将复杂的流程简单化并不是一件容易的事,它要靠一定的思维去归纳,使之系统化。其关键是要抓住问题的本质,把其中最重要的东西进行高度的概括和浓缩,把一些细枝末节的东西暂时搁置在一边,从而达到简单化的目的。
在执行的过程中,流程过于烦琐、不合理,就会严重影响执行的效果。调查研究发现,处理一个文件只需要7分钟,但耽搁在中间过程的时间却高达4天之久。有时候执行可能是一个复杂的过程,但是为了提高执行的效率,提升整体的执行力,可以把复杂的执行过程适当地简单化。
执行流程就是执行的程序。工作中很多执行都是依靠一级一级领导推动来完成的:一项任务如果没有领导过问,就没有人执行,也没有人承担责任。这就要求企业必须从“靠领导推动”转向“靠流程推动”,简化执行决策的环节。合理的流程可以减少企业对人的依赖,即使出现人员的大规模流动,也不会给企业带来危机。
企业是依赖各式各样的流程在运作的,有效的执行流程应该包括人员配置流程、执行信息流程、执行督导流程。企业有了好的流程后,还应该不断地进行流程优化与持续创新,这样才能赢得持久的竞争优势。
产业创新精神代表——施乐公司,当年发明了许多包括鼠标、图形用户界面、激光打印机等最具革命性的技术。但是这些先进的技术并没有得到很好的利用,现在已经成为历史。研究人员发现,施乐公司失败的原因,并不是因为没有创新或是战略决策,而是因为其庞大的官僚体制使得公司内部业务流程繁杂,不能迅速地提供资源使其先进的技术快速转化为现实生产力,极大地阻碍了创意的产生和战略执行,最终导致了产品开发的落后,从而在创新上输给了竞争对手。
然而,同是IT产业企业的戴尔公司却是一个重视简化执行流程的公司,其所运用的直接销售与接单生产方式,就是企业策略的核心所在。戴尔在策略的执行上有他的独到之处:接单生产、简化的执行流程、优异的执行能力,再加上盯紧成本。戴尔机器的生产是工厂在接到客户订单后才开始的,与其配合的零部件供货商也是接单生产,等供货商交货后,戴尔立即开始组装,并在装箱完毕数小时之内就运送出去。这套简化的流程大大压缩了从接到订单至出货的时间,并让戴尔与供货商的存货都减到最少,和竞争对手相比,戴尔的客户更能及时享有最先进的产品。
这方面同样做得更好的中国人寿保险青岛分公司,原来出单需要5~7天的时间,流程再造以后,出单时间缩短到了2天。他们的流程再造是以新单处理流程为起点实施的,核心内容是对新单出单涉及的六个部门、环节分别设置相应的岗位,形成流水线式的工作控制。流程再造大大地缩短了流程的环节,从而彻底提高了服务质量和生产效率。
全体执行者都应该树立以顾客而不是“上司”为中心的思想观念。顾客可以是外部的,如在零售企业,柜台营业员直接面对的是真正的顾客;可以是内部的,如商场的理货员,他的顾客是卖场的柜台小组。每个人的工作质量由他的“顾客”,而不是“领导”作出评价。
此外,我们要知道流程是由一系列相关职能部门配合完成的,体现在为顾客提供高效的服务。这就要求,将对“流程”运行不利的障碍快速铲除,减弱职能部门的意义,合并多余的部门及重叠的“流程”。执行流程的简化可以大大提高执行任务的效率,减少了浪费,缩短了时间,提高了顾客满意度和公司竞争力,降低了整个流程成本。
执行箴言
一个复杂的执行过程会严重影响执行的效率,要想提升企业的执行效果,就要把复杂的执行过程简单化。在执行中,尽量简化流程,提升执行效果。