有一个人从26岁开始,每天都要核算自己所用的时间,每个月底做小结,年终做总结。他56年如一日,直到1972年去世的那一天。
经过准确的时间统计,他把一昼夜的有效时间算成了10个小时,并分成3个单位,或6个半单位,可以分别从事两项工作。第一类是创造性的科研工作,而另一类是社会活动。关键是创造性的工作不限定时间限制,而社会活动等花费的时间必须限制在一定的范围之内,这样才能保证自己在科研工作中花费足够的精力和时间。
没有什么能打乱他的这一习惯——休息、看报、散步、剃胡须……甚至女儿找他问问题,他都要在纸上做记号,一丝不苟地记下用了多少分钟。
他想方设法地利用每一个“时间下脚料”:乘电车时复习需要牢记的知识;排队时思考问题;散步时兼捕昆虫;在那些废话连篇的会议上演算习题……
读书时间他盘算得更细:“清晨,头脑清醒,我看严肃的书籍——哲学或数学方面的著作;钻研一个半小时或两个小时以后,看比较轻松的读物——历史或生物学方面的著作;脑子累了,就看文艺作品。”他算出自己一个小时的看书进度是:数学书4~5页,其他类书20~30页。
最令他自己满意的是1937年7月,“这个月我工作了316个小时,平均每天7小时。如果把纯时间折算成毛时间,时间应该增加了25%~30%。我逐渐改进了我的统计方法。”
他统计自己1966年所用的基本科研时间为1906个小时,超出原计划6小时,平均每天工作5小时13分,与1965年相比,超出了27小时。1967年他77岁,他对这一年时间的统计是:读俄文书5本,用去48小时;法文书3本,用去24小时;德文书2本,用去20小时;游泳43次,娱乐65次,同朋友、学生交往共用去151小时……
他认为时间是世界上最宝贵,甚至是唯一有价值的东西,他将它视为神的赐予,于是,时间也给予他丰厚的回报。这个牢牢地驾驭时间、创造出“时间统计法”的人,就是当代杰出的昆虫学家亚历山大·亚历山德罗维奇·柳比歇夫。
学会珍惜时间,我们就先得明白时间是怎么被消耗的。时间似乎总是在悄无声息中溜走,但是我们可以用自己的方式让时间留下足迹。就像柳比歇夫那样,连续记下一周、两周或一个月在一定时间所做的事情,然后进行一次总体分析,看看自己到底把时间用到了什么地方,从而让我们找出浪费时间的原因。
有专家专门做过研究,发现这么做的人,在节省时间、提高效率方面收效甚大。因为当我们做一件事的时候,计划应该花费的时间和实际花费的时间是完全不同的,往往实际上花费的时间要多很多,而我们不知道多余的时间被浪费在哪儿了。
专家曾经在对方不知情的情况下,纪录了一位企业中层领导一个上午的工作内容。在上午的3个小时里他起草了一份报告,其实在这3个小时中,他喝茶、抽烟花费了18分钟;中途休息了两次,共花费了23分钟;与同事聊天花费了27分钟;接了3次电话,花费5分钟。这样总共在其他事上他花费了73分钟,实际上起草报告的时间只有1小时47分钟。
当被告知这一情况之后,他有点不相信自己在3个小时的工作中竟然有一半的时间是被浪费掉了。这样的记录给人印象深刻,对时间使用进行分析统计,能让人提高时间利用的效率,这是一件非常重要的工作。
执行箴言
财富可以不同等,机会和际遇也可以不同等,但是时间却是最公平的了。有效的时间管理方案可以为执行提供更多的参考,充分利用时间的价值,将企业的战略计划坚决有效地贯彻执行。