初始计划Initial planning
秘书长决定进行一次公务旅行。我们已经确定无论他去哪里，发言人都要伴其左右。最初几个步骤是什么呢？发言人需要和秘书长办公室即将担任旅行协调员的人进行协调。每次旅行都会有一位旅行协调员，此人负责处理旅行中的一切计划和管理上的具体事务，而且在此之前已经做过多次这样的工作了。
旅行协调员在咨询过秘书长办公厅主任和秘书长本人之后，会做出一份代表团成员名单。秘书长喜欢小型代表团，通常不超过15个人。（相反，美国国务卿一次典型的出行通常有几十人随行，而美国总统出行则有几百人随行。）代表团成员通常包括秘书长夫人，她有自己的工作计划（她也要承担一些活动项目才得以有理由随行）。对于娜内·安南来说，她的工作计划中一般会包括妇女儿童事务———和当地妇女团体会面，或者参观孤儿院和艾滋病医院。如果她的工作计划中有很多活动，她会带一名私人助手协助她处理媒体关系。
我们已经提到过了，代表团有旅行协调员和发言人。如果出访有很强的政治意义———大多数情况下都是如此———便会有一名政治顾问随行，甚至可能是政治事务部的负责人。如果代表团的行程内容与维和有关，维和部门的负责人也会加入其中。
如果旅行中会有一两个重要演讲，需要在出访过程中随时对演讲稿进行修改的话，那就还要带上演说撰稿人。演说撰稿人还可以兼做会议和官方电话的文案记录。出访过程中会有很多会议和电话，因此代表团会带上一名政治官员作为正式的文案记录人员；此人一般来自政治事务部，并且对出访目的地非常了解。旅行还需要一位举足轻重而又任劳任怨的秘书，从与秘书长最为亲近的四位秘书中挑选。另外，还有秘书长4位安全人员中的3位。
现在我们有13到14人。我们还差谁？
当然是记者！如果你希望媒体能够最大限度地报道你上司的出访，让记者和你们一起去！
记者喜欢这样，因为他们可以更加接近秘书长。他们有更多的机会。例如，他们可以和秘书长在飞机上聊天。他们的上司，也就是那些编辑们之所以同意为记者们支付跟随秘书长进行长途旅行的费用，就是希望看到他们对出访情况进行连续报道。因此记者们是受命在身。发言人应该让记者们尽可能多地接近秘书长，还要使记者们能够有时间和设备来琢磨发送他们的稿子。
问题是，谁都不喜欢记者。安全人员不喜欢他们是因为他们会使代表团更为庞大，而使安全工作更加复杂。旅行协调员不喜欢他们因为这会增加他工作的难度。事实上，记者的加入加重了每个人———特别是发言人的工作负担！而且坦率地说，秘书长的工作任务本来就已经非常艰巨，他会把他们看作一种额外的负担。他不得不接受更多的采访，不时地告诉他们事态进展；他自己可以支配的时间也会因此而减少，而可自由支配的时间对于进行长时间出访的秘书长来说非常重要，因为他必须保持精力充沛。
那为什么自找麻烦？原因很简单。如果那次出访很重要，公众需要了解情况。而要想让人们了解情况，最好的办法就是让记者随行，这样每天都会有报道告诉人们秘书长的行动。这是免费的宣传！如果你雇一个公关公司、从而让世界上各大媒体每天都出现你的信息，这可能会让你破费数十亿美元。但是让记者随行不费你一文钱，只不过有一些额外的工作罢了。
而且，如果你的上司是科菲·安南，待人和善，工作勤奋，致力于推动世界发展，那你就没有什么事情好隐瞒的了。相反，如果记者能够近距离地看到他是如何工作的，越了解他就会越尊重他。在他们长时间地对他进行报道后，我相信，这些报道将会更加全面翔实，更加富有同情心。
因此发言人得试着向旅行协调员、政治顾问、演说撰稿人、秘书，尤其是保安人员解释，让记者们随同秘书长出访符合联合国的最大利益。发言人不需要向秘书长本人解释———他十分清楚个中缘由———但是发言人有时不得不提醒秘书长值得做这种牺牲。
通知出访Announcing the Trip
现在，我们如何让记者们登机呢？这里有一个问题，因为秘书长出发之前，我们不能告诉任何人秘书长要去哪里，直到出发前一天。这是自纽约世界贸易中心遭到攻击之后采取的一项新的安全防范措施。
那我们是如何提醒媒体，使他们有时间从他们的上司那里获得批准、得到经费以及签证等等呢？
