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第19章 学校财务的管理(18)

(3)出差的员工膳食、住宿、杂费按国家有关规定标准核发:(具体数额略)

(4)出差期间因公支出下列费用,如能提出书面理由并报请主管领导批准后,可准予据实报销,并按下列规定办理:

乘坐出租车应取得出租车统一发票,并据此报销。

电报电话费凭电信局正式收据报销。

邮费凭邮局证明报销。

因公宴客费用,凭饭店正式发票报销。

因公携带的文件资料和行李运费,凭公交部门正式运费收据报销。

(5)教职员工出差,由派遣出差部门的主管填写通知单一式两份,送请核准后,一份送教导处登记,一份由出差人保管并凭此预借或报销旅费。

(6)教职员工出差返回3日内填具出差旅费报支单,送请部门主管核批后,送教导处审签,出纳人员方得报支。

(7)教职员工出差前,凭核准的派遣出差通知单预借差旅费,于出差完毕报支旅费时扣还结清。

(8)市内及短程(1日内)出差人员,除按实支车费外,另可报支合理次数的误餐费。

下午5点以后销差者准报支午餐。

下午8点以后销差者准加报晚餐。

不得再报支加班费。

(9)奉令调遣人员,可比照以上有关条文报支交通费、膳食费及行李运费,但在学校用餐者不得报支误餐费。

19.对账与结账工作制度

对账

根据制度要求,学校应当定期将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位和个人账目等进行核对,以保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作的主要内容是:

(1)账证核对。

根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对。这种核对除在日常账证、记账过程中进行外,每月终了,如果发现账账不符、账实不符,还必须追根求源,进行账簿与会计凭证的检查核对,以确保账证相符。

(2)账账核对。

即各种账簿之间的有关数字要相互核对,做到账账相符。具体核对内容有:

①总分类账各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数相等,或总分类账各账户借方金额合计数与贷方金额合计数相等。

②总分类账的余额与其所属各明细分类账户余额合计数相等。

③日记账的余额应与相应的总账账户余额相等。

④会计部门有关财产物资明细账,应与有关财产物资保管或使用部门的登记簿所记录的数额相等。

(3)账实核对。

在实际工作中,账实核对一般是通过财产清查进行的。账实核对的内容有:

①现金日记账的余额应与库存现金实有数逐日核对相符。

②各种银行存款日记账,应定期与银行对账单核对相符。

③各种财产物资明细账账面数量及金额,应定期与库存实物核对相符。

④各种应收、应付款项明细账的余额,应定期与有关单位或债务人、债权人核对相符。

结账

结账,是在一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上,计算并记录本期发生额和期末余额的行为。

(1)结账程序。

①结账前,首先要查明本期发生的经济业务是否全部记入账簿。

②按照权责发生制原则,处理期末结转和调整业务。

③结账时,应当结出每个账户的期末余额。需要结出发生额或累计发生额的,也应计算出当期发生额或累计发生额。年度终了结账时,所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

(2)结账的方法。

结账分为月结、季结和年结。由于各账户的性质不同,会计报表所需资料来源各异,所以在结账时,应区分不同的账户采取相应的结账方法。

①对不需要按月结计本期发生额的账户,每次记账后,都要随时结出余额,每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时,只需要在最后一笔经济业务记录之下画一条通栏单红线即可,不需要再结计一次余额。

②现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、成本、费用等明细账户,每月结账时,要在最后一笔经济业务记录下面画一条通栏单红线,在下一行“摘要”栏内注明“本日合计”字样,并在借方、贷方栏结出本月发生额和余额,然后再在下面画一条通栏单红线,即上下各一条单红线。

③需要结计本年累计发生额的明细账户,应在“本月合计”行下结计自年初起至本月末止的累计发生额,在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面画一条单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额,全年累计发生额下画双红线。

④总账账户平时只需要结出月末余额,不必画线。年终结账时,为了反映全年各项资产、负债和所有者权益增减变动的全貌,便于核对账目,要将所有总账账户结计全年发生额和年末余额,在摘要栏内注明“本年合计”字样,并在合计数下画一条双红线。

⑤需要结计本月发生额的某些账户,如果本月只发生一笔经济业务,只要在此行记录下画一条单红线,表示与下月的发生额分开就可以了,不必另结出“本月合计”数。

⑥结账画线的目的,是为了突出本月合计数和月末余额,表示本会计期的会计记录已经截止或结束,并将本期与下期的记录明显分开。按规定,月结画单红线,年结画双红线。画线应画通栏线,不应只在本账页中的金额部分画线。

⑦结账时,如果出现负数余额,可以用红字在余额栏登记;但如果余额栏前印有余额的方向(如借或贷),则应用蓝黑或碳素墨水书写,在方向栏标明方向即可。

⑧年末,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一年新账摘要栏注明“上年结转”字样,将余额过入新账余额栏。在年终结账时,不必编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方,本年有余额的账户的余额变为零。

