4.灵活运用信息发布的两种形式。在记者招待会上发布信息，至少有两种形式：其一是陈述、说明或解释一定的事实；其二是显示和表露一定的态度和立场。一般说来，前一种形式比较能让听众满足，因为在对事实的陈述、说明或解释过程中往往包含了说话者的态度和立场。所以一般说来，能用前一种形式时，就尽量采用前一种形式。
当这种形式由于种种原因不能充分运用时，采用后一种形式同样可达到信息发布的目的。如关于钓鱼岛的归属问题，当年邓小平在答记者问时就采用了第二种形式，表示了我们暂时不想解决这个问题的态度和立场，而不去直接说明钓鱼岛究竟归属于哪一国这一归属问题。
三、沟通性会议
如果要给“会议”这个概念下定义的话，处于不同地位的人会有不同的看法，在公共关系从业人员看来，会议应该是指“各自有着特定情景的人们，在同一时间和一般也在同一地点相聚在一起，并就共同关心和认可的主题进行口语信息的交流”。公共关系强调的是会议的信息传播功能，因此它对会议的研究也主要限定在沟通性会议上。这种沟通性会议的作用和目的就在于组织与公众相互沟通情感、维系友情，而其手段则是口语传播，这类会议一般包括礼节性聚会、“对话”和例行性会议三类。
1.礼节性聚会。这类会议一般不直接包含利益诉求，因此交谈的题目在这里仅占次要地位，而交谈的形式则是主要的。事实上，这类会议经常是联络感情的一种聚会，会议组织者常在会议形式上多做文章，以便使会议始终处于欢快的气氛之中。根据与会者的共同兴趣和爱好，礼节性聚会可以是聚餐会、歌咏会、文娱晚会或化装舞会等等。在这里，口语的要求并不高，主要是通过非言语互动来起作用。
当然，在这类会议上，也需要进行交谈。为了保持欢快的气氛，这时的交谈内容，可以来个“主随客便”，客人对什么题目感兴趣，就谈什么题目，不要刻意地转换客人正谈得起劲的题目，并尽可能地发掘客人所谈的意见中值得肯定的内容再加以赞同和发挥。如来客对彼此所谈内容“话不投机”，那么主人可主动帮助找到他们共同感兴趣的话题；如来客对同一问题发生过分激烈的争论，主人不妨做做“和事佬”，设法抓住双方还存在的共同方面加以强调。
2.“对话”。在国家政治舞台上，“对话”常常指党政机关就各项重大政策问题，与社会各界群众进行的相互协商和相互交流。当然，“对话”也可以发生在任何个人、任何团体以至任何国家和地区之间。
“对话”强调的是“理解与沟通”。作为公共关系范畴的“对话”，是组织与公众进行交流沟通的一种极为有效的手段。在公共关系实务活动中，“对话”的特点是：参与者双方往往存在着某种利益差异或一定的沟通隔阂。换言之，双方之所以要进行对话，就是因为双方利益有出入或双方彼此信息不通，甚至还可能因信息不通而存在着一定的误解。因此在对话中，言谈的内容必须讲究一个“诚”字，要开诚布公，以诚相见。组织和公众可以把双方共同关注的问题全部拿到桌面上来，在“诚”的前提下，在遵循礼貌原则的基础上，各抒己见，据理力争。在这方面，对话与公务谈判相似，而两者的最大区别在于：谈判常常需要达成协议，利益双方可以有得也有失，有斤有两；而对话则无需签署任何协议，它追求的是一种“理解和沟通”的境界。对话的“诚”，贵在“以诚感人”，在对话中，长期的关系管理要置于短期的利益诉求之上。
3.例行性会议。例行性会议是组织出于阶段性工作的需要而举行或参加的会议。在这类会议中，发言必须做到：第一，简明扼要，尽量缩短时间，除非不得已，决不照本宣科；第二，要使所谈主题突出，并使每个与会者都感到所谈内容与他们有一定的关系；第三，在会议的进行过程中，要不断地发现和归纳议题的要点，并对此发表看法，以调整和推进会议的整体进程。
四、公务谈判
组织在其运行过程中，必然会与它的各类公众在追求合作与沟通的前提下，发生利益上的矛盾。为了解决这些矛盾，并在解决过程中既维护自身的合法或合理利益，又兼顾到对方的合法或合理的利益，故在组织的公共关系实务活动中就形成了专门的公务谈判领域。所谓公共关系的公务谈判，就是组织的代表与它的有利益关系的公众为协调利益关系而进行一种专门性的交流沟通和“讨价还价”活动。
在公共关系范围中，公务谈判有一个明确的基本前提和目标，这就是在谈判中组织必须兼顾双方利益。从公共关系来看，任何损人利己的谈判结果，都不会成功，成功和圆满的谈判应该是也只能是双方合理的利益要求都基本上得到满足，双方都是谈判桌上的胜利者。为了达到这一目标，在谈判中就应做到如下几点。
1.对自身的利益目标要有一个比较准确的基本估价。为了避免在谈判中出现双方利益要求差距太悬殊，达不成协议的尴尬局面，组织在谈判前就应该对自身的利益目标有一个较精确的估量，这就是说，组织在自身利益问题要划定合理的最高获取目标和让步的下限“底线”。有了这个上限与下限的预先确定，也就把握了自身利益的限度，根据这个限度，便可以事先就准备几套谈判方案。这样，一则可以让自身有灵活的进退余地；二则也可以让对方有选择的余地。这就比较容易达成协议。当然，在谈判中，不必要也不应当把自己准备的几套方案同时推出。一般说来，在谈判开始时，如果自身必须先提方案的话，那么总是把自身利益要求最高的方案推出去，借以试探对方的意图；如果对方表示完全不能接受，那么需视对方的态度推出其他方案。
