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第14章 拒绝同事有讲究

身处职场,经常遇到这样的问题:一位同事突然开口,让你帮他做一份难度很高的工作,答应下来吧,你自己的工作任务可能就完不成;一口拒绝吧,碍于面子,又说不出口。

其实,如何拒绝别人也是很有讲究的。拒绝得法,对方便心服情愿;如果拒绝不得法,会使人感到不满,甚至对你怀恨在心。

那么此时,我们到底应该怎样婉转地拒绝同事的不合理请求呢?

1.先倾听,再说“不”

当你的同事向你提出要求时,他们心中通常也会有某些困扰或担忧,担心你会不会马上拒绝,担心你会不会给他脸色看。因此,在你决定拒绝之前,首先要注意倾听他的诉说,比较好的办法是,请对方把处境与需要讲得更清楚一些,你才知道如何帮他。接着向他表示你了解他的难处,能让对方先有被尊重的感觉,这样就是在你婉转地表明自己拒绝的立场时,也比较能避免伤害他,或避免让他觉得你在应付。如果你的拒绝是因为工作负荷过重,倾听可以让你清楚地界定对方的要求是不是你分内的工作,或者是否包含在自己目前重点工作范围内。或许你仔细听了他的意见后,会发现协助他有助于提升自己的工作能力与经验。这时候,在兼顾目前工作的原则下,牺牲一点自己的休闲时间来协助对方,对自己的职业生涯也不无益处。

“倾听”的另一个好处是,你虽然拒绝他,却可以针对他的情况,建议如何取得适当的支持。若是能提出有效的建议或替代方案,对方一样会感激你。甚至在你的指引下找到更适当的支持,反而事半功倍。

2.温和而坚定地说“不”

当你仔细倾听了同事的要求,认为自己应该拒绝的时候,说“不”的态度应该是温和而坚定的。好比同样是药丸,外面裹上糖衣的药,就比较让人容易人口。同样地,委婉表达拒绝,也比直接说“不”让人容易接受。

要婉谢,但不要严词拒绝,因为温和的响应总是比情绪化的过度反应要好。情绪是具有渲染性的,“不”这个词通常会引发他人强烈的负面感受,所以,当你必须要拒绝他人时,就不要再以不友善的言行,在情绪上火上加油。

例如,当对方的要求是不合公司或部门规定时,你就要委婉地表达自己的工作权限让对方知道,并暗示他如果自己帮了这个忙,就超出了自己的工作范围,违反了公司的有关规定。在自己工作已经排满而爱莫能助的前提下,要让他清楚自己工作的先后顺序,并暗示他如果帮他这个忙,会耽误自己正在进行的工作,会对公司与自己产生较大的冲击。

一般来说,同事听你这么说,一定会知难而退,会再考虑其他办法,而不会对你产生误会的想法。

3.以对方利益为理由

对同事说明你之所以拒绝,并非不肯帮忙,而是为了对方的利益着想。从对方的利益考虑,以对方的切身利益为借口,往往更容易说服对方。比方说,人家要求你在一个不合理的期限内完成工作,与其哀嚎说你不可能办到,不如说服对方,仓促行事对他而言并不好。

例如:“你交代的工作我不会这样马马虎虎、交差了事,但这般仓促,无法做出符合你期望的水平。”

这样的话,同事不仅不会怀疑你的意图,还会对你切实为他利益着想的态度产生感激。

4.关怀并提出建议

拒绝时除了可以提出替代建议,隔一段时间还要主动关心对方情况。

有时候拒绝是一个漫长的过程,对方会不定时地提出同样的要求。若能化被动为主动地关怀对方,并让对方了解自己的苦衷与立场,可以减少拒绝的尴尬与影响。当双方的情况都改善了,就有可能满足对方的要求。对于业务人员,例如:保险业者面对顾客要求,自己却无法配合时,这种主动的技巧更是重要。

拒绝的过程中,除了技巧,更需要发自内心的耐性与关怀。若只是敷衍了事,对方其实都看得到。这样的话,有时更让人觉得你不是个诚恳的人,对人际关系伤害更大。

总之,只要你是真心地说“不”,对方一定会体谅你的苦衷。

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