名片的使用也有讲究，不按规则使用就达不到应有的效果。
（1）递送名片。
交换名片一般宜在与人初识时自我介绍之后或经他人介绍之后进行。递送名片的先后，一般遵守“尊者居后”的规则，地位低的人先向地位高的人递名片。并应给在场的人每人一枚，以免厚此薄彼。当对方不止一人时，应当由尊而卑或由近而远依次递送，如果自己这一方人较多，则让地位较高者先向对方递送名片。如果随上司到别处去拜访，需等上司介绍后，再递出名片，如果对方递过来名片，要先收好后再递出自己的名片。
递名片时目光应正视对方，不要显出漫不经心的样子。对交换名片最好有准备，应经常检查名片夹，补充自己的名片，以免出现因没有名片而无法交换的尴尬局面。递送名片时，名片从名片盒中抽出，且名片盒最好放在上衣的胸兜里。不要装在裤子后面的兜里，使人感觉到你不尊重对方。不要把名片和其他杂物混在一起，也不要把自己的名片同他人的名片放在一起，不要把折了角或有污点破损的名片递给他人，这样有损你的形象。
递送时应起身站立，面带微笑，走近对方，恭敬地用双手的拇指和食指分别握住名片上端的两角送到对方胸前（低于本人胸部位置），态度要庄重，动作要轻缓，递送时可以口头表示“我叫×××，这是我的名片，请笑纳”或“请多关照”、“欢迎指教，多多联系”之类的话。如果同外宾交换名片，可先留意对方用几只手把名片递过来，随后再跟着摹仿。因为欧美人、阿拉伯人和印度人惯于用一只手与人交换名片；日本人则喜欢用双手递接名片。
自己无意送人名片时，可婉转地说：“对不起，名片未带。”
（2）递接名片。
当别人送你名片时你也要注意礼节，当对方掏名片时就要做出很感兴趣的模样，接名片时应以双手去接，如果是坐着的，尽可能地起身接受对方递来的名片。恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并轻声说：“谢谢”，“能得到您的名片十分荣幸”。当着对方的面，用30秒钟以上的时间，仔细通读对方的名片，随后郑重其事地将名片放入自己携带的名片盒或名片夹之中。切忌一眼也不看，就装人口袋，更不要顺手扔在桌子上，或往扔在桌上的名片上压东西，这样会使对方产生受轻视的感觉。
在公共场合如欲索取他人名片，可以婉转地说：“以后怎样向您请教？”“以后怎样同您保持联系？”
名片就是财富。为了查找和使用方便，宜分类收藏他人的名片。对个人名片则可按姓氏笔划分类，也可依据不同的交际关系分类。要留心他人职务、职业、住址、电话等情况的变动，并及时记下有关的变化，以便通过名片把握每个朋友的真实情况。
细节百分百14： 应该随身准备的5样物品
无论你从事什么样的工作，以下5样物品是必须随身携带的。
①名片，最好能有一个名片盒，准备10张以上名片。
②纸巾。
③笔记本和纸，笔记本最好是那种有地址簿和电话簿的。
④身份证，因为有的公司没有身份证可能禁止入内。
⑤钱包，随时准备一些零钱，用以应付紧急情况。
7. 打电话的礼节
无论是在家还是在公司，电话成为公司内部之间和外界交往频繁使用的工具。尤其是在公司的业务交往中，电话使用的频率要比其他通讯设施高出许多倍。在公司使用电话，与在家中使用的情形有所不同，有许多规则需要遵守。
（1）拨打电话
①通话之前，应做好充分准备，要确定自己要说的内容。如怕遗漏，可拟出通话要点，理顺说话的顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。
②电话拨通后，应先向对方问候“您好！”接着问：“您是××单位吗？”得到明确答复后，再报自己单位和姓名，然后报出受话人姓名。如受话人不在，可请人转告，或过一会儿再打。
③说话要直言主题，简明扼要，长话短说。不是十分重要、紧急、繁琐的事务一般不宜超长。遵循电话礼仪的“三分钟原则”，即每次通话的时间应限制在三分钟左右为宜。
④话筒与嘴的距离保持3厘米左右。挂电话时应轻放话筒，不要用力一摔，令对方起疑。
⑤交谈的声音应该温暖而友好。说话的声音要清晰、明亮、语速适中。不要说话过快或过慢，或吐字不清、发音不准等，否则容易使对方造成误听、理解偏差。
