如果能把办公桌布置成一个具有相当效率的个人工作站，并使它高度配合你的需要，那么，你的时间可能就会因此节省很多。
你可以在许多不同的地方进行重要的思考、企划、组织，以及时间安排等工作，可是，你一天中的例行工作，很可能是必须集中在办公室的一张办公桌，或工作场所的某个定点完成的。如果能把办公桌布置成一个具有相当效率的个人工作站，并使它高度配合你的需要，那么，你的时间可能就会因此节省很多。在考虑你每天花在办公桌上的时间之后，这个构想很可能值得你好好衡量。
问题是，办公桌经常成为道具，也就是说，它常常变成使用者堆放各种文件或各种不常用参考资料的地方，而不是使用者必须或希望借以提高工作效率的工具。有鉴于此，越来越多的生意人已经开始注意办公桌的清爽，以反映他们井井有条，随时不忘争取时间的控制观念。
如果有选择余地的话，你不妨选择一张适合个人工作需要的办公桌，考虑的项目可以包括：抽屉的数量是否足够，以尽量减少桌面的凌乱；备有特殊指南的个人档案夹；一只可以随时移动的废纸箱，以省地面的空间，而如果你工作的地点是银行或前端的办公室，随时备有可移动的废纸箱尤其重要。
如果你的办公桌是工作单位事先分配的话，那么，你仍然必须设法以最有效率的方法加以使用。
纽约市CHS规划设计公司的总裁安尼塔·科里发现很多公司的会客室、会议室以及主管办公室过于铺张，却忽略了生产产品或服务人员工作的地方。科里说：“重点全错了！许多年薪40，000美元的人总以为买一辆价值20，000美元、可以保用4年的车子没什么不对。车子配备依人体力学设计的椅子，不但可以调整椅背的角度、椅子的高度，还可以调整椅子与刹车板、方向盘之间的距离。但是，他们一天在车子里的时间只有两三个小时。反之我们一天坐上8小时的办公室椅子却很少超过300美元，而且完全不能依个人体型调整，但只要多付300美元，我们就可以拥有可调节的椅子了。”
（1）审视工作场所的结构
如果工作场所的结构不符合每日工作的路线，那么就改变空间配置，如此每天就可省下额外的几百步路，每年就省下几万步路。多走路等于是浪费时间与精力，因此需要安排重要的设备、储存室、办公桌和电话的位置以节省大量的时间。你也许需要专做办公室和工作场所设计的顾问提供专业建议，借助专家帮你研究工作路线，重新安排空间与设备，可以协助你改善基本的工作效率。
（2）别怕花钱
买下任何可以提高效率的工具，而别心疼所花的一点儿小钱。如果每天省下一两分钟，每年就可节省好几小时。
（3）别把桌面当储藏室
在此先提一些与之相反的情况。有一些非常成功的人刻意违反这个原则，艾伦·韦斯（1989年美国畅销书前十五名《百万顾问》的作者）就是其中之一。他把收到的文件分成几大叠：一叠放紧急文件，例如需要立刻回复的信件与马上要写的报告；一叠放的是需要深思熟虑，或不必立即处理，但仍需尽快处理的文件；第三叠则是阅读的资料以及其他可以留在以后再看的文件。每当他外出旅行时，他会从第三叠中抓一些资料在飞机上浏览。韦斯喜欢把这几叠东西放在他的面前，而不是放在某个档案柜的抽屉里。他说减少这些堆置文件的高度，对他的心理健康非常有帮助。看来，这种方式很适合韦斯。
效率管理专家尤金也承认他在工作时也有堆置文件的情况，但一般来说，他认为最好还是遵守“桌面干净”的原则。对我们而言，保持干净、准备随时工作的感觉很好。桌面是主要的工作区域，应该只放置那些每天要用的东西；杂乱的桌子并不代表有创造力，也许只显示了没有组织能力和找不出头绪。
另一位美国著名效率管理顾问格雷格·维特尔说：“桌上的每一张纸就代表还没有作的每一个决定。”许多效率极高的人尽量随时保持桌上只放一样东西。除非正在处理中，否则不要把纸张成堆地囤积在桌上，因为任何杂乱都可能造成或多或少的压力。
让你分心的东西愈少，你全心全力处理手边工作的效率就愈高。
大型企业里，桌面干净的人多半是组织里级别最高的人。这种说法似乎有一点势利的味道，但通常桌面乱七八糟的大多是低阶层的职员，主管与资深经理则不会如此。因此有一些形象管理顾问特别建议要保持桌面整洁，全美知名人士比尔·马里奥特的父亲始终认为桌面应该保持整洁。而马里奥特则说：“有一天，我们发现他保持桌面整齐的方式，就是把所有东西都塞进抽屉里。”
“每日计划”说，不管你是不是了解，你家的居室布置就是有效设计的一种典型；床放在卧室内，炉子在厨房内，电视则永远放在你最喜欢舒展身体，放松自己的地方。可是，同样的原则不见得一定适用于你的办公室。许多人常常不知不觉地在实际上会妨碍工作效率的办公室内工作；档案找不到，或者是放错地方；各种文件或资料堆积如山；桌上一片凌乱。
“每日计划”说，如果用上面的描述来形容你的办公室的话，那也不要担心，你事实上很可能是在一家好公司内工作。问题的症结在于，你是不是能够重新有条不紊地排放自己的工具和办公用品，以节省时间来达到最佳工作效率。如果拥有随时可用而又切用的档案，你的纸上工作量永远都不会每日堆积；另一方面，你也可以随时取得也许现在就用得着的文件或空白纸张。一旦懂得自己周围的客观工作条件，我们将办公室视为一个可以划分为三个不同领域的空间。它们分别是：
1.工作地点（你每天执行工作的地方）。
2.贮藏地点（你贮放所需资源的地方）。
3.接待访客的地点。
这种划分方式是以功能为区别标准，而不是物理上的区别标准。其中一定会有重叠的地方，例如说，工作和贮藏。可是，最有效率的办公室，就是区域划分意义最明确的办公室。
