电话是现代社会最常用的通信工具，有人认为，打电话是最平常不过的事，没有什么可以研究的，其实，这里边还是大有学问的。如果忽视接打电话的礼节，轻则会被人认为我们缺少起码的礼貌与修养，重则可能会影响到单位的利益，甚至会失去一个重要的客户，这不能不引起我们足够的重视。
◎ 给电话“加温”
现代社会是信息社会。无论是生意协商还是社会交往，人们都会利用电话来交流信息，因此打电话、接电话中的礼节显得十分重要。
电话交谈与当面交谈最大的区别是“只闻其声，不见其人”。电话交谈只能听到声音，它不像当面交谈，人们可以运用表情、姿势来作为辅助手段。因此，嗓音在电话交谈中起着很大的作用。不少公司把“嗓音在电话里听起来好听不好听”列为招聘秘书的重要条件，是有一定道理的。人们在用电话进行联系时，如果听到的是甜美的声音、亲切的话语，便会觉得愉悦温暖，感到自己受欢迎；反之，如果听到的是冷冰冰的声音、粗鲁的话语，便会产生误解，认为对方不喜欢自己，甚至在心里认为对方是一个没有修养的人。
十几年前，我国的一位大学教授接受了美国一所大学的聘请，担任教学任务，被安排与两位台湾学生同住。初到那天，两位学生到车站去接他，一切都很顺利。相处3个月之后，两位学生中的一位笑眯眯地对这位教授说：“根据我们3个月的观察，发现您是一位和蔼可亲的老师！”教授不由吃惊地问：“哦？你们发现我和蔼可亲居然花了3个月的时间！那么一开始你们认为我是怎么样一个人呢？”那位学生不好意思地笑了：“我们认为您是很凶的人。”教授更是大吃一惊，急忙追问：“我们从未谋面，你们怎么会有这样的印象呢？”
原来问题出在打电话上，临走前一天，教授打电话告诉两位学生什么时间去接他。由于当时我国电话还未普及，所以一般人只能到公用电话亭里打电话且声音都很大，而当时无论在港台或是美国，打电话和平时聊天的语气语调并无多大区别。这样一来就产生了“不接轨”的现象，教授在电话里的声音听起来像在命令这两位学生，使学生感到教授是一个很凶的、盛气凌人的人。
可见，声音是有“温度”的，它在电话里可以真切地表现出你的感情。那么，怎样才能使别人在电话中感到你是一位热情、亲切的人呢？
1.贯彻表情
当你微笑时，你的嘴角就会往两边拉开，双唇向上下展开，这无疑使你的舌、颚、齿龈这些发音部位往前推了一步，而且处在开放状态，这时你说话的声音听上去就要明亮一些，就有“笑着说”的感觉。而你如果板着脸，嘟着嘴，这时你的各个发音部位都往后退了一步，而且像是闷在坛子里，这时你说话的声音听上去就沉闷得多，给人的感觉就是“不高兴地说”。
2.掌控情绪
声音的“温度”也可以和声音的轻重缓急配合运用，它与说话者的情绪有着很大关系。同样是“热”，也还有“热情”与“热心”的区别，表现在速度上就会有所差异。比如，一个热心助人的大姐，语速必定会快一些，也轻柔一些，与热情洋溢的青年诗人有所区别。同样是“冷”，也还有“冷静”与“冷淡”、“冷漠”的区别。“冷静”的语速会慢一些，是一种思索型的语言；“冷淡”是一种敷衍的语气，语速应该适中；而“冷漠”则是事不关己、高高挂起，甚至是不耐烦的语气，应该是中速偏快。如果我们用同一个语句反复用不同的节奏来说，就可以明显地感受到它的不同。
此外，嗓音的抑、扬、顿、挫，也同样能表情达意，影响声音的“温度”。一个又高又急的声音会使人感觉“粗暴”，而一个轻柔缓慢的声音则会使人感到“耐心细致”；一个顿挫分明的声音可使人感到“有决断”，而一个又尖又快的声音则可能使人感到“浮躁”。
可见，我们必须善用声音的“温度”，以使电话成功“加温”，营造最佳说话氛围。
◎“打”出你的风度
随着科技的进步和社会的发展，电话通信事业突飞猛进，特别是随着移动电话的广泛使用，电话已成为人们十分重要的联系交往工具，是交流感情的重要手段和方式之一。许多人都认识到了这一点，在自己的工作中和生活中充分利用它，从繁忙的时间中挤出一些时间，给父母和亲戚朋友们打个电话，唠唠近况，谈谈感想，联络感情。
但是，在打电话时，必须注意以下几点。
1.开场白简明扼要
电话接通后，应有一个用词准确、简明扼要的开场白。首先要问候接话人。再自报姓名以及找谁。打电话的人如不先自报家门，常会使对方莫名其妙。待需要找的人接电话时，也要先问候一下，然后再转入正题。
2.声音清晰适中
人的声音通过电话线，传到对方的耳朵里时都会与原音有所差异。一般来说，电话里的声音总是较原声音模糊，因此打电话时，要对准话筒，把声音清晰准确地传达给对方，但也不能嗓门过高。在电话中交谈，不能完全按照平时说话的习惯，要有一种适应电话表达的节奏和速度。音量太高或太低，都会使对方听起来吃力。一般情况下，口正对话筒，唇离开话筒3厘米左右即可。
3.态度真诚坦率
