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第34章 做好时间表,顺序影响效率

一个人在一生中会做很多事情,他的每一天也会做很多事情,但是在他离世后,每一天里做的很多事情不会出现在他的生平记录里,但是这些没有记录下来的事情却花费了他一生中大量的时间,而这些事情根本不重要。

因为很多没意义的事情而浪费生命中很多的时间是最可悲的事情了。它的可悲之处在于,时间的主人没有制定一个顺序表,没有时间表,时间就这样无情地被那些微不足道的小事给占去了,一生中用于建功立业的时间就会所剩无几,成功不会来,失败是必然的结果。

时间的安排往往是一件很有技巧也是很多人所难以掌握的事情。每个人的时间都是一样的,一天二十四个小时,为什么有的人能够做很多的事情,而有的人却每天忙忙碌碌而又感觉自己什么事情都没有做成,这就是个时间的合理安排和利用的问题。善于利用时间的人,总是能够把生活中零散的时间都整体地利用起来,不让丝毫的时间在无所事事中浪费掉,这才是高效率的时间利用。

无规矩不成方圆,没有很好地安排时间怎么能自如地应对繁杂的事务呢?

著名数学家华罗庚在他的《统筹法》里举过这样一个例子:想泡壶茶喝。但当时的情况是:开水没有,水壶要洗,茶壶、茶杯要洗,火生了,茶叶也有了,怎么办?

有三种办法。

办法一:洗好水壶,灌上凉水,放在火上,在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶,等水开了,泡茶喝。

办法二:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶、茶杯,拿茶叶,一切就绪,灌水烧水,坐待水开了泡茶喝。

办法三:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开,水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶、茶杯,泡茶喝。

办法一总共要用16分钟,而办法二和三都需要20分钟,办法一做事的顺序很适当,节省了时间,是最好的办法。

这个例子能够给我们很多的启发,尤为重要的一点是,只要合理地安排好了做事的顺序,你做事就会省时省力,而且又快又好,还能有时间去从容应对其他事情。

二十几岁的年轻人,可能你对事业还没有头绪,对未来还没有规划,整天会有数不清的小事向你涌来,你怎么办呢?制定一个顺序表是必要的,把自己想做的事情和自己必须做的事情放在时间表里,排出顺序,就不会被那些小事所困扰,也可以从容处理自己应该做的繁杂事务。

有这样一则寓言:一个哲人看到一个农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块树皮,斧头实在是太钝了。于是,哲人问农夫:“你为什么不把斧头磨快了再砍呢?”

农夫回答说:“我没有时间磨斧头!”

这个寓言故事说明的也就是我们通常所说的磨刀不误砍柴工的道理。其实,这也是一个关于时间安排的道理。在这个寓言里,农夫没有安排好事情的顺序,磨快了斧头不是可以更好地砍树吗?但农夫很急,他要马上砍树,以便更早地砍倒大树。

由此可以看出,有的事情并不是早做就可以先完成。因此,制定一个好的顺序表是必要的。以下几项原则,或许能够给你制定一个合理的时间表提供一些有用的参考。

1.重要且紧急的事情应该放在第一位

这些事情由于它的重要性和紧急性,所以应立刻或者在近期内必须做好。如果它的紧急性是由于拖延造成的,那就不能再拖延了。这些事情在时间表上应该排在第一位。

2.重要但不紧急的事情应该放在第二位

举个例子,考一个高级会计师证书对你来说是重要但不紧急的事情,你却被一个紧急的小事给影响了,没有及早安排好复习时间,导致了高级会计师资格证书没有考到,损失的是近10万元的年薪,而那件紧急的小事给你带来的收益只不过几十元而已。这种不紧急但重要的工作对生活和事业都会有很大的影响,如果你不及早采取行动,它们就可能被无限期地拖延下去。

3.紧急但不重要的事情放在第三位

不过有时需要做适当的调节。如果有人要你去主持会议。或者发表演讲,或者去参加会议,一般你会把这些事情作为次优先级别来考虑,但如果有人当面请求你去做,而你当时想不出婉拒的理由,就得马上去做了。

4.不紧急也不重要的事情放在第四位

因为既不重要又不紧急,虽然可能是很容易完成的工作,但必须放在紧急和重要事情的后面。如果你坚持先做简单的小事,那你就会发现自己的时间都被小事给占据了,重要的事情和紧急的事情则被耽搁了,这是得不偿失的。

5.浪费时间的事情放在最后

事后觉得没必要做的事情就等于浪费时间。确定一件事情是不是浪费时间是需要经验的,这要求我们在时间管理上时常总结。

上面的五条规律不是一成不变的,要根据实际情况做些调整,因为每个人的具体情况都是不一样的。

只有你不断地总结和反思,然后能够把自己的时间表制定得尽可能完善和合理,才会发现你的工作效率提高了很多。自然你也就能在与他人的竞争中处于主动和优势的地位。

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