对档案信息特点进行分析的目的主要在于对档案信息的表现形式有更加深入的了解，为实现档案信息检索奠定理论基础。
一、原始记录性
档案信息是人们在社会活动中直接形成的原始记录，所以“原始记录性”是档案信息区别于其他信息的本质特性之一。人们之所以认为档案信息是最具有权威的信息，就是因为它不是事后编写的，也不是事后追忆的，而是伴随着事情的发生发展而逐渐形成的，它是事情发展轨迹的真实记录。正是因为档案信息的原始记录性才使得档案管理的一系列工作具有特殊的意义，因为这种原始记录不同于一般书籍的内容或新闻稿件的内容，它需要专业的理念和技术来维护这种原始性，因此，这种原始性也使得对档案信息的检索不同于对一般信息的检索，它是一项具有特殊技术要求的工作。
二、广泛性
信息广泛存在于人类社会和物质世界的各个领域。无论是从档案的定义开始还是从现实生活中档案信息的实际情况看，档案信息的广泛性都表现得非常明确和直观。从时间上看，跨越了过去和现在；从内容上看，包括了国家、社会组织以及个人在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的有价值的信息；从形式上看，包括了各种文字、图表、声像等不同形式的记录方式；从载体上看，包括了甲骨、缣帛、纸张、胶卷、磁性载体、光盘等多种载体。因此，信息广泛性特点通过档案信息反映得最为全面和具体。
三、可识别性
人们不仅可以通过自己的感官识别信息，也可以通过各种检测手段来感知信息、接受信息，从而达到识别信息的目的。这也是信息之所以能够被利用的基本条件之一。档案信息可识别性是档案信息检索的重要条件基础，人们首先能够识别不同类型的档案信息，才能够进一步对档案信息进行检索利用。档案信息的可识别性在档案检索中表现得非常充分和全面。第一，档案信息检索可以对单独的信息载体形态进行识别，如可以对一份文件、一组案卷、一个全宗等信息个体在一定范围内加以识别；第二，档案信息检索可以把档案信息具体内容作为识别单元，如对概念、题名、主题、分类、责任人等内容要素加以识别；第三，档案信息检索可以对一定的信息利用单元进行识别，如对用户类型、利用方式、检索效率、工作量、人员构成、管理流程等加以识别。
四、可存储性和可传递性
信息总是可以通过各种载体加以存储。档案在几千年的发展过程中，其内容的存储方式发生了翻天覆地的变化。从远古时代的龟甲、兽骨、青铜、缣帛，到纸张、胶片、磁盘、光盘，档案信息的载体形式伴随着科技的进步不断发生变化，这种变化集中反映了档案信息可存储性的这一特征。与可存储性相伴随的是存储载体的可转换性，档案信息可以从一种载体形式转换为另一种载体形式，这种特性使得档案信息数字化处理和计算机检索成为可能。
信息的可存储性使信息的传递成为可能，存储信息一方面是为了保存信息，另一个更为重要的目的是为了传递信息，让更多的人知道信息的内容，因此传递性往往与信息共享是密不可分的。在档案管理的发展进程中，人们由最初的重视档案的“存本”作用逐渐发展到重视档案信息的“资治”作用，档案信息的可传递性起到了非常重要的作用，正是因为可以传递，档案信息才能够在一定条件下发挥其应有的社会价值。
五、共享性
共享性是信息的重要特征之一。档案信息作为人类社会中一种特殊信息在一定条件下是能够被人们所共享的。《中华人民共和国档案法》规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案；机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。可见，档案信息作为社会信息的一种，其共享性特征在这里得到了具体体现。
