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第24章 运用高效的方法正确做事

“正确地做事”强调的是效率,其结果是让我们更快地朝目标迈进;“做正确的事”强调的则是效能,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。效率重视的是做一件工作的最好方法。如果我们有了明确的目标,确保自己是在“做正确的事”,接下来要“成事”,就是“方法”的问题了。

有人认为,优秀的教师一定是最忙碌的人,其实,优秀的教师并非是最忙碌的人,他们十分注重工作方法,张弛有度。他们非常清楚自己的生活方向,也善于安排时间、控制节奏,知道自己该在什么时间做什么事情。即便是忙,也极有规律。

事实上,最容易的不过忙碌,最难的不过有成效地工作。如今,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。

运用高效的工作方法是克服无为的忙碌,获取成就的最佳途径。

化繁为简,把复杂的问题简明化

在每做一件事情之前,应该先问几个问题:

这项工作是必须做的吗?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

如果必须干这件工作,那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗?

什么时候干这件工作好呢?是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?

这件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?

区分先后与轻重,工作秩序条理化

工作秩序条理化是防止忙乱、获得事半功倍之功效的法宝。

(1)保持办公桌整洁。去掉与目前工作无关的东西,确保你现在所做的工作是此刻最重要的工作,所有的工作项目都在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。

(2)懂得有所拒绝。我们不可能把所有的事情都一个人做完,一个人要学会调整自己,要懂得拒绝。有些事情是不是值得为它去拼命,如果不值得,那么就干脆放掉它,去做其他更重要的事情。要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。万一遇到自己能力范围之外的事,可以集思广益,一起解决。

(3)主动协助领导排定优先顺序。也许你常有“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理”的烦恼。你该做的是与领导多沟通,主动地帮助主管排定工作的优先顺序,这样便可大幅减轻工作负担。

灵活机动,工作方法多样化

(1)找到最佳方法。原有的工作方法未必就是最好的工作方法。对原用的方法加以认真分析,找出那些不合理的地方,加以改进,使之与实现目标要求相适应。

也可在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

(2)重新排列做事顺序。即考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。

(3)避免重复劳动。如果有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,就可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

(4)善于劳逸结合。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。

(5)经常性问题标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

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