3.实施目标
组织目标一经确定和展开,从上到下方方面面都要按照目标的要求,同心协力,分工协作,努力为实现共同目标而尽职、尽责、尽力,这就是目标的实施过程。
实施目标,一方面依靠全体员工的自主管理、自我控制,即由执行人主动地、创造性地工作,并以目标为依据,不断检查对比,分析问题,采取措施,纠正偏差;另一方面,还需要管理者在目标实施过程中进行检查和监督。检查的方法可采用自检、互检和责成专门部门进行检查,检查的类型有抽查、定期检查、不定期检查、经常性检查等。检查中,在必要时也可以通过一定手续修改原定目标。不过,目标管理在过程控制上是十分宽松的,极端地讲就是“只问结果,不问过程”。
4.目标成果评价
成果评价是一个目标管理周期的结束,也是下一个周期的开始。成果评价的作用在于对下属的实际成果予以正确的评价和公平的考核,以总结本期目标管理的经验、教训,发扬成绩,克服缺点,为展开下一期目标管理、进行新的循环做好准备。
因此,在这一阶段主要应做好两方面的工作:一是对目标执行者的工作成果进行考核,并决定奖惩;二是总结经验教训,把成功的经验固定下来,并加以完善,使之科学化、系统化、标准化和制度化,同时对不足之处要分析原因,采取措施加以改进,从而为下一个循环打好基础。
8.5.4 良好目标应具有的特征
一套完整、有效的目标体系的建立,是目标管理成功的基本前提和保障。虽然各层次目标的具体内容不相同,但正确、有效的目标应具有下列主要特征:
1.目标应具体
一般组织目标的通病是叙述太笼统。所订的目标虽应有一定的弹性,然而一旦笼统则易显得平凡,产生一种陈词滥调之感。如组织的增长目标应在具体的目标中反映出增长究竟意味着什么,所以具体的增长目标应规定:①销售收入的适当增长——如“销售额比上年增长5%”;②市场地位——如“到2007年市场占有率应达到15%”;③利润率——如“比去年提高10%”等。高层的目标越具体,则组织基层制定目标的过程就越简单。
2.目标应可衡量
绩效的好坏需通过目标的衡量来验证。如“在下一个财务年度把市场占有率提高5%”,这一目标是可衡量的,它使管理人员在年度中能衡量进展情况,并把实绩和预期目标相对照。该目标也隐含了所有与完成目标活动有关的人员的具体行动。相反,如一目标仅仅定为“增加市场份额”,则毫无意义,因为对它的理解是因人而异的,从增加市场份额1%~40%都可说是完成了这一笼统的目标。
3.目标应有时间规定
目标除了可衡量外,还应规定其完成期限。目标完成应有一段时间,在这段时期中,这些目标应该能如期完成。在组织中目标的时限要以日、周、月、年为基础。
良好的目标不管是短期、中期或长期的,其相关的时间跨度总是明确包含在目标本身之中。
4.目标不应强调活动,而应强调成果
活动是完成目标的手段。例如,通过加强对生产工人的培训,可以提高劳动生产率,但是培训本身并非是目的,真正的目标仍然是提高劳动生产率。
5.目标应既切实可行,又具有挑战性
目标定得太高或不切实际,往往会挫伤职工的积极性。目标过高,不管个人、群体或组织干得多努力,多出色,如果没达到目标,人家总认为你是个失败者,而且一旦人们意识到某一目标不切实际,就不会再去努力,甚至阳奉阴违,敷衍塞责;反之,目标定得过低,又会被职工视为笑话。
目标必须具有挑战性。经过相当努力才能实现的目标,它的达成会给人以一种成就感,从而成为一种有效的激励手段。
6.目标应尽可能由负责完成它们的相关人员来制定
当负责实现目标的人在提出目标的过程中发挥了作用,管理部门才能更易获得他对该目标的承诺。让执行人参与目标的制定,往往可使目标更切合实际。
管理当局应使目标为组织中全体成员所了解,每一职工都应明确其个人工作目标和组织总体目标的关系。目标不应过分强调定量或定性,也不宜过分复杂累赘,以至于把职工的思想搞混。目标应为组织成员指明正确的方向。而且,管理部门必须定期修正目标,甚至用新目标来替换过时的目标。当组织和组织所在的环境发生了变化,目标也应做出相应的调整以反映这些变化。
8.5.5 目标管理的优点与缺点
目标管理作为一种管理方式,和其他管理方式一样,既有优点也有不足。组织管理者应当根据组织行为特点和外部环境适时运用。
1.目标管理的优点
(1)形成激励。在组织管理中,当目标成为组织的每个层次、每个部门和每个成员的预期结果,且实现的可能性相当大时,就会成为组织成员的内在激励。尤其是当目标管理强调上下级共同拟定目标,乃至普通员工也参与目标制定,即目标是每个成员自己制定时,目标的激励作用更为显着。
(2)有效管理。目标管理的特点是注重成果,这种管理迫使组织的每一个层次、每个部门及每个成员都要考虑目标的实现,尽力完成目标;又因为这些目标是组织总目标的分解,所以当组织各层次、部门、成员的目标完成时,也就是组织总目标的实现。由于在目标管理中只确定分解目标而不确定完成目标的方式、手段,这等于给予成员一个创新的空间,从而可以提高组织效率。
(3)任务明确。目标管理使管理人员及成员都明确组织的总目标、组织的结构体系、组织的分工与合作以及各自的任务。这一方面可促使管理者采取分权的管理方式,另一方面可促使管理者和员工发现组织体系存在的缺陷,从而对组织结构进行变革和优化。