我们会给联合国记者联合会主席发送一份通知，说秘书长本月晚些时候这个月底将会出访亚洲，比如说。主席会通过电子邮件通知在大楼里工作的约200名记者。他们一旦得到消息就会一个一个地跑到发言人办公室询问：“他具体要去哪里？为什么要去那里？”发言人可以声明不允许将此时的交谈对外报道，然后告诉他们一些细节———换句话说，这些细节是为了让记者们准备行程，他们不可以对外报道这些谈话。
然后记者可能回到他们的编辑那里，问自己所在的报社或者广播公司是否会为他们的随行采访出费用。如果答案是“是”，他们就告诉发言人他们想去。
让多少记者随行？How many journalists to take？
现在的问题是，我们有多少空间留给记者？如果我们有很多空间，那让多少记者随行合适？
第一个问题的答案常常由我们将要乘坐的飞机型号决定。如果我们乘坐专用飞机，那么记者们想要接触秘书长是最容易的。但是联合国没有自己的飞机。（———比比看，世界银行据说倒是有两架飞机。）
如果秘书长日程安排很复杂，需要停靠很多地方，那么乘坐商务飞机又不切实际。于是我们就会借一架专用飞机。挪威或者瑞典有时会提供我们一架专用飞机。波斯湾地区的领导人也总是非常慷慨地把自己的飞机借给我们。不管怎样，以这样或那样的方式，我们会设法弄到飞机。
对于第二个问题，如果我们的飞机是波音727或者空中客车，于是就有足够的座位带上一个团的记者。有几次的确如此，我们带了二十多名记者。不过几年前我们出访苏丹的达尔富尔时，在乍得沙漠丢了一群记者。此后联合国安全部门定下规矩：随行记者不得超出10个。他们认为带上这个数目的记者比较合理。
于是我们现在只有10个记者的名额。如果有20个人申请，那该如何选择？为了公平起见，我基本遵循先来后到的原则。但是我必须保持平衡，确保我们至少有一个世界级的广播电视公司（BBC、CNN），一家广播台（法国国际广播电台、德国之声），一家主要的通讯社（路透社、美联社、法新社、新华社），以及一个地方性的新闻机构。典型的电视记者组由一名摄影师、一名音响师和一名记者组成。再加上，如果你让三名电视摄制组成员随行，你的10个座位就已经占掉9个了！因此，挑选10名记者形成完美组合，同时又让每个人都开心，并非易事。
发言人办公室这时会发一封信给联合国驻出访目的地国家的使团，给他们一份“随秘书长出行”的记者名单，要求他们协助获得签证。通常他们都能够办到。
每个被访的国家几乎都有一个联合国办公室，负责和当地外交部门就访问具体事项进行联络。我们要求办公室为记者们预订宾馆，同时安排他们往返于机场的交通工具（大巴、轿车或面包车），并将这些接送车辆作为秘书长车队的正式组成部分。
他们事实上成了秘书长代表团的组成部分，尽管我们不这么称呼他们。
旅行计划Trip Planning
在离开纽约之前，我们会召开一些计划会议。作为代表团成员之一的发言人当然要出席。其中一次会议是关于出访的政治内容，常常由政治事务部门的负责人主持。他鼓励大家讨论秘书长在出访的每一站应该说些什么———比如某地政府在经济发展和保护人权方面做得比较好，秘书长应该加以鼓励；另一地政府做得还不够，秘书长应该加以促进。
对于出访时要发布的信息，旅行协调员要另外开会。首席演讲稿撰写人会列出秘书长此行即将发表的主要演说的主题，发言人描述被访国家的媒体环境。在这些讨论的基础上，发言人和首席演说撰稿人联合给秘书长提交一份备忘录，为每一阶段的媒体活动提出建议———例如接受采访、举行新闻发布会和参观编辑部等。
一旦计划完成，我们就要准备出发了。有时候，计划还没有最后敲定，我们就出发了；但那种情形留待它日来谈。记者们和代表团其他成员聚集在机场。他们可能会和政治事务部门的负责人聊天，因为他也是一位重要的联合国人物，而记者们无法经常见到他。秘书长不与我们同行，等他到达机场后，我们所有人都登上飞机。
在飞机上On the Plane
我们在专机上安顿好。秘书长乘坐专机出行时，经常穿一件红色开襟毛衣。
用餐后，他常常从他的私人包厢里走到飞机的后部，向每一个记者问好。他可能会站在过道里，和他们一群人聊天。摄像机可能被打开，录音机也开始工作。秘书长借此机会来用他自己的话表达此行的愿望和目的。如果记者们比较幸运，他会给他们做一次简短的原声访谈。
