在正常情况下，在工作分析小组中至少需要一名工作分析专家，他应该有着良好的专业知识技能和相当丰富的工作分析经验，这是保证工作分析有效进行的基本保证。在工作分析小组组成之后，需要对他们（尤其是在工作分析过程中承担实际操作任务的成员）就如何进行工作分析进行培训。培训时，主要由专家对工作分析的意义、使用工具的特点进行讲解，对项目用语的标准含义、施测指导语、施测过程的引导和控制进行统一规定，回答成员的质疑，并对有歧义的地方进行讨论和确定。在培训过程中，应提供给每位分析人员有关操作的书面材料，此外还要组织他们实际分析一份他们熟悉的、与正式分析无关的工作，如足球运动1、舞蹈演1等，毕竟实际操作能够帮助工作分析人员更好地使用工作分析工具和处理分析过程中出现的各种问题。
四、搜集工作信息
工作分析的目的不同，工作信息搜集的范围也不同，不一定每次工作分析活动都要采集全面的信息和涵盖所有的相关内容，即不应漏掉必须搜集的信息，否则我们就无法得出正确的结论；也不必搜集与工作分析目的无关的信息，毕竟所有的信息搜集都是需要付出成本的。
工作信息的价值对于不同工作分析需求对象而言是不一样的，在企业管理过程中，解决不同的管理问题（如工作流程不畅、岗位设置不合理、岗位职责不清晰等）所需要搜集的信息种类及其组合都不尽相同。因此，在进行工作分析时，首先要明确工作分析的目的，才能对工作信息搜集的范围进行选择，也就是说，选择哪些信息源，找哪些人访谈，看哪些现场，记录哪些活动，调D哪些资料，都应根据工作分析的目的和任务来进行具体设计和选择，力求做到有的放矢。
为了确保工作信息的搜集质量，减少信息分析的工作量，我们有必要对工作分析所需要的各类工作信息有一个概括的认识。基本上讲，工作分析所需信息的主要类型有：（1）工作活动，包括工作任务的描述，如工作任务是如何完成的、为什么要执行这项工作、什么时候执行这项工作，以及与其他工作和设备的关系，进行工作的程序，承担这项工作所需要的行为、动作与工作的要求等；（2）工作中使用的机器、工具、设备、辅助设施和材料等；（3）工作条件，包括人身工作环境、劳动强度、工作背景、工作进度安排、报酬信息等；（4）对任职者的要求，包括与工作有关的特征要求、特定的技能、特定的教育和训练背景、与工作相关的工作经验、身体特征、态度等。概括而言，工作分析所需要搜集的信息一般包括以下诸项内容：
工作的范围与主要内容；工作的具体职责；胜任工作所需的相关知识；胜任工作所需具备的技能；工作要求的灵巧与正确程度；工作要求具备的相关经验；与工作设备相关的操作技能；必要的年龄限制；所需的教育程度；技能的培养要求；学徒（见习期）要求；与组织内其他工作之间的关系；作业身体姿态；有关作业环境的信息；作业对身体的影响；劳动强度；特殊心理品质要求，等等。
在此需要强调的一点是，对上述所列各种信息的搜集，其中很重要的一个信息来源就是调用组织原有的背景资料，这些背景材料包括企业组织图、岗位配置图、工作流程图以及原有的工作说明书等。有效利用这些背景资料，不仅可以有助于工作分析人员很快地对组织现状进行了解，更重要的是它可以在很大程度上降低工作信息搜集的难度和工作量，比如，组织图可以显示出当前工作与组织中的其他工作的关系，以及它在整个组织中所处的地位，组织图不仅确定了每一职位的名称，而且用相互联结的直线明确表明了各职位间的相互关系，诸如谁应当向谁汇报工作、工作的承担者将同谁进行信息交流等；岗位配置图能够清晰地反应组织中现有岗位的人员配置情况，有助于工作分析者更好地对那些诸如一人多岗和一岗多人的问题进行判断和处理；工作流程图可以提供比组织结构图更详细的有关工作方面的信息，它可以清晰地反映在现有条件下，组织中各岗位的工作输入与输出关系，这对现有工作流程进行优化和调整是非常重要的；而原有的工作说明书则是提取工作信息、审查并重新编写工作说明书的一个很好的起点。除此之外，与企业高层领导就原工作系统运行中存在的问题进行深入探讨、获取他们实质性的支持，对整个工作分析而言也是非常重要的。
