仓储内部控制制度,是企业内部控制制度的重要组成部分,也是企业存货内部控制的基本手段。存货对于每个企业来说是必不可少的,它具有一定的价值和变现性,加之由于企业购销交易频繁,如果对存货控制不严,极易发生各种差错和舞弊行为,给企业造成经济上的损失。作为总经理,必须加强存货的控制和管理,建立仓储内部控制制度。
对于仓储的内部控制,主要有物资验收入库、物资保管保养、物资盘点与记录和物资出库发放等环节。
(1)物资验收入库
物资入库时,首先接收人员应凭入库通知单进行接收,核对入库物资的名称、规格、数量等。其次,接收人员还应严把质量关,对入库物资要严格检查包装上或送货单上的检验合格证明,做到不合格或质量签证不全的物资不入库。
(2)物资保管保养
仓库保管员对经检验合格的材料,应及时按规格,型号堆放在规定的地点。经常进行物资保养检查,对于存放物资,必须定期进行防火防潮检查,防止仓库物资霉烂变质,保证质量完好。
(3)物资盘点及记录
保管人员应对所保管的物资加强盘点工作,每次收、发料后,应及时对这些材料的出入库单进行登记。定期盘点,做好盘点记录,分别报送财务部门和主管负责人备查。
(4)物资出库发放
各类物资一律凭出库凭证(领料单、提货单等)发放,不得无证发放。
由于存货管理与企业供、产、销、会计记录和财务核算有着密切的联系,所以,在建立仓储内部控制制度时,应当结合销售、采购、生产、财务会计工作的要求来建立,使之相互衔接,充分发挥存货储存内部控制制度的作用。