⑥在打电话时，要注意保持礼貌，因为公司里的电话交谈对象，绝大多数是公司生意中往来的客户，或是潜在的客户，所以在接听电话时，虽然不清楚对方是谁，但也要表现出应有的礼貌，给每位来电话的人或接听电话者留下美好的印象。
⑦往外打电话时因为看不到对方的表情，不可避免地会出现一些意想不到的错误。例如，不知道对方正在开会，或有客人在等等。由此，在与对方通电话时，应先确认对方的身份，而后了解对方目前的情景，如有不便，可改时间再联系。
⑧打电话谈业务有一定的局限性，对于复杂的业务，如不能够清楚地说明，在使对方明白大概意思时，告知对方随后寄去更为详细的说明，这样业务才能容易沟通。在与对方交谈时，无论你是多么认真地在倾听对方的谈话，如果一直默不做声，或没有丝毫的反应，也会使对方感到困惑，因而，在聆听对方谈话时，要不时地附和，使对方明白你在认真聆听。
⑨上班时间请勿拨打私人电话。在办公室里，原则上禁止打私人电话，虽然说打一两个私人电话不是什么大事，却是不折不扣的假公济私。如果有急事必须打电话也不要太过拘泥，只是自己要掌握好分寸。如果是打进来的私人电话，也应尽量缩短通话时间，不可长时间占用办公室的电话交谈，以免重要的电话打不进来。
（2）接听电话
①电话铃响后应马上接听。电话铃响后应遵循“铃响不过三声”的原则，不能耽搁。
②接电话时态度应当谦和，最好是双手捧起话筒，以站立的姿势与对方通话。并备好电话记录本和笔，准备做通话记录。注意微笑，来电者虽然看不到你，但却可以感觉得到你是否真诚应对。
③专心听电话，接听电话时不要与其他人交谈，也不能边听电话边看文件、甚至吃东西。冲着免提电话大声说话，这是很不礼貌的行为，因此要慎用。
④接听电话时，如果有另一个电话打进来。可对正在通话的一方说明原因，要其稍候片刻，然后立即去接另一个电话。待接通之后，先请对方稍候，或过一会再打进来，随后再继续方才正打的电话。
⑤要正面回馈对方，适时用“是”、“我懂”、“我了解”等字眼来回应。不要插嘴，不要遽下结论，让来电者把话说完。
⑥为节省时间，马上可决定之事就马上决定好。勿占线太久。彼此的寒暄应简短，谈到要点即可，详细情形则利用其他方法说明。
⑦如发觉电话内容不宜为外人所知或有急事需要处理时，可委婉告诉对方：“我身边有客人”或“我有急事要处理，等一会儿我再给您回电话。”如获知有人来电话找过自己，不管对方是否要求回话，都应尽早回话，如隔时较久，给对方回话应表示歉意并解释原因。
⑧如果自己不是受话人，应热情传呼，不能把听筒一丢，就大叫“张三电话”，这对发话人和受话人都是失礼的。应热情告诉对方：“请稍候，他马上就来。”如果找的人不在，则要重新拿起话筒，询问对方是否需要转告，并记下对方的电话号码和姓名，不可表现出冷淡或厌烦，不能让对方久等，或一挂了之。
⑨别人通话时，不要旁听。接到误拨进来的电话时，要耐心地告诉对方拨错了电话，不能冷冷地说“打错了”，就把电话用力挂上，更不可指责、辱骂对方。
⑩通话终止时，应认真地道别。电话通讯，一般由发话人结束谈话，受话方应等对方挂机后再放下听筒。不要仓促挂断电话，甚至对方话未说完就挂断电话。临近通话结束，应礼貌道别，向发话人说一声“麻烦您了”，或道一声“再见”或“谢谢”。挂电话时，应以双手轻放话筒，不要在未道“再见”的情况下，猛然“砰”的一声挂断电话。更不能盛气凌人，把话筒用力一摔，令听者震耳欲聋，这是极端粗野无礼的行为。
（3）手机
①在会议中、和别人洽谈的时候，最好的方式还是把手机关掉，起码也要调到震动状态。这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路。而那种在会场上铃声不断，并不能反映你“业务忙”，反而显示出你缺少修养。
②在餐桌上，关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。不要正吃到兴头上的时候，被一阵烦人的铃声打断。
③无论业务多忙，为了自己和其他乘客的安全，在飞机上都不要使用手机。
