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第9章 商务社交礼仪(1)

每个人在进入就业市场之初,心中忐忑不安自是难免。就连已在商场中打滚了数十载的顶尖经理人也不得不承认,当进入一个陌生的新领域、处于混沌不明的情况中,或者与素未谋面、只略知一二的人打交道时,心里面也仍不免会觉得有些七上八下。

在工作环境中让周遭的人觉得自己是个平易近人的人并与大家都能维持良好的社交关系,是每个上班族衷心所愿的事。而要成为一个平易近人的经理人,首先是要让周遭的工作伙伴觉得跟他一块儿工作是很轻松自在的。

没有一个人会愿意因为自己不成熟或无知的行为表现,而成为别人关注的焦点。

一个平易近人的人之所以能够在工作场合表现得随和大方,主要源于他的“无私”,使他得以达到“忘我”的境界,形之于外的举止便不会显得局促不安。而一个人想要与他人融洽地相处,并不需要借助于名家设计的服饰,只要在日常的谈话中,将“请”、“谢谢”、“对不起”经常挂在嘴边就可以了。不必开着进口的名牌跑车,也不必说一口流得的外语,更毋须懂得在点菜时如何挑选一瓶好酒,就足以给所有的人留下深刻的印象。

一个商业企业要生存和发展,同样不能没有社会交际与商务交际。进行社会交际与商务交际除了与人为善,讲信重义以外,遵守社交礼仪则是人们顺利地进行社会交往、促进事业成功的重要条件。

一、商务会见礼仪

介绍的礼仪

1.介绍的顺序原则

把男士介绍给女士。

把晚辈介绍给长辈。

把职位低者介绍给职位高者。

把公司同事介绍给客户。

把非官方人士介绍给官方人士。

把本国同事介绍给外籍同事。

2.你应该这样作介绍

介绍时说明被介绍的人是谁。

例如:“王先生,请见见我的女儿张敏,这位是王总,是本公司的董事长。”

介绍时多提供一些相关的个人资料。

例如介绍某人是大使时,别忘了说是派驻到哪里的大使;介绍某人在某个行业做事时,公司名称与他的职务也不要遗漏了。这样,被介绍的双方在之后的交谈中,比较能够找到话题。

介绍时记住加上头衔。

你所介绍的人如果有任何代表他身份地位的头衔,如博士、部长、董事长等,在介绍时一定要冠在姓名之后。

当介绍一方时,目光应热情注视对方,要注意微笑着用自己的视线把另一方的注意力引导过来。

手的正确姿势应该是四指并拢,拇指张开,掌心向上,胳膊略向外伸,手指指向被介绍者。

握手的礼仪

握手除了作为见面、告辞、和解时的礼节外,还是一种祝贺、感谢或相互鼓励的表示。如对方取得某些成绩与进步时,赠送礼品以及发放奖品、奖状,发表祝词讲话后,均可以握手来表示祝贺、感谢、鼓励等。

1.怎样与女性握手

与女性握手,应等对方先伸出手,男方只要轻轻一握就可。

握手之前,男方必须先脱下手套。

按照国际惯例,身穿军装的男子可以戴着手套与妇女握手,握手时先行举手礼,然后再握手。握手时,应微笑致意,不可目光看别处或另与第三者谈话。握手后,不要当对方的面擦手。与女性握手,最应掌握的是时间和力度。一般来说,握手要轻一些,短一些,也不应握着对方的手用劲摇晃。

2.怎样与老人、长辈或贵宾握手

一般情况下,平辈、朋友或熟人先伸手为有礼,而对老人、长辈或贵宾时则应等对方先伸手,自己才可伸手去接握。否则,便会看作是不礼貌的表现。

握手时,不能昂首挺胸,身体可稍微前倾,以示尊重,但也不能因对方是贵宾就显得胆小拘谨,既只把手指轻轻接碰一下对方的手掌就算握手,也不能因感到“荣幸”而久握对方的手不放。

