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第12章 域和修订(2)

步骤:输入文字和域代码“第{SECTION}节第{PAGE}页”,更新所有域。

3.NumPages域  代码:{NUMPAGES[#数字格式][*格式]}。

作用:插入文档的总页数。

示例:在文档中显示“全文共m页”。

步骤:输入文字和域代码“全文共{NUMPAGES}页”,更新所有域。

4.NumChars域

代码:{NUMCHARS[#数字格式][*格式]}。

作用:插入文档的总字符数。

5.NumWords域

代码:{NUMWORDS[#数字格式][*格式]}。

作用:插入文档的总字数。

【例3‐3】 统计显示一篇英文文章的总单词数和平均词长。

步骤:输入文字和域代码“全文共包含{NUMWORDS}个单词,平均每个单词由{={NUMCHARS}/{NUMWORDS}}个字符构成。”,更新所有域。

提示:域代码“{=(Formula)}”显示计算结果。

6.TOC域

代码:{TOC[域开关]}。

作用:建立并插入目录。

说明:在第2章中介绍了运用样式自动化产生目录,所建立的整个目录实际上就是TOC 域。

7.TC域

代码:{TC“文字”[域开关]}。

作用:标记目录项。允许在文档任何位置放置可被Word收集为目录的文字,可以在Word内建“标题1”、“标题2”等样式或指定样式之外,辅助制作目录内容。

说明:TC域会被格式化为隐藏文字,而且不会在文档中显示域结果。如果要查看TC域,单击“显示/隐藏”按钮。

【例3‐4】 为某文档正文中的所有实例编制目录。

步骤1:将光标定位于要列入目录第一个应用实例内容前,插入域代码“{TC“应用实例1”}”;再将光标分别定位于要列入目录第二个应用实例内容前,插入域代码“{TC“应用实例2”}”;依次逐个标记目录项。

步骤2:将光标定位在要建立示例目录的位置,插入TOC 域。单击“插入”→“域”,选择“索引和目录”类别、“TOC”域名,单击“目录”按钮。在打开的“目录”对话框中单击“选项”按钮,对目录选项进行设置。

完成插入TOC域后,域结果显示为以目录项编制的目录。

提示:TOC域代码为“{TOC\f\h\z}”。

8.Index域  代码:{INDEX[域开关]}。

作用:建立并插入索引。

说明:Index 域会以XE 域为对象,收集所有的索引项,在第2章中介绍的建立的索引就是Index 域。

9.XE域  代码:{XE“文字”[域开关]}。

作用:标记索引项。经过XE 域定义过的文字(词条),都会被收集到以Index 域制作出来的索引中。

说明:与TC 域类似,XE 域会被格式化为隐藏文字,而且不会在文档中显示域结果。

如果要查看XE 域,单击“显示/隐藏”按钮。

10.StyleRef域  代码:{StyleRef“样式”[域开关]}。

作用:插入具有指定样式的文本。

说明:将StyleRef 域插入页眉或页脚,则每页都显示出当前页上具有指定样式的第一处或最后一处文本。

【例3‐5】 某文档的节标题样式是“标题2”,设置页眉使得每页都显示当前节标题。

步骤1:光标定位到页眉。单击“视图”→“页眉和页脚”。

步骤2:插入StyleRef 域。单击“插入”→“域”,在“域”对话框中选择“链接和引用”类别、“StyleRef”域名、“标题2”样式名。域结果为本页中第一个具有“标题2”样式的文本,这样每页的页眉都自动提取显示当前页的节标题。

提示:StyleRef 域仅提取指定样式的文字,如果节编号是自动编号,那么节编号不会被提取出来。这种情况下,可以插入两个StyleRef 域实现,一个提取“标题2”样式的段落编号、另一个提取“标题2”样式的文字。两个StyleRef 域的域代码为:

{StyleRef“标题2”\r}{StyleRef“标题2”}11.PageRef域代码:{PageRef 书签名[域开关]}。

作用:插入包含指定书签的页码,用于交叉引用。

【例3‐6】 示例文字“2007年中国GDP增长11.7%,各项经济指标参见第126页的国家统计局2007年国民经济数据一览表。”。

步骤1:将被引用的2007年国民经济数据一览表设置为书签“economicdata”。

步骤2:在引用处输入文字和域代码。“2007年中国GDP增长11.7%,各项经济指标参见第{PAGEREF economicdata\*MERGEFORMAT}页的国家统计局2007年国民经济数据一览表。”。

步骤3:更新域。

12.Ref域  代码:{REF 书签名[域开关]}。

作用:插入用书签标记的文本。

示例:见【例3‐1】。

13.Seq域

代码:{SEQ名称[书签][域开关]}。

作用:依序为文档中的章节、表、图以及其他页面元素编号。

说明:要在文档中插入Seq域以便给表格、图表和其他项目编号,最简单的方法是单击“插入”→“引用”→“题注”。若新增、删除或移动页面元素及其Seq 域,应更新其余所有Seq 域。

14.MergeField域

代码:{MERGEFIELD数据域名[域开关]}。

作用:在邮件合并主文档中将数据域名显示在“《》”形的合并字符之中。当主文档与所选数据源合并时,指定数据域的信息会插入在合并域中。

说明:MergeField 域是特殊的Word域,与数据源中的数据域对应。先要创建主文档并使之与数据源关联,然后在主文档中插入MergeField 域与数据源中的数据域对应。在合并后,MergeField 域结果为指定数据域的信息,可以通过邮件合并向导完成邮件合并操作。

【例3‐7】 完成本章的应用实例“活动通知”。

步骤1:准备数据源。数据源可以是Access数据库、Excel文件、Word文档等多种格式。以下以Excel文件为例,“课题组成员.xls”记录了课题组的信息,将作为活动通知主文档的数据源。

步骤2:创建主文档。设计活动通知内容的样式,并预留与被通知人有关信息的占位符。

步骤3:主文档与数据源关联。单击“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具栏”,打开邮件合并工具栏。单击邮件合并工具栏的“打开数据源”按钮,在“选取数据源”对话框中选择“课题组成员xls”文件,并在“表格”对话框中选择数据所在的工作表。

步骤4:在主文档中依次插入MergeField 域。单击邮件合并工具栏的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框。将“姓名”域和“职务”域分别插入并替代主文档中的[姓名][称呼]占位符,完成后主文档效果如。

提示:插入的域代码为{MERGEFIELD“姓名”}和{MERGEFIELD“职务”}。

步骤5:预览通知书。单击邮件合并工具栏的“查看合并数据”按钮,插入的MergeField域显示对应数据域的数据。单击“上一记录”或“下一记录”按钮,MergeField域显示各记录对应数据域的数据。

步骤6:对预览结果满意后,生成通知书文档。主文档并不是最终的通知书文档,还要单击邮件合并工具栏的“合并到新文档”按钮,在“合并到新文档”对话框中选择要合并的记录范围,合并后的通知书文档包含对所有合并记录所建立的通知。

3.3.5域的快捷键操作

域的快捷键操作都是含有或的组合键,运用快捷键使域的操作更简单、快捷。

3.4文档修订

批注和修订是用于审阅他人文档的两种方法。批注是作者或审阅者为文档的一部分内容所做的注释,批注在审阅者添加注释或对文本提出质疑时非常有用。MicrosoftWord在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。修订用来显示对文档中所做的所有编辑更改位置的标记。启用修订功能时,作者或审阅者的每一次插入、删除、修改或是格式更改,都会被标记出来,用户可以根据需要接受或拒绝每处的更改。

3.4.1批注操作

批注是附加在文档上的注释,批注显示在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上,由于批注不出现在正文中,不会影响文档的排版格式,也不会被打印出来。

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