高一惠
【摘 要】 高校多校区并存、普遍实行网络管理的新形势下，传统的典藏存在的弊端，网络环境下ILASII软件在典藏中容易遇到的困难和对策，以及典藏人员所面临的挑战及应对措施。
【关键词】 典藏 多校区 网络环境ILASII
一、前 言
典藏是把分编好的新书根据载体类型、学科性质、流通方式以及读者特点、教学任务、科研需求等划分为若干部分，分配到各个馆藏点的过程。随着高校扩招、重组的发展，许多院校都出现了多校区、多分馆的管理模式，又加之当前数字化及网络化的技术的飞速发展，使高校图书馆传统的馆藏制度发生了深刻的变化，不仅馆藏资源的概念被重新定义成“现实资源┼虚拟资源”，而且馆藏结构也呈现出多元化、信息化、动态化的特征。作为高校图书馆馆藏建设流程中一个重要环节，典藏工作面临着新的挑战，典藏工作的职能也必将在新形势下被重新定位。探讨多校区、网络环境下普通高校图书馆的典藏工作对于优化高校图书馆馆藏建设，保障高校图书馆的馆藏质量和文献资源的利用率，使图书馆更好地为教学和科研服务具有重要的意义。
二、传统典藏工作面临的挑战
我国多数图书馆采取的是传统的三线典藏制的馆藏布局方法。三线典藏制是图书馆学的重要理论之一，是以美国图书馆专家R．W．Truesovel提出的藏书利用的“二八率”为理论依据的。根据这一理论，三线典藏制是按照读者的借阅需求和借阅方式进行布局的，它反映了文献利用分布高度集中和相对分散的规律。一线书库实际上为开架书库和阅览室。藏书特征是：利用率高，针对性强，具有现实性、推荐性的图书。二线书库为闭架书库或半开架辅助书库。藏书特征是：利用率较高，参考性较强，近期出版的书刊。三线书库为典藏书库。其藏书特征为：利用率较低的滞架书刊，陈旧过时的书刊，资料性书刊等，这些藏书一般不对外借阅，采用闭架形式。因此可以说，三线典藏制是按图书的新旧程度和读者利用率的高低，结合服务方式，把馆藏图书分为利用率最高、较高、较低的三个不同层次，分别组织一、二、三线书库的方法。由于多校区、网络化的新形势出现，使得传统的典藏方法面临着新的挑战。
首先，文献种类、文献布局和典藏地点发生了变化。网络时代的文献种类不仅包括物理实体馆藏，还包括以信息为单位，以网络为平台，以数字化为特征的虚拟馆藏。馆藏资源的概念完全涵盖了现实资源和虚拟资源两个方面。包括传统的文献资源和电子出版物，也包括必须通过网络才能获取，存放于异地的数字化资源。就拿西北民族大学图书馆的数字图书馆来说，非常重视电子文献资源的购置力度，不断加大对数字图书馆的投入，截至2007年前半年，我校图书馆已购置了20多个中外文数据库，它是由ILASⅡ馆藏书目数据库、民族文献篇名数据库、超星数字图书馆、清华同方CNKI系列数据库、万方学位论文数据库和人大复印资料数据库等组成，拥有电子文献60万册。电子文献基本涵盖了学校的各个专业，为教学和科研提供了强有力的信息支持。馆藏概念的延伸，从根本上改变了典藏工作的模式。数字图书馆的建设与发展以及图书馆业务的优化与整合，也给图书馆的典藏工作带来了新的研究课题。
在文献布局方面，高校扩招后大都形成了多校区、多分馆的状态。就拿西北民族大学来说，校本部图书馆现设有4个开架书库，1个版本书库，1个古籍文献特藏库，9个各具特色的阅览室，1个读者自习室；榆中校区图书工作部设有7个书库，3个阅览室。同时，图书馆还向读者提供书刊目录、电子资源、馆际互借、参考咨询等信息的查询和链接服务，已初步形成多层次、全方位、开放式、高效率的文献信息服务体系，为学校的教学和科研提供优质高效的服务。文献要照顾到全校哲学、经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、管理学等11个学科门类的47个本科专业，31个硕士点，中国少数民族语言文学博士点的教学、科研需要，还要满足广大师生的业余文化的需要。既要全面分散，又要相对集中；既要面面俱到，又要有所侧重，这样才能够突出本校的办校宗旨和办校特色。
在西北民族大学升为综合性大学以后，原有的专业结构发生了变化，由普通的民族院校成为多学科设置的综合性大学，新增了许多理工方面的专业，这就要求典藏人员不仅要严把图书的质量关，更重要的是要在复本量有限的情况下，依各校区专业设置、科研任务、读者层次的不同及对图书的需求侧重进行分析、判别，明确该图书的馆藏地，科学统筹、合理分配图书，满足各个校区教学、科研及重点学科的建设需要。
高校图书馆还应建立健全适合网络环境的典藏工作制度，对典藏人员进行必要的业务培训和思想政治教育，使典藏人员具有高尚的职业道德。
还应不断更新业务知识和专业技能，使其具有计算机操作技能和计算机网络知识，熟练掌握《中国图书馆分类法》和MARC格式中的各个字段、子字段、指示符的使用方法。能够运用专业知识和专业技能，及时发现问题并解决问题，并且做好目录数据库的维护工作。典藏人员还应熟悉各分校的专业设置以及读者对文献的借阅趋势，合理分配馆藏，优化馆藏资源。