发言人要组织这种活动。他可能得去看一下秘书长，提醒秘书长是否该对媒体说点什么。可能还得为记者们统筹安排一下，让摄像机摆放角度合适，以使每个人都可以录到这场交流对话。他也经常得做出判断，判断媒体接触应持续多长
时间。发言人自己也有一个录音机，会录下秘书长在此行中对媒体所说的一切，而且他会让人把其中的大部分打出来———或者很可能，他得亲自在其他人都睡觉的时候做这一工作———然后再发布到网上。
还要记住一件事情，飞机上的录音环境非常糟糕。引擎的轰鸣声几乎掩盖了所有其他的声音，录音效果很差。广播和电视记者在这种交流中很难得到高品质的声音———他们更愿意在地面上录制秘书长的原声采访。但是让秘书长跟他们谈话，他们总是会很高兴的。
除了原声采访之外，记者也需要具体的有关此次出访的背景信息。在必要的情况下，我经常试着安排飞机上的高级官员与记者们进行有关背景信息的交谈。媒体非常喜欢这种深入的交流。
收取多少费用？Howmuchtocharge？
美国媒体通常不允许他们的记者接受赠品或免费供给。但是我从来不会向记者收取航空费用。原因很简单，通常我们不用支付飞机费用，这是某个政府所赠。有些新闻集团拒绝让其记者免费，但是如果我坚持，他们最后还是会接受。记者们自己支付住宿费用、餐费和一些额外花销，但由我们来解决飞机。
每日报告The Daily Report
一旦秘书长入夜安顿下来，发言人就要开始撰写每日报告，很可能是在引用秘书长当天告诉记者们的此次出访的目的。
这份由发言人撰写的报告，将会成为联合国对于此次出访的官方文件，会在对该国的访问结束之后出版。发言人会每天发送一部分到纽约，简会进行编辑，然后把各个部分组合成一篇有关出访某一国家的脉络清晰、内容连贯的报告。这些报告是一个国家接另一个国家地发行的。不管我在哪里，简
都会用电子邮件把她的草稿发给我；不过她的工作非常出色，有时我未经仔细阅读就直接批准了，这就是属下得力带来的享受。
抵达The Arrival
让我说说我们第二天到达第一个目的地的情景。飞机在跑道上缓缓滑行直至停下。秘书长不再穿他那件红色开襟羊毛衫，而是穿一身正式的西装，洁白无瑕的衬衣，配着一条很有品位的领带；他看上去休息得不错，精神焕发。他的妻子伴随其身边，穿着根据所访问的国家而挑选的衣饰，得体而高雅。她生性怕羞，微笑的时候神采生动。在停机坪上，红色的地毯已经铺好，军乐队正在演奏。一大批政府官员已经在等候；和他们在一起的还有联合国在该国的各种机构、基金会和组织的代表。迎接的队伍很长。
飞机停下来后，谁第一个出来？
当然是记者们。为什么呢？
因为当秘书长走出飞机踏入阳光，携夫人走下楼梯，被手捧鲜花的儿童热烈欢迎的时候，电视摄像机和需要固定不动的摄影师们可以找好位置进行拍摄。
发言人要留神照顾他的记者们，因为有时东道国的安全人员会对他们不太礼貌。他还要留神秘书长。他得随时手拿录音机，以备为秘书长在当地政府设置的st akeout对媒体讲话录音。发言人还要试着去找他在东道国的联系人———联合国信息中心驻该国的工作人员，他会告诉发言人记者的车在哪里等候；同样重要的还有，发言人自己的车在哪里。此人还会交给发言人一个文件夹，里面装有你坐飞机这段时间里发生的新闻事件报道。
我不和记者们坐一辆车，虽然那样会平等些。首先，我想在东道国的眼里树立这样的观点：发言人是代表团的成员，而不是媒体成员，这点很重要。第二，如果秘书长对媒体做过任何评论，我可以利用乘坐专车的时间把它誊写出来；也可以利用这点时间阅读最新新闻，与信息中心的负责人交谈，或者思考访问的下个阶段应该做什么。
欢迎仪式结束后，车队会迅速地把秘书长从机场接到他位于首都市内的宾馆中。如果一切都照计划进行，发言人和记者会在同一车队。但是在宾馆里还有一群记者在等着，他们通常都是不能或者没有进入机场的本地记者。秘书长在一号车，发言人在第十一号车。发言人在车没停稳的时候就要跳下车，跑到秘书长的车前，手里拿着录音机；一旦秘书长对等在那里的当地媒体发表言论就录下来。要做这件事，你最好年轻力壮。