五、分析工作信息
对工作信息进行分析就是将利用各种搜集信息方法所搜集到的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程。对工作信息进行分析是为了获得各种规范化的信息，如重点工作项目、任职资格要求、工作族等，并最终形成格式统一的工作说明书。在信息分析阶段除了利用所搜集到的第一手资料，还可以参照企业以前的职务分析资料和同行业相同职位其他企业的相关职务分析资料，以提高信息分析的可靠性。而且在工作信息分析的过程中，工作分析人员如果对工作信息产生疑问，应主动请求基层管理者提供帮助，确保没有任何疑点。
在就工作信息进行分析之前，有一个步骤是不可以忽略的，即工作分析小组所获得的信息必须送交领导人或委托人进行审查确认。工作分析提供了与工作的性质和功能有关的信息，这些信息必须与从事这些工作的人员以及他们的直接主管进行核对才可能不出现偏差。这一核对工作有助于确定工作分析所获得的信息是否正确、完整，同时也有助于确定这些信息能否被所有与被分析工作相关的人所理解。此外，由于所搜集的工作信息是反映工作承担者的工作活动的，所以这一审查步骤实际上还为这些工作的承担者提供了一个审查和修改工作描述的机会，而这无疑会有助于赢得大家对你所搜集到的工作分析资料的认可。
对工作信息进行分析，不仅仅是针对某一个岗位或是某一个工作而言，通过对所搜集的工作信息进行归纳、整理、分类等处理，可以按照工作流程发生的先后顺序或者是按照不同工作之间逻辑上的一致性，将整个工作团队乃至部门甚至组织的全部工作信息进行梳理，可以得出部门的工作任务清单，并在组织内部岗位确认的情况下，进一步分析权限关系，形成部门工作任务及权限分配一览表，这对组织理清内部工作和权限关系、分析工作流程的合理性、对绩效形成过程进行有效控制以及组织架构的优化和调整等都具有重要的意义。
工作信息分析的另一个重要的作用就是通过对相关信息的整理、归纳和标准化，对包括工作基本信息：工作名称（工作名称既要准确反映工作内容，又要易于引起人们的认同和好感）、工作编码、所属部门、职务等级的分析；工作任务（包括该项工作所包含的各种活动及其相互联系、所要达到的目的、完成任务的标准等）的分析；工作责任（包括风险责任、过错责任、领导责任等）分析；职责权限划分（为完成工作任务、承担责任所必需的自主权力）分析；工作强度、复杂性及危险性分析；工作关系（包括内部关系、行政关系、对外关系等）分析；工作环境（包括物理环境、安全环境、社会环境等）分析；以及任职资格条件（包括知识、经验、能力、心理等）分析等，并最终在分析的基础上形成规范性的工作说明书，为工作分析结果的利用奠定基础。
通过对工作信息整理、归纳和分析，可以得到组织中具体某一工作的任务清单，见表141。但是仅仅得到工作任务清单，显然不是工作信息分析的目的。一般来说，专业工作分析人员可以通过进一步的分析，如选择时间消耗和工作任务的相对重要程度为分析的两个维度，来获取决定某一岗位工作绩效的重点工作项目（见表142），并以这些重点工作项目为基础对工作责任、任职资格等作出进一步的分析，根据编制工作说明书的要求得出各类经过加工分析的规范信息。
确定的重点工作项目需要我们进行进一步的分析，通过分析可以获得各项重点工作任务对学历、特定知识、特定经验以及特定能力的要求，这样一个思路就是将复杂的工作分解为一个个相对简单和独立的工作单元，因为对一个复杂的工作组合体而言确认其任职资格要求是难度很高的，而将他们分解开来相对独立地进行分析则容易得多，可操作性也会强很多（见表144）。对各项重点工作任务分析完毕后，就可以对完成各项工作任务的必备要求进行分析，将这些要求进行汇总归并（如有相同要求，选取要求最高者），可得到完成某一工作所需要的各项学历、经验、能力等要求。
随后就是要对这些经验、知识、能力等进行系统分析，确认从事某一工作所必须具备的各项任职资格，这些内容是工作说明书的重要组成部分，可以在人力资源管理实践中用来指导员工的招聘与录用、考核要素确认以及培训要素确认等重要活动。