总之，网络环境下的典藏工作最明显的特征是使书目数据库走向机读化。
要充分利用自动化管理手段和方法，建立适合本馆实际的典藏工作模式，提高工作人员的素质，提高工作效率，更好地发挥典藏的作用。
在网络环境下ILASII软件在典藏中容易出现一些问题，刚遇到这些问题时容易造成困难，但在不断的摸索中，逐渐发现了一些解决问题的方法，使自己的工作逐渐变的简单起来。
1．中央馆藏库无记录造成无法典藏。在典藏图书时，在一切正常的情况下，扫完条码，电脑上出现了提示框“中央馆藏库无指定记录！增补吗？”，出现这种情况，说明这种图书的书目记录没有入中央馆藏库，即书目记录还在采编库中，没有审校进中央馆藏库。要解决这种问题，首先看书目所在的批号交送没有，通过交送，可以将没有审校的书目送入中央馆藏库，也可以单独对这个书目进行审校，还可以按提示框上的内容“中央馆藏库无指定记录！增补吗？”选择“是”，然后输入此书目的索取号、价格，然后选择“确认”，这个书目记录也会进入到中央馆藏库内。有时在对书目记录增补后还发现典藏入库清单册数比实际册数少，这是首先要检查图书个别登记账，看刚才增补的书目个别账里有没有，如果没有，说明书目记录的验收还有问题，因为个别登记账是按验收里的数据统计的，所以要首先解决验收和订购要统一的问题，再交送一遍，然后典藏、打印典藏总括账。
当电脑上出现提示框“中央馆藏库无指定记录！增补吗？”时，还有一种情况，就是书目记录都没有问题，也审校过去了，这时就要检查原记录中录入的条码。有时候录入人员在录入时不小心在扫描条码前碰了空格键或其他键，造成条码前有个空格或其他字符，而且不易发现，当典藏时扫描进正确的条码反而没有记录，这时首先要让编目人员修改错误条码或者从典藏这里删除掉原条码前的多余键入，再重新交送、典藏，问题就会解决了。
2．录入时的错误造成典藏书和账的不符。当典藏完一批新书后，发现典藏入库新书册数比总括登记账册数多。而核对个别登记账没有发现问题，于是重新统计总括登记账，并调整“统计设计”，把“统计格式”的“字段属性”中的“合计”与“其他”都选中，结果发现在类目项目下的“其他”项中有1种图书，也就是说，系统对这种图书书目记录中的690字段的分类号无法识别，也就是说该类号不在22个大类中。结果检查后发现，是录入人员在录入时将数理化类的英文字母“O”录成了阿拉伯数字“0”，造成了以上错误。
3．典藏时发现的录入错误。在典藏时，扫完条码，核对书名﹑馆藏地点都正确，只发现列表中的著者前面有个“；”，通过检查书目记录发现，这是把个人等同责任者项（701字段），错选成个人其他责任者项（702字段）造成的。只需把书目记录中的702字段改成701字段，再重新交送﹑典藏即可。
4．目前使用ILASII软件进行典藏时的缺陷。在使用ILASII典藏时，发现这个软件还有个亟待提高的地方，那就是在录入人员进行书目录入时在905字段@f自动生成种次号时，有时候会出现重号现象，而且在典藏时对重号也不能提示，建议应该增加一种功能在典藏时与中央馆藏库的索取号进行比对，发现重号时弹出提示框，以避免重号的出现，让ILASII软件的各项功能更加完美。
三、新形势下如何做好典藏工作
网络环境的一个明显特征就是书目数据库走向机读化，其形式就是使用中国机读目录格式（CN-MARC）建库，主要是在MARC工作单上进行，重点是进行校验，是图书从编目到流通最后的关口。在图书分编过程中图书与计算机与工作人员全面接触的机会只有两次，一次是数据录入时，一次就是在典藏时。典藏时，工作人员可以对照图书，逐项核对已经录入的书目记录，发现错误及时进行纠正。除此而外，还可以对图书的分类，书标的粘贴等工序进行核查。由于典藏具有的这些特殊功能，所以是图书分编之后，进入流通之前进行数据校对的最佳时机。
典藏工作的特殊性要求工作人员具有较高的业务素质。首先，要有强烈的事业心、较强的责任感和良好的职业道德，对工作要认真负责、一丝不苟。其次，还要有较强的业务素质，要不断更新自己的业务知识和计算机水平，熟悉《中国图书馆分类法》和《中国机读目录编目规则》中的各个字段、子字段、指示符的使用。能够正确运用专业知识和专业技能，要有较强的辨错、纠错能力，做好书目数据库的维护工作。
总之，图书典藏工作是一项对图书馆业务有着重要意义却又不容易做好的工作，新形势下的高校图书馆典藏工作更加复杂多变，典藏人员要尽快适应工作需要，在工作中不断摸索，总结经验和教训，更好地做好本职工作，为学校的教学和科研等工作服务。
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