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第10章 涉外商务接待和拜访礼仪

(一)商务接待礼仪

1.迎客的礼仪

随着涉外商务交往的增多,经常会有迎接远道而来的客人工作。对于前来访问、洽谈业务、参见会议的外国客人,应首先了解对方到达的车次航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。如果相应身份的主人不能前往,前去迎接的人应该向客人作出礼貌的解释。

主人到达车站或机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人等。即使是短短的几分钟,也许会失去商机。主人在考虑时间的时候一定要考虑到各种可能发生的情况,宁愿早到几分钟,也不要迟到一分钟。

在接到客户后,首先要问候他,如“一路辛苦啦!”然后表示你的欢迎之意,如“欢迎您到我们公司”。接下来就是自我介绍,同时把名片递给对方。条件允许的话,要事先准备好交通工具,不要等客人到了,才急急忙忙地准备交通工具,那样是对客人的不尊重,也可能会耽误事情。对于客人的行李,大件行李可帮忙提拎,客人随身携带的公文包或女士的小提包千万不要伸手代拿。

在客人同意的情况下,可以事先帮他安排好住处,迎接客人后,可以直接去安排好的住处让客人休息,迎接人员应适时离开。

2.待客的礼仪

待客既要文明、礼貌,还要热情、真诚,让客户有宾至如归的感觉。在接待客人时,一定要目视对方,注意与对方的眼神交流。接待人员的形象要落落大方。如果是外国的客户,就要有精通外语的人在场,否则就会出现沟通的障碍。在和客户沟通之前,要先了解对方的业务情况,这样在沟通的时候才不会出现脱节的问题。

3.送客的礼仪

俗话说:“迎人迎三步,送人送七步。”由此可见,送客是非常重要的环节。在接待工作顺利完成之后,如果迎客和待客都非常周到,而送客的时候马马虎虎,那么之前的工作就会功亏一篑。

在送客的时候应表达出合作的愉快之情,希望下次还能继续合作,还可以以握手表示不舍之意。如果只是送客户出门,就要把客人送到大门外、电梯口,或送客人上车,并把车门帮着关好。如果是远方来的客户要离去,在征求客户同意的基础上,帮他们购买机票或火车票,然后安排人员送客人到机场或车站,而且一定要目送客人进了检票口才可以离开。

(二)商务拜访礼仪

商务拜访是非常重要的一项商务活动,拜访的成功与否对后续的商务合作有着决定性的作用。

商务拜访都是因为工作上的事需要与对方沟通,所以,最好是在工作时间去拜访,应尽量避免占用对方的休息日或午休时间,如果没有急事,千万不要在清晨或夜间拜访客户。拜访前应和被访对象约定,以免扑空或打乱客人的计划。拜访时要准时赴约。拜访的时间应按照洽谈的事项和主人意愿而定,一般而言,时间宜短不宜长。如果因紧急的事情不能前往,应及时通知对方,轻易失约是非常不礼貌的事情,很可能会影响以后的合作,应尽量避免。

进入被访者的办公室之前,一定要轻轻敲门,进屋后应等主人安排指点后坐下。后来的客人到达时,先到的客人应该站起来,等待介绍。

一般情况下对方都很忙,所以尽可能快地将谈话进入主题。清楚直接地表达你要说的事情。说完后,等对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方的讲话。你有不同的意见等对方讲完后再说。

告辞时要同主人和其他客人一一告别,主人想送时应说:“请回”“留步”“谢谢”。

(三)商务宴请礼仪

为了与客户联络感情或共同庆祝合作的成功,会经常举办商务宴请会。商务宴请的时间一般要与主宾商议,征求客人的意见,尽量避开客人的假日、节日或禁忌的日子。如西方客人禁忌13号和星期五,伊斯兰教徒忌在斋戒日太阳没有落山时进食。

在商务宴请中,需注意桌次与座位的安排。按习惯,桌次的高低以离主桌的远近而定,以近为高,且右为高的原则来安排桌次。团体宴请中宴桌排列一般以最前面的或居中的桌子为主桌。在安排座位时应注意主宾应坐在主人的右侧。还应注意身份大体相同的或同一专业的客人安排坐在一起。

恰当地用桌次和座位的安排显示你的地位,表达你的尊敬,将会为宴请增添风采,会取得很满意的效果。

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