(4)强调自我管理。目标管理是以人为主体,以目标实现为宗旨,把个人需求、个人目标和组织目标结合起来,是一种参与的、民主的、自我管理的管理制度。
(5)控制有效。目标管理认为,不是因为有了工作才有目标,而是因为有了目标才能确定每个人的工作。目标管理实际上就是以自我控制为主的运作方式取代上级统一支配的运作方式。一方面,在目标分解之后,高层管理者在目标实施中经常检查、对比目标,进行评比,及时纠正偏差;另一方面,各层次、部门、成员都有明确的可考核的目标,依据目标完成情况给予相应的奖励或惩罚。
2.目标管理的缺点
(1)强调短期目标,易于诱发短期行为。在实施目标管理的组织中,大多数管理者很少会设立超过一年的目标,这些目标往往是一个季度或更短的目标。这种对组织长期目标的忽略,极可能导致各层次、部门、成员的急功近利行为。长此以往,对组织的发展不利。因此,为防止短期目标所导致的短期行为,上级主管人员必须从长期目标的角度提出总目标和制定目标的指导方针。
(2)目标设置比较困难。真正可考核的目标很难设定。组织实际上是一个产出联合体,它的产出联合的,不易区分出贡献大小,也就是说,目标的实现是各层次、部门和全体成员共同合作的成果。在这种合作中,很难确定每个人的工作量与贡献度,因此可度量的目标确定也就十分困难。
(3)缺乏灵活性。目标管理要取得成效,就必须保持其明确性。如果目标经常改变,就难以说明它是经过深思熟虑的结果,而这样的目标是没有意义的。当然,计划又是面向未来的,而未来存在许多不确定的因素,这又使得计划必须根据已经变化了的情况提前对目标进行修正。然而,修订一个目标体系与制定一个目标体系所花费的精力相差无几,其结果可能迫使主管人员不得不中途停止目标管理的过程。
(4)忽视对目标实施手段的控制。目标管理不注重过程,而如果过分关注经济效果,则会引起不道德行为,损害组织形象。
【思考与练习】
一、选择题
1.所有管理职能中最基本的职能是( )
A.决策 B.组织 C.领导 D.控制
2.计划期限与实现许诺的可能性之间的关系是( )
A.正比 B.反比 C.相关 D.无关
3.计划的内容是( )
A.制定政策 B.拟定规则 C.“5W1H” D.进行预算
4.下列计划中更为具体且可操作性强,风险因素少的是( )
A.长期计划 B.短期计划 C.中期计划 D.专项计划
5.计划制定中的滚动计划是动态的和灵活的,它的主要特点是( )
A.按前期计划执行情况和内外环境变化,定期修订已有计划
B.不断逐期向前推移,使短、中期考虑有机结合
C.按近细远粗的原则来制定,避免对不确定的、远期的、过早过死的安排
D.以上三方面都是
6.目标管理的提出者是( )
A.法约尔 B.西蒙 C.巴纳德 D.德鲁克
7.组织经营环境越是具有不确定性,组织计划就应该越需要强调( )
A.战略计划和长期计划 B.单一性计划和短期计划
C.指导性计划和短期计划 D.作业计划和长期计划
8.目标管理最关键的优点是( )
A.建立了目标体系 B.分辨了真伪
C.分清了管理级别 D.成功地将总目标和分目标加以区分
二、判断题
1.计划工作与其他管理职能居于同等重要的地位。( )
2.好的目标应体现先进可行的特点。( )
3.目标管理重视过程考核。( )
三、思考题
1.计划工作包括哪几方面内容?
2.简述计划的性质及其具体含义。
3.计划有哪些表现形式?它们之间存在着怎样的相互关系?
4.一个良好目标体系应具备哪些特征?
5.目标管理过程应包括哪些步骤?
6.哪些因素会影响计划工作的重点?
7.何谓滚动计划法?它具有哪些特点?
8.有人说,“计划没有变化快,所以计划无用,也无法计划”;也有人说,“计划,计划,写在纸上,贴在墙上,风一吹落到地上,就是落实不到行动上”。你如何理解这两句话?
四、案例分析
东方电力公司
美国东部经营电力的最大企业之一——东方电力公司的总裁玛格丽特·奎茵一直相信:有效的计划工作对企业的成功是至关重要的。10多年来,她一直试图寻求一种公司能够采用的计划工作方案,但成果不大。这段时间,她连续指定了三位副总裁负责计划工作,尽管看起来每一位都对此项工作十分努力,但她注意到个别部门的领导依然自行其是,他们总在问题出现时才制定决策,并且自诩他们做的是有效的“消防灭火”
工作。
公司看起来有些松垮,个别部门的负责人在决策上时常不一致。负责规章事务的总经理总想迫使州委员会许可提高电费,但没有取得多大效果,因为委员会认为尽管成本增加,但却不合情理;公共关系部负责人则不断恳请公众们理解电力事业面临的困境,而各种团体电力用户则认为公司已赚了足够多的钱,可以不必通过提高电价来解决自己的问题,负责经营的副总裁在许多团体关于增设供电线路的要求下,将所有电缆铺在地下,以消除那些不美观的架空电线,并给予客户更好的服务,这位副总裁认为与顾客背弃相比起来,成本是其次的。
一位顾问在奎茵女士的邀请下调查这些情况以后,发现该公司的计划工作并不真正完善,认为负责计划工作的只是副总裁,仅此而已,而所有部门的经理都认为这些计划工作只是纸上谈兵,无益于日常经营。
问题
1.如果你是那位顾问,你将建议该公司采取什么步骤使计划有效?
2.你将建议该公司制定多长时间的计划?
3.你将如何建议总裁使你推荐的方法实施生效?