在对账过程中有可能出现借贷不相等,一般是由错账而引起的,要及时查找,以便更正。

20.学校账簿使用工作制度

账簿更换

学校账簿更换是指在会计年度终了时,将上年度的账簿更换为次年度的新账簿。

更换新账的程序是:

(1)检查本年度账簿记录,在年终结账时是否全部结清,并将余额结转下年。

(2)按本年度有余额账户的“结转下年”的数字,直接记入次年新账中各相应账户的第一行的“余额”栏内,并在“借或贷”栏内注明余额的方向(借方,还是贷方),在“日期”栏注明年月日,在“摘要”栏内注明“上年结转”字样。

应当特别注意的是,次年新账第1行上年结转的余额,不必编制记账凭证,同时,也不要记人借方栏或贷方栏,而要直接记入“余额”栏。所以,这一行的“凭证编号”栏、“借方”栏和“贷方”栏,都空置不填。

至于在新的年度建账时,是否所有的账簿都更换新账,要视企业设置账簿的情况而定。通常,总分类账簿、日记账和绝大多数的明细分类账,应每年更换一次新账。对于个别的财产物资采用卡片式的明细账,可跨年度使用,不必每年更换一次新账。

账簿的保管

账簿管理分为平时管理和归档保管两种。

(1)账簿平时管理的要求

①各种账簿要指定专人管理,账簿管理人员不仅要负责记账、对账、结账等工作,还要负责账簿安全、完整。

②会计账簿未经领导和有关人员批准,非经管人员不能擅自翻阅查看、摘抄和复制等。

③会计账簿除需要与外单位核对外,通常不能携带外出,对需要携带外出的账簿,通常应由经管人负责保管或会计主管人员指定专人负责。

④会计账簿不能随意交与其他人员管理,以确保账簿安全完整。

(2)旧账归档保管的要求

年度末,更换并启用新账后,对更换下的旧账,要进行整理、装订、造册,按规定办理移交手续,归档保管。其内容是:

①归档前应对更换下来的旧账进行整理。主要包括:

检查和补齐应办的会计手续。首先检查应归档的旧账是否收集齐全,检查各种账簿应办的会计手续是否完备,对于手续不完备的应补办手续。比如,改错盖的章,注销空页空行,结转余额等。活页账应撤出尚未使用的空白账页,再装订成册,连续编号,并标明总额数、起止号数等。

②更换下来的旧账簿,要在进行整理的基础上装订成册。

装订时应注意,活页账通常按账户分类装订成册,加具封面,一个账户可装订一册或数册;某些账户的账页较少,也可几个账户合并装订成一册;装订时应检查账簿的扉页内容是否填写齐全,手续完备;装订后应由经办人员、装订人员和会计主管人员在封口处签名或盖章。

③更换下来的账簿,经过整理装订后,应编制目录,填写移交清单,办理移交手续,按期归档保管。保管人员应根据档案管理办法的要求,编制索引,分类储存,妥善保管,以便于日后查阅;要注意防火、防盗,库房要通风良好,以免档案毁损、霉烂等。

④必须根据制度统一规定的保存年限妥善保管各种账簿和会计凭证、会计报表,不得将其丢失和任意销毁。保管期满后,应根据规定的审批程序报经批准后方能销毁。

21.原始凭证管理制度

(1)所取得的原始凭证必须具备:凭证的名称、填制日期和编号;接受凭证单位的名称、业务内容、数量、单位和金额;填制单位的名称和财务(会计)专用章;经办人员签章。内容必须真实、完整。

(2)经济业务发生时,要及时取得或编制原始凭证。经领导人、验收入、经办人签字后,及时送交财务部门。

(3)财务部门对原始凭证要认真进行审核。审核凭证对应的经济业务和内容是否填写齐全,数字计算是否正确,手续是否完备,书写是否清晰。对违反财经纪律和制度、内容填写不全、计算有误、手续不完备、书写不清楚的原始凭证,会计人员应拒绝付款、报销或执行。对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为,要拒绝执行并及时向有关单位报告。

(4)会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证,严肃认真、实事求是地记录各项经济业务的真实情况,并做到计算正确、真实可靠。

22.支票管理制度

(1)支票由出纳员或校长指定专人保管。支票使用时须有“支票领用单”,经校长批准签字,然后将支票按批准金额封头,加盖印章,填写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查。

(2)支票付款后凭支票存根,发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、校长审批。填写金额要无误,完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号,按规定登记银行账号,原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。

(3)财务人员月底清账时凭“支票领用单”转应收款,发工资时从领用工资内扣还,当月工资扣还不足,逐月延扣以后的工资,领用人完成报账手续后再作补发工资处理。

(4)对于报销时短缺的金额,财务人员要及时催办,到月底按第三条规定处理。

(5)学校财务人员支付(包括公私借用)每一笔款项,不论金额大小均须校长签字。校长外出应由财务人员设法通知,征得同意后可先付款后补签。

23.错账查找制度

在对账过程中,有可能出现借贷不相等,一般是由错账而引起的,需要及时查找,以便更正。

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