在宾馆At the Hotel
秘书长现在安全抵达他的房间。发言人还要确定其随行记者也都按计划入住了宾馆。
发言人随后发现当地联合国信息中心的工作人员已经把新闻办公室准备好了。他会检查一下他们的准备工作是否完全符合要求：三到六台可以接上互联网的电脑、传真机、高速影印机、电视机和至少两名信息职员。一切都各就各位。
如果发言人已经记录下秘书长在机场对媒体说的话，他会把录音机交给一名信息职员誊写成文字稿。
信息职员也一直在互联网上追踪世界新闻动态，他会交给发言人一叠打印好的来自报纸和通讯社的新闻稿。发言人会把这叠资料从头到尾看一遍，挑出他认为秘书长值得一看的最为重要的新闻。他把这些文章用绿色的笔标注出来，从而使秘书长可以快速地浏览这些材料———只需留意最重要的部分即可。然后发言人把这些新闻按照重要性的顺序重新排列，放到一个红色的文件夹里送给秘书长，同时在
白色的封面标签上标出日期和时间，作为当天第一次的“新闻餐饮”。（发言人出行时总要带上足够的文件夹和封面标签，为出行时一天三次“新闻餐饮”做准备。）
在长时间的飞行后，秘书长在他的到达当日往往需要养精蓄锐，直到次日早晨才进行他的官方活动。
发言人可能会要求政治事务部的负责人告知随行记者本次访问的目的，同时告诉他们第二天将会有什么样的活动安排。这些活动计划会在当天晚上排定，发言人会复印出来分发给随行的记者。这让联合国安全部门非常紧张，因为出于安全的原因，秘书长的行程安排是保密的。但是记者们需要了解这些细节，我赢得了告知他们的权利。
官方活动The Official Program
发言人也可以和东道国的外交部发言人联系，安排随访记者陪同秘书长的团队一起进入政府大楼，然后在秘书长开不对外会议的时候把他们安置在专门的等候处。如果在会后有媒体见面会或新闻发布会，随访的记者需要在工作人员的带领下前往会场。结束后再快速地带领他们回到车上，使他们可以跟上快速移动的车队，前往秘书长行动的下一站。
有的记者可能不想参加早上的活动，因为他对该活动不感兴趣，要呆在宾馆写稿子。对此不该有何异议。发言人要做的就是尽可能地帮助记者顺利进行工作。
如果有媒体见面会或者新闻发布会，发言人会让东道国首脑或者外长的发言人担任主持。秘书长发言人会限制自己的工作仅限于做记录，然后安排他的信息官员把录音打出来。打出来的文字稿会以电子邮件的形式传到纽约总部，分发给那里的媒体；还会发布到互联网上，让整个世界都可以看到。为了方便随行的记者，我们也会给他们发放打印出来的文本。
如果秘书长准备做一场重要的演讲，事先会把演讲文稿发给随行记者，让他们为写稿子提前做些准备。如果是一场高度重要的演讲，随秘书长出访的政治事务部负责人可以对随行记者团就演讲的主要内容进行陈述。
所有这些工作的目的在于帮助记者们写出其最为准确而全面的报道。
回到飞机上Back ontheplane
由于秘书长紧张繁忙的会议，他除了在公共场合对媒体发表言论之外，行程中间极少会对随行记者发布新闻。但是一旦回到飞机上，他就穿上他的红色开襟毛衣，漫步到后面的机舱，告诉他们他对出访该国家的感想。
除了这些群体采访，我试着让每个随同秘书长出行的记者都能有一点和他面对面沟通的时间。他当然反对这种安排，因为这意味着会有10个单独的采访。但是如果是一个长期的公务旅行，他通常会找到时间这样做。为什么这很重要呢？因为为了派出记者随同安南出访，各媒体都拿出了不少钱。如果行程中包含了和安南单独面谈的时间，那他们的投资就值得了。
为什么秘书长要牺牲这么多时间而令每一位随行记者高兴呢？因为如果他是一个政治家———他的确是的———他就会意识到，良好的媒体关系是他政治活动取得成功的一项重要因素。良好的媒体关系是一项长远投资。如果某位记者在跟随科菲·安南出访的过程得到了很好的对待，那么该记者就有可能在以后的报道中把安南往好的方面写。这也是人之常情。
发言人必须极其关心随行记者的各种需要。他必须确保记者们知道行程安排，知道重要内容，并保证他们的签证和用车安排就绪。他们会就我们在秘书长出访过程中体现于媒体方面的组织能力，来对整个联合国的工作做出评价。
道理就是这么简单。