六、制定工作说明书
工作说明书是工作分析的最终结果，它包含了工作分析所获得的所有信息，并把它们以标准化的形式编制成文。全面地讲，一份完整的工作说明书应该包含以下5个部分：
工作描述；工作者说明书（任职资格要求）；工作执行标准；报酬因素；工作族等。
我们一般意义上讲的工作说明书，多是指工作描述和工作者说明书的合并，而较少涉及工作执行标准、报酬因素和工作族等。工作执行标准是指工作在执行过程中必须遵循的操作规范与指南以及完成某项工作所必须达到的绩效要求，有时要求不高的时候，它也可能出现在工作描述中。报酬因素不是一般意义上我们所说的“多少钱”，而是指在工作评价基础上，某一工作在组织薪酬体系中的相对价值。工作族则是一些工作性质相同、工作内容相近、任职资格要求相差不大的工作的组合，员工可以在工作族中选择适当的工作进行工作轮换，它也是解决组织扁平化所带来的员工成长空间减少问题的一个对策。由此也可见，工作执行标准、报酬因素以及工作族等已经不完全是工作分析所能够解决的问题了，它们往往需要在流程分析、工作评价、薪酬体系设计以及绩效指标体系设计等的基础上才可以获得。
工作说明书的编写也并没有一个标准化的模式，根据不同的目的和用途，以及适用的对象不同，工作说明书可以选取不同的内容和形式（见表146、表147），但正如上面所说的，大多数的工作说明书都包含以下两大部分内容：
七、工作分析结果应用
工作分析是现代人力资源管理的基础，工作分析结果在人力资源管理各项功能中发挥着不可或缺的作用。工作分析结果集中体现于工作说明书中，工作说明书所包含的内容在上一小节已有所介绍，这一小节主要介绍的是工作说明书在人力资源管理系统中的具体应用，归纳起来如下所示：
（1）职位分类：利用工作说明书，可以根据各种职务的工作内容性质或任职资格要求的共通性，将不同的工作归纳到相应的类别中去，如工勤系列、职员系列、财务系列、营销系列、技术系列、技工系列等。对职位进行分类，是组织薪酬体系设计的一个基础要求，通过职位分类可以为不同的职位系列设置不同的成长通道，有利于企业确定薪酬的倾斜政策以及培养专门的人才。
（2）工作设计与再设计：通过工作分析，可以对工作的内容、工作职责、工作关系、工作流程、工作环境和条件等各个方面进行系统地审视，通过改进不合理之处来提高员工的工作满意度，提高员工的工作效率。而且利用工作分析提供的信息，可以对工作所要完成的具体任务及采用的方法进行重新确认，有助于组织通过工作的丰富化和工作的扩大化来对工作进行再设计，使得人与工作能够更好地匹配。
（3）人力资源规划：组织需要确认是否有合适数量的员工在合适的时间出现在合适的位置上，为组织和客户产生最大的效益。同时，要保证人力资源的储备能够满足组织不断成长的要求。工作说明书所提供的信息中包括工作的任务有哪些，以及具备什么样条件的人才能完成这些工作任务，这实际上决定了需要招聘和雇佣什么样的人来从事此种工作，从而也就确定了招聘甄选计划和甄选条件。因此可以：
根据公司的总体设计计划、公司各部门的需求以及工作分析的结果来确定所需要的人员配备及组织内已有的人力资源状况；如果两者相互匹配，则无需外部招聘，只需做好内部人力资源调配工作；如果两者相互不匹配，则需确定需要招聘的岗位，根据该岗位的工作说明书要求进行招聘工作。
（4）招聘与录用：通过工作分析，明确不同工作的任职资格，规定符合工作要求的人员录用标准，可以客观、公正地评价求职人员，从而使甄选录用工作科学化、正规化，避免经验主义和录用中的盲目性，保证了人适其职，从4头上对工作绩效的影响因素进行控制。
（5）工作评价：工作说明书是工作评价的基础性文件，没有标准的工作说明书来提供标准化的工作信息，在组织中，尤其是在规模庞大、层级关系复杂的组织中就不同工作在组织中的相对价值进行排序，简直是不可想象的。工作评价是建立健全薪酬体系的关键所在，而工作分析又是工作评价的基础，从这一意义上说，一个系统而科学的工作分析过程是薪酬体系建设的必由之路。
