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第5章 做一个解决问题的人(2)

第三类,视语如金者。

这类人认为只有言简意赅才有价值,多说其他一语一言都是在浪费时间。结果他们不愿表达任何“显然费时”的意见,但这些意见可能在讨论中极富有价值。

你必须对这三类人加以分析,同时要求他们广泛地参与团体讨论,或在某些状况下让他们提出更细微、更吸引人的建议,并将这些建议付诸实施。

学会接受责任,停止对别人指手画脚

当今社会,不管在什么情况下,很少有人愿意为自己的行为承担责任。如果你问人们:“现今你公司最大的问题是什么?”大概你不会听到这样的回答:“我们公司最大的问题就是我!”人们的答案通常是另有他人。

你身边有那些时时事事总为自己找借口的人吗?不管在什么情况下,他们都会为自己没能完成任务找到借口。

对别人指手画脚或横加指责只会阻碍自己前进的步伐,对夯实我们人生和事业的地基毫无帮助。因此,停止对别人指手画脚,这是对自己负责任的表现。

学会接受责任,然后为自己的行为承担责任是每个成功人士的标志。但这个价值标准并没有得到应有的重视,因为在我们生活的社会中,这种价值标准并没有得到体现,虽然偶尔也会有,但毕竟很少。当错误发生时,大家表现出的举动常常是把责任推到别人身上或归咎于其他原因。“不是我的错”这种想法虽然很幼稚,却很普遍。很少有人真正想为自己的所作所为承担责任。

没有完成任务或者没有达到预期的效果,就随意指责别人,是一种不成熟的表现。人们通过指责别人达到减轻个人责任和缓解压力的目的,意味着他不相信自己的能力,极力扮演着“受害者”的角色。这样的行为不过是把责任从自己身上转移到别人身上,由此产生的短期效应可能是压力得到了缓解,神经稍微得到松弛,而长期的结果则是个人能力退化,自尊丧失。如果你选择了这样的方向,就等于大大限制了自己的潜力。而对自己的行为负责意味着了解自己的能力,并合理利用它,作出正确的选择。喜不喜欢,愿不愿意为自己的行为负责将直接影响下一步行动的进行及结果。

让我们看看究竟什么是责任?我们可以从两方面来看待这个问题。

一方面,责任就是当你在工作中接到任务或需要为顾客服务时,完成你的工作任务,获得预期的成效。承担责任意味着尽力完成别人安排的工作任务。

另一方面,负责任意味着以一种有责任心的态度去完成任务。这种责任来自于个人内心的动力,它促使你朝着成功的方向努力。

前一种责任意味着尽力完成别人安排的工作任务。后一种责任意味着以一种有责任心的态度去完成任务,这种责任来自于内心的动力,它促使你朝着成功的方向努力,圆满完成自己应该完成的工作。

别人可以要求你对工作负责任,但是内心的责任感是别人无法强迫的。内心的责任感无论发生了什么事情都与你形影不离。不管结局成功与否,你都必须做一个有责任心的人。

不管你说过什么,还是什么也没有说,事情都会受到影响;同样,无论你做了什么还是什么也没做也会对事情产生影响。你为掩盖自己的缺点指责别人时,你是在把自己的能力转移给别人。

每一位员工所要做的就是,了解自己在公司中的独特作用,如同坐在划艇上,明确知道自己的位置,之后朝着同一方向划桨,直至目的地。

当事情做不好时……

当我们努力要办好一件事却办不好的时候,就要停下来,不要再把时间投注到这种没有结果的努力中,并且要分析问题所在,看看能不能找出解决的办法。你遭遇挫折的原因可能有下面几种:

1.缺少事实材料

如果你不充分掌握事实材料,你自然就不能顺利地写好报告或准备好讲话,材料掌握充分了,也就水到渠成了。

2.与上司的看法不一致

与上司意见不一使你左右为难,因为在你内心深处根本就不相信该项工作有什么价值,或者不相信上司指示的可行性。那你就不要再让这种不安折磨你,而要面对事实,分析利弊,并且大胆地去找你的上司,提出不同的行动方案。如果上司不同意你的方案,若是小事,就快一点把它做完,然后把它忘掉。

3.无从下手

或许该工作太复杂了,你想不出该如何着手,那你就要运用分解的方法,使大事变成一件件易于完成的小事。

4.身在庐山中

或许你陷入该问题之中,而看不到问题的全貌,那你要向别人请教。不论他们有没有好的见解,光是向他们解释情况,常常就能澄清你自己的想法,并且有时可以激发你自己找出解决的途径。

5.疲倦

创造性的想法是强迫不出来的。如果你很努力去解决一个问题而没有任何进展,最好的办法是把它留到明天做。有的时候,解决问题的办法不知不觉中就冒出来了——甚至在半夜里。

了解了原因,我们就会找到好的解决办法。当事情做不好时,你应该做的是这些:

1.问清楚工作的目标与要求,避免重复工作,减少错误。

通常的情况是,你不知道自己应该做什么。而这个时候,工作的目标对你的工作会有什么样的影响?这个目标对你的意义是什么?当你理清了所有的问题后再开始工作也为时未晚。

此时,你必须理清的问题包括:

——我现在的工作必须作出哪些改变?

——可否建议我,要从哪个地方开始?

——我必须在哪些方面加以格外的关注,以避免影响目标的达成?

——对于工作要求,有哪些可用的工具与资源?

2.懂得拒绝,不让额外的要求扰乱自己的工作安排。

对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情,你总是担心:“会不会因此丢了工作?”“我和同事之间的关系会不会因此变得紧张?”“老板会不会因此对我存有偏见?”

拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让别人的额外要求让自己陷入忙乱的工作局面。

3.主动提醒老板排定优先级,减轻工作负担。

“手头的工作都已经做不完了,又丢给我一堆的工作,实在是没道理。”当老板布置一份工作给你时,这样的抱怨经常会从你办公室传来。但是,有没有想过问题可能是出在自己身上?你有没有适当地反映真实的情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。

你当然不可能同时完成这么多的工作,那么为什么不主动地帮助老板排出工作的先后次序呢?不是不做,但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益,必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行,需要哪些支持才能在期限内完成。

当你作好以上的准备时,再开始与老板面对面讨论,你可以问:“未来几天或几星期内必须先完成哪些任务?”或是直接告诉他:“我已经先排定未来几天应该优先完成的工作项目,想听听你的建议!”总而言之,把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅可以减少自己的工作负担,更可以提醒老板,让他了解你的实际工作量。

最后提醒一点,在与上级讨论的过程中必须时时站在领导的立场思考,体谅他所面临的困难。你该做的是协助上级解决问题,而不是把问题推给上级。当然,更不应该自己承受问题,这样的结果只能使自己陷入困境。

4.汇报时,以少量的信息传递自己的观点。

多数人在向上级报告工作时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办”?美国商业心理顾问公司的心理学家约翰·维佛(JohnWeaver)所进行的研究显示,有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的资料不够多,感到恐惧的人数比例就会更多。

其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果再缺乏解释,那么对于老板一点帮助也没有。“内容精简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地作决策。”这是维佛在访问了多位资深主管对于员工报告内容的要求时,所得到的一致回答。

5.没有与上级达成一致时不要强求。

上级对你的意见通常会有以下5种可能的回答:

——完全同意:“我完全同意你的看法,也会全力地支持你。”

——同意:“我并不是完全同意,但是我相信你的判断。”

——不置可否:“我不同意你的看法,原因是……不过很谢谢你的意见。”

——不同意:“就照我的方法做。”

——完全不同意:“我决不允许有这样的想法,更不允许其他人有这样的想法。”

如果你发现,上级的回答多半是前三种情况,就表示这个主管是可以沟通的,愿意接受别人的想法。如果多半属于最后两种情况,就代表他是不容易沟通的人:不愿意接受别人的意见、作决策过于果断、很少进行自我反省、对待问题存在情绪化……不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。

如果真的遇到这样的上级,无法与其达成一致意见时,就不必再浪费时间或精力作无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须作出选择,你是否能够接受这样的工作现实,凡事只依照上级的意见做事;或是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。

6.取得了信任,不需要反复地争取资源。

在经营成本的压力下,要向公司争取更多的资源,可不是一件简单的事情。尤其是涉及到钱的问题,事情似乎就变得复杂许多。

然而,多半时候,争取预算成功与否并非仅是关于钱的问题,它更是人际关系与信任的问题。如果上级信任你可以真正解决问题,为公司创造利益,自然而然可以得到你要的预算。但是如果他对你没有足够的信任,即使公司有再多的盈余或者只是争取一小笔的预算,都很困难。

不要只看到钱的问题,如果你一直陷入数字游戏当中,情况对你永远是不利的。公司必须面对严酷的经济压力,永远是希望可以用更少的钱,创造更多的效益。

上级对你的信任来自于你解决问题的能力,所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的上级感到最头痛的问题?

——无法依照原定计划完成。

——无法掌控情况,对于未来感到不确定。

——希望员工能够做得更多,减少更多的成本。

当你在争取预算时,必须先想清楚上级可能担心的问题,作为你的说服理由,这是最有效的。例如:“如果再增加两个人,只需要6个星期,就可以按照预定计划完成。”

而且,不要只强调你的单位或是部门的需求,你争取预算的目的是为了帮助上级解决问题,达成目标。所以,你的重点在于上级所担心的问题,而不是预算数字。

7.专注工作本身,才会有好的表现。

绩效评量本身立意良好,我们每一个人都应该随时知道自己的工作绩效如何。只是多数企业的情况是,绩效评量被过度操作,有各种不同的名目,还有复杂的计算。上级根本没有足够的时间作深入的评量,最后只是沦为数字游戏。

公司真正的目标是扩大控制、减少成本,绩效评量的制度让公司有合理的借口可以开除不胜任的员工。员工为了保住工作,只想着该怎么让自己的成绩好看一些。

事实上,你根本不必把精力花费在这些数字游戏上,不要因为公司今天要考核外语能力,所以你开始自费上课恶补;某一天公司决定加入企划能力的考核项目,你又开始烦恼该怎么办。这样只会让你疲于奔命,结果却适得其反。

要有好的绩效,你的出发点是工作本身,而非绩效评量。你只要想到以下的问题:该怎么把这件事情做好?你必须加强自己哪方面的能力?当你顺利完成目标、有了具体的成果,自然会有好的评量结果。

你要懂得与上级沟通,尽量提出具体的问题,例如,领导对你所排定的进度是否有什么意见?你应该随时和上级沟通自己的工作表现,而不是只在每年一次的绩效评量时沟通,这样你可以事先知道自己的缺点在哪儿,及时作出改正,同时也可以了解上级的期望。

每隔一段时间就要咨询上级自己原先的工作安排有没有必要调整。也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底设定的,然而当环境有所改变,先前所设定的目标势必要作出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。

当你做到以上两件事情,你便可以随时了解自己的工作绩效,自然可以达成具体的成果与绩效。

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