当老人或贵宾向你伸手时,应快步上前,用双手握住对方的手,并应根据场合,边握手边打招呼问候,如说“您好”、“欢迎您”、“见到您很荣幸”等热情致意的话。

遇到若干人在一起时,握手、致意的顺序是:先贵宾、老人,后同事、晚辈,先女后男。

不要几个人竞相交叉握手,或在跨门坎甚至隔着门坎时握手,这些做法也是失礼的行为。

3.握手还需注意什么

在社交中,除注意个人仪容整洁大方外,还应注意双手的卫生,以不干净或者湿的手与人相握是不礼貌的。

在外交场合,遇见身份高的领导人,应有礼貌地点头致意或表示欢迎,但不要主动上前握手问候,只有在对方主动伸手时,才可向前握手问候。

当遇到的几位都是上级时,握手应尽可能按其职位的高低顺序进行,但也可由他们中的一位介绍后,由你与对方一一握手致意。如同来的上级职位相当,握手的顺序应是先长者(或女性),然后再是其他人。

上级与下级握手同样要热情诚恳,应面带笑容,注视对方的眼睛,切忌用指尖相握,或敷衍一握了事。也不可在握手时东张西望或漫不经心,使对方感到你冷漠无情。

使用名片的礼仪

使用名片的礼节涉及到递交、接受和交换三个环节,是递、接双方都应注意的礼仪问题。

1.递交名片

做好递交前的准备,即在外出时将名片放在容易拿出的地方,以便需要时迅速拿取。一般男士可以将名片放在西装内的口袋或公文包里,女士可将名片置于手提包内。

递交名片要讲究场合。商业性质的横向联系,交际、社交场合中的礼节性拜访以及表达情感或祝贺场所可以递交。

掌握递交名片的时机。如果是初次见面,相互介绍之后可递上。若是比较熟识的朋友之间,可在告辞的时候递过去。

为表达对对方的尊敬,一般应双手递过去,特别是下级递给上级、晚辈递给长辈时,更应如此。

应将名片上的姓名对向对方,以方便对方观看。

应面带微笑地递交名片,同时还要说些友好礼貌的话语,比如“这是我的名片,欢迎多联系”,“这是我的名片,请多关照”。总之,动作要洒脱大方,态度要从容自然,表情要亲切谦恭。

2.接受名片

双手接过名片后,应从上到下、从正到反地认真观看,加深印象并以示尊重。不会认的字应主动向对方请教。

看完后要郑重地将其放在名片夹里,并表示谢意。如果是暂放在桌子上,切忌在名片上放其他物品,也不可漫不经心地放置一旁。

名片上印有对方的名字,是其人格的一个组成部分,分别时千万不要忘记带走。接收名片者应通过动作与表情来显示对对方人格的尊重。

3.交换名片

一般是地位低者、晚辈或客人先向地位高者、长辈或主人递上名片,然后再由后者予以回赠。

若上级或长辈先递上名片,下级或晚辈也不必谦让,礼貌地用双手接过,道声“谢谢”,再予以回赠。

迎送的礼仪

1.在迎接与送别时,应掌握如下基本内容:

得悉客人来访,应首先明确来访者的身份和地位,这是确定接待规格和档次的惟一标准。如果来访者是一位市长或某一集团的总经理、董事长,那么接待方也应派出与来访者的身份和地位大体相当的负责人迎接。

在外事接待场合,迎接外宾,无论是个人还是团体,也应事先确定接待规格,派遣与外国团体负责人或外宾身份相当的负责人,做好迎候外宾的工作。

2.做好接待的准备工作

在正式的外交场合、外事接待场合,要求接待者必须着礼服。在经济全球化的现代社会,在这种正规的接待场合,迎候者多是着西装。

根据来访者到达的时间,应提前15分钟到达机场、码头或车站。决不允许在来访者已经到达车站、码头或机场时,而接待人员尚未到达的情况发生。在一般商务活动和日常接待工作中,都应遵循提前到达的原则。

