A9会自动填充数据“星期二”到“星期日”，而且右下角出现“自动填充选项”。
5.单击“自动填充选项”按钮，弹出快捷菜单。在菜单中如果选择“复制单元格”项或“不带格式填充”项，则单元格A4—A9所填充的则为“星期一”；如果选择“以工作日填充”项，则会以“星期一”至“星期五”为周期循环，这里默认系统的设定为“以序列方式填充”项。
五、使用下拉列表功能
接下来输入“地点”列的数据，具体操作步骤如下：
1.分别单击选中单元格D3、D4和D5，依次输入数据“之江饭店二楼会议室”、“之江饭店七楼会议室”和“之江饭店五楼会议室”，然后双击D列标签和E列标签之间的分割线，程序系统将自动调整好D列的列宽。
2.右击单元格D6，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”项。
3.弹出如图3‐13所示的下拉列表，选择需要填充的数据内容。依此方法完成D6—D9单元格内容的填充。
4.按此方法，也可以完成E列的数据的填充。
六、使用自动完成功能
自动完成功能可以使数据输入更加快捷，而且操作很简单，方法如下：
1.分别单击选中单元格F3、F4和F5，然后依次输入“王亮”、“张小明”和“何华刚”。
2.单击选中单元格F6，输入“张”，此时系统会自动填入数据的剩余字符，然后按Enter键，确定显示的数据。
3.再依次在单元格F7—F9中，通过自动完成功能，完成其余相关数据的输入。
任务三 修饰和美化数据表格
数据输入完毕后，接着要做的工作是修饰和美化表格，使日程安排表美观大方、重点突出。我们可以通过调整单元格中数据的对齐方式、设置单元格的边框、底纹和图案等方式来达到这个目的。
一、设置单元格文本的对齐方式
1.设置文本水平对齐和垂直对齐
（1）选中要设置的单元格。
（2）执行“格式/单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡。
（3）从“水平对齐”下拉列表框中选择水平对齐方式，从“垂直对齐”下拉列表框中选择垂直对齐方式。
（4）单击“确定”按钮。
以此方法可对“员工日程安排表”相关行、列设置水平对齐和垂直对齐方式，在此不再详细介绍。