虽然接电话的那一方看不见你，但你仍需要精心塑造出自己的声音形象。当你那热情洋溢、亲切友好的声音通过话筒传过去时，对方就会感受到你的真诚和坦率。同样，打电话的姿势也不可忽视，姿势也会影响到声音的清晰度和活力。坐不正或躺着说都会影响到声音的传播。打电话时要坐直身子或站着说。
4.适时和设身处地为对方着想
当你打电话时，可能正巧对方有事要出门，或正在开会，或正在处理重要公务。因此，打电话时要懂得设身处地为对方着想，首先要问清对方是否方便和自己谈话，如果不方便就需另换个时间再通话。打电话还要注意时间，吃饭的时候、午休的时候、早晨上班前和晚上10点后，除非是特别紧要的事情或有约在先的，否则都不应打电话给人家，以免干扰对方。
◎“接”出你的修养
一家大公司的总经理打电话给一家报社，询问这家报社广告部主任的电话。他声明是来做广告的，而且想长年做下去。报社的文字编辑梁小姐接起电话后，颇不耐烦地说：“广告部的人长年在外头跑，你要么打到他家里去，要么打手机。”这位总经理说：“对方的手机似乎出了毛病，可以把他办公室或家里的电话告诉我吗？”梁小姐用嘲弄的语调说：“你问我，我去问谁？”总经理有些不高兴，大声地说：“你们报社怎么这个态度？做广告是养活你们全体的，老于（广告部主任）吃尽千辛万苦才跟我们谈下来，总不能到了临签合同的时候倒被你们冲掉。”也许是被总经理居高临下的口吻所震慑，梁小姐的态度转变了，改口说：“我替你找找看。”总经理便在电话这头听到窸窸窣窣翻纸的声音，最后，梁小姐在电话里报了三个电话号码，总经理立刻追问说：“哪个号码是近期的？”梁小姐随意地说：“我也不知道，一是广告部的人天马行空，通信手段多变，跟我们不搭界的；二是单位里的人，做完事就走，互相之间从来不管闲事的。”
总经理挂上电话后，有点失望，确切地说，是很失望。他没有对梁小姐亮出他的最终来意：按照老于的要求，他所在的公司不仅想成为报社的广告大户，而且，为支持文学事业，他们还打算每年无偿支援报社20万元，成为一名“慧眼识珠”的“文学伯乐”。现在，总经理却对自己的决定充满疑惑：他应该支持这样一家报社吗？同事之间已经很久没见面了，但他们却觉得心安理得，并不觉得彼此之间应该扶携互助……这样的报社会有前途吗？每年给它注入20万元的资金就能使它生气勃勃吗？
最后，在广告部主任老于的好说歹说下，这位总经理最终同意了在报社做两期广告，但无偿援助和成为报社“协办单位”的事，他却只字未提。老于在洽谈会上对总经理使尽眼色，眼珠子都红了，却无法挽回事情的结局。
梁小姐的一席回话，带给这家大公司的变化是：总经理回到公司后，立刻就要求各部门经理回去打印每位职工的通讯录，要非常详尽，打印好后张贴在每位职工的抽屉侧面，从此将“你问我、我问谁”列为接电话的禁语。
接电话是一门学问，它能够充分地体现出接电话者的素质与修养，它既可使一件事功败垂成，又可使一件事事半功倍，关键在于你如何“接”。在美国，一位书商打电话给一名小说界怪才的经纪人，想知道经纪人对小说家的全部创作动态和成效是否了如指掌，就问他如何与隐居的小说家取得联系。其实，书商明明知道小说家习惯在创作期间拔掉电话。但这位经纪人却没有被难倒，他告诉书商在一个具体的时间内，穿睡衣的小说家会去代邻居遛狗，此时打邻居家的电话即可找到他。书商的反应可想而知，从此，他跟经纪人之间建立了深厚的信赖关系。而这仅仅是因为经纪人提供了一个有用的电话号码，他没有略带嘲弄地说：“你问我，我去问谁？”
这就是接电话的修养，它能表现出你的礼貌，表现出你的耐心，从而把接听效果做到最佳。
1.训练敏锐听力
接电话时必须全神贯注地倾听对方说的内容及其意义是什么。此外，还要注意听取对方对有关问题的表达方法。如果对方说的不清楚，可以客气地让其再重复一遍。
2.学会停顿与应诺
接电话时没有听清或没有听懂的问题要及时运用停顿的方式促使对方重复一遍。同时要一边听一边表示应诺，告诉对方自己是在注意地听他说话。如果不及时应诺，对方会感到不安，认为你没有听他说话，这样就会造成误解，而且也是不礼貌的。应诺的语气要平和诚恳，如“是、好、对、嗯、啊”等，既不能粗暴也不能微弱。如果在接电话时有人问话，要向对方说明后再中断通话。
3.保持礼貌
在办公室里通常会接到许多电话，拿起听筒后，应先报出自己所属的单位，然后问清对方的姓名，再转交对方所要找的人。在办公室里接找别人的电话而对方有留言时，要主动报出自己的姓名并表示转告，以便让对方感到放心。有时手边正在做一件紧急工作，虽然听到电话铃响，但却无法前去接听，待要接听时，对方已等候一会儿了。此时，拿起听筒要先说：“对不起，让您久等了。”这不仅仅是礼貌问题，也是一种修养和风度。