2.对对方可能提出的方案要有预先的估计。谈判对于双方来说，都有一个最高目标和最低目标。制定自己的最高目标和最低目标是重要的，但了解对方的最高目标和最低目标同样也很重要，这是估计对方方案的基本依据。此外，要比较准确地估计对方方案，还应对对方的利益出发点、利益需要的迫切程度以及对方代表的个人情况尽可能地进行全面周全的了解。如对方迫切希望达成协议，那他们的方案就可能有较多的让步；如对方派出的代表谈判态度坚决、言词强硬，则他们的方案弹性可能较小，等等。对对方的方案有了大致的估计，既能在制订和修改自己的方案时加以参考，又能在谈判中应付自如，进退适度，始终保持主动。
3.力争“求大同、存小异”。在谈判过程中，要时刻明了双方的利益差距是必然存在的，双方的意见分歧是自然的，因此，谈判桌上出现相持不下的僵局也是正常的。问题是要打破僵局。打破僵局的办法不是靠用各种不正当的手段（如欺骗和威胁）来压倒对方，而是要通过合理的让步来尽力“求大同、存小异”。谈判本身就是要以协作为重，如任何一方想单纯地依靠谈判就取得“一边倒”的压倒性胜利，则谈判本身也就不存在了。只有在谈判彻底破裂的情况下，双方才会出现剑拔弩张的局面，企图用各种手段来压倒对方。所以，任何谈判的任何一方都应允许自己向对方作出让步，也需要让步。
用公共关系的眼光来看，必要的让步非但不会损害自身的利益，反而会获得更大的好处，因为让步是表示诚意的具体做法，让步能使双方的关系进一步融洽起来。当然让步是有限度的，并且也是同对方作出同样的反应互为因果的。单方面的无限度的让步就成了屈服，屈服会直接损害自身的利益，这是任何一方都不会乐意接受的。1999年9月，中、美两国达成了关于中国加入世界贸易组织（即WTO）的协议，这是两国相互让步的结果，不过在谈判过程中，中国的让步一般比美国要大一些，但从长远利益来看，却是一个双赢结果。一般说来，在谈判中，一方的让步比另一方要大，这也是正常的。它同谈判双方所制定的目标和合理性及达成协议的迫切性等许多因素有关。
五、游说策动
当组织出于自身需要，为了实现组织目标，要向它的公众进行专门的劝服时，便形成了游说策动工作。游说策动在中国历史上可谓是源远流长。春秋战国时期，由于各诸侯国纷争称雄，就造成了一批专门的说客为各国国君进行游说策动，纵横捭阖。三国时的诸葛亮也是游说的专家，凭其三寸不烂之舌，舌战群儒，从而促使孙权采纳“联刘抗曹”的政策。在现代，游说策动成了公共关系实务的一个部分，美国国会会议期间极其活跃的“Lobby”就是一批受各利益集团控制的职业说客，他们为所受雇佣的利益集团进行游说策动，以争取有利的法案获得通过或不利的法案被取消。
游说策动，顾名思义，其手段是“口说”，其目的是使人“心动”。
不过，作为公共关系的一种口语传播活动，游说策动是一个很特殊的种类，它是出于组织自身的需要而有求于公众的一种活动，因此从手法上看，它是主动的，但从地位上看是被动的。故此，游说策动要取得成功就必须注意如下几点。
1.要争取树立一个好的形象。游说者一般是找上门或凑上去进行劝服工作的，因此一开始就必须给对方一个好的形象感受。在这里，游说者个人的礼貌、礼仪、气质和语言运用水平等内外各个方面都是被游说者在作出选择前的参考系数。此外，游说者的背景情况也会影响到被游说者的判断，所以游说者在一开始就需要给被游说者一个良好的整体形象。这种形象的作用在对方对组织的认识还处于空白的状态时尤为重要，如红十字会的卫生组织号召公众献血，卫生队队长以及医生在主动献血后的现身说法，就会带动一些原先对卫生组织和献血不了解的公众做出献血的决定。
2.要巩固和发展已树立的良好形象。当通过一定的游说策动，被游说者已经对组织及其观点有了较好的印象，抱接受、认可或肯定态度时，或者当被游说者原已对组织及其观点有所认识并抱有好感时，游说者就要从巩固强化着手，尽可能引导公众从长远和全局的角度上来考虑组织提出的各种要求，并且还要尽量地发挥已有的感情基础优势，以便使组织取得公众的信任，这正如一些心理学的教科书中所指出的那样：如果想要使人们相信你是对的，并让他们按照你的意见办事，仅仅给他们提供一点好的意见是不够的，首先必须让他们信任你，甚至爱戴你。
3.要努力改变组织在被游说者心目中的不良形象。当被游说者对组织及其观点已有成见或误解时，游说者就需要扭转这种被动局面和不良形象。游说者在进行这种比较困难的游说工作时，要注意从细处着手，从具体的事件细节着手，以提供确凿可靠的信息的方法来让对方正确了解自己，逐步排除或消除对方的负性态度趋向，并在交流中尽可能地避免出现相互对立的意见或情绪。与此同时，游说者除了要通过细致的解释以显示自己的诚意外，还必须从谈话的内容上和感情上表示双方距离接近。