3.宾主相见的基本仪式

来访者抵达后,应相互介绍。一般由专门负责介绍的礼宾人员或者主人(迎候人员)一方的身份最高者,率先将主人一方的迎候人员,接照身份和地位的高低顺序,一一介绍给来访者中身份最高者。

介绍后的见面礼节,是握手礼,还是拥抱礼、鞠躬礼,应依据国际惯例和来访者所在国家、地区和民族的风俗习惯来确定。

如中东阿拉伯国家,宾主相见,可行拥抱礼;西方发达国家则在这种场合行握手礼;而在东亚、东南亚深受佛教影响的一些国家,则多行合什礼等等。

如果来客是贵宾,则应当安排献花仪式。

所献的花应该是鲜花,并注意花束的整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花等。献花通常安排在宾主见面和相互介绍完毕之后,由少年儿童或女青年献花。

在一般性的商务活动和日常接待中,如果来访者是彼此熟悉的朋友,那么,不必相互介绍,直接行问候礼和见面礼即可。

4.事先做好服务性工作

无论是外交接待、外事接待,还是商务接待、日常接待,都应事先根据来访者的身份和地位,以及来访者的人数,联系好宾馆。

如果来宾系贵宾,在宾主介绍之后,可直接进入机场、港口、车站的贵宾接待室,请贵宾稍事休息;也可以请来宾直接乘坐事先准备好的交通工具,前往下榻处。

如果来宾携带一些行李,迎接人员应当主动帮助来宾携带。应当注意,迎接人员一般不要主动要求帮助男宾拿公文包或帮助女宾拿手提包。

迎接人员在陪同来宾到达下榻处,并帮助办理好有关住宿手续后,不要马上安排其他活动,要给来宾留下充足的洗澡、更衣和休息时间。

迎接人员在大体告知来宾有关活动计划、第一次活动的时间以及有关接待部门的办公电话后,即可离去,以便来宾早些休息。

5.送别来宾的礼节

送别来宾时,应首先根据来宾的身份地位和迎接的规格确定送别的规格。

一般说来,主要迎候人员都应参加送别活动。

如果来宾系贵宾,则视具体情况,举行专门的欢送仪式。

送行人员可直接前往来宾下榻处,与来宾一起乘车到达机场、车站或码头。

来宾在上飞机、轮船或火车之前,送行人员应按照身份和职务的高低一一与来宾握手告别。

在来宾登上飞机、轮船或火车、汽车时,送行人员要向来宾挥手致意。待他们在视野里消失后,方可离去。

二、现代通讯礼仪

使用电话的礼仪

1.打电话之前与电话进行中

打电话之前,应先确定一个明确的目标,并言简意赅地加以说明。

打错电话时,不要忘记向对方诚恳的道歉,千万别粗鲁地将电话挂掉,这是非常不礼貌的。

接电话开始讲话前,先琢磨自己的措辞和音量。有时候事先留意一些细节,会使电话中的磋商进行得更顺利。

不能马上拨通电话时不要沮丧。这种情况常常会发生。

接商业电话要尽快切入主题,谈话应简短清楚,千万不要耽误对方及自己宝贵的时间。

当对方讲话时,不要一直保持沉默,应对谈话内容有所回应,即使只是回答“是”或“我同意”,都可证明自始至终都在聆听。

接听电话时不要吃嚼东西,因为通过听筒声音会放大,使对方耳朵不舒服,以为你没有诚意听对方说话。

如果进入他人办公室时,发现对方正在接听电话,应该退出来站在外头等候,除非对方招呼你进去,否则不要擅自闯入。如果有紧急要事洽谈,应告诉对方:“我有要事找您,能否耽误您一会时间?”如此对方就会立即挂断电话。

2.怎样结束不喜欢的电话

表示有一部紧急电话进来。

表示有事要处理或突然想起有个约会,可告诉对方:“陈先生,真抱歉,我必须立刻到会议室,我们下次再详谈。”

给对方保留下一次谈话的希望:“陈先生,我还有很多细节想要向您请教,我们可以改天约个时间,见面详谈吗?”

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