账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出。其中，系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作；而账套信息的修改则由账套主管负责。
2.4.1 建立账套
企业应用用友ERP—U861系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息。核算方法、编码规则等，称之为建账，然后在此基础上启用用友ERP—U861应用的各个子功能，进行日常业务处理。以系统管理员的身份注册进入系统管理。在系统管理界面单击“账套”—“建立”，进入创建账套界面。跟随建账向导，创建账套。
操作步骤：
（1）在系统管理窗口中，单击“账套”—“建立”，打开“创建账套—账套信息”对话框，输入账套信息。
“栏目说明”
·已存账套：系统将已经存在的账套以下拉列表框的形式在此栏目中显示，用户只能查看，而不能输入或修改，其作用是在建立新账套时可以明晰已经存在的账套，避免在新建账套时重复建立。为了节省硬盘空间，U861安装时演示账套没有被释放并引入系统库，如果需要使用演示账套，需要另外引入。
·账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位。系统提供默认的账套号，用户可以修改，账套号的取值范围为001～999，用户输入的账套号不能与系统内已有的账套号相重。
·账套名称：用来输入新建账套的名称，用户必须输入，且不得超过40个字符。
·账套路径：用来输入新建账套所要被保存的路径，系统默认的路径为“C：U8SOFT Admin”，用户可以修改，也可以进行参照输入。账套路径不能是网络路径中的磁盘。
·启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，用户必须输入。系统缺省为计算机的系统日期，可用鼠标单击“会计期间设置”按钮，设置账套的启用年度和月度。随后系统会自动将启用月份以前的日期的背景色设为蓝色，标识为不可修改的部分；而将启用月份以后各月的截止日期（各月的初始日期随上月截止日期的变动而变动；年度最后一个月份的截止日期除外）的背景色设置为灰色，标识为可以修改的部分，可以由用户任意设置。例如，本企业由于需要，每月25日结账，那么可以在“会计日历—建账”界面双击可修改日期部分（灰色部分），在显示的会计日历上输入每月结账日期，下月的开始日期为上月截止日期 1（26日），年末12月份以12月31日为截止日期。设置完成后，企业每月25日为结账日，25日以后的业务记入下个月。每月的结账日期可以不同，但其开始日期为上一个月截止日期的下一天。
（2）输入完成后，单击“下一步”按钮，打开“创建账套—单位信息”对话框。输入单位信息。
“栏目说明”
·单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。
·单位简称：用户单位的简称，最好输入。
·备注：输入用户认为有关该单位的其他信息。如所有制类型。此时可以选择公司LOGO。其他栏目都属于任选项。
（3）输入完成后，单击“下一步”按钮，打开“创建账套—核算类型”对话框。输入核算信息。
“栏目说明”
·本币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。
·本币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，如“人民币”。用户必须输入。
·企业类型：用户必须从下拉框中选择输入。系统提供了工业、商业和医药流通三种类型。
·行业性质：用户必须从下拉框中选择输入本单位所属的行业性质，这为下一步“是否按行业预置科目”确定了科目范围，并且系统会根据企业所选行业预制一些行业的特定方法和报表。
·账套主管：用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须从下拉框中选择输入。对于账套主管的设置和定义将在权限管理中详述。
·是否按行业预置科目：如果用户希望在总账系统预置所属行业的标准科目，则选中该项；如果不选，则由用户自己增加所有级次的会计科目。
（4）输入完成后，单击“下一步”按钮，打开“创建账套—基础信息”对话框，输入基础信息。
“栏目说明”
·存货是否分类：如果单位的存货较多，且类别繁多，可以选择时仔货进行分类管理；如果单位的存货较少且类别单一，可以不进行存货分类。如果您选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。
·客户是否分类：如果单位的客户较多，可以选择对客户进行分类管理，否则可以不分类。如果您选择了客户分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。
·供应商是否分类：如果单位的供应商较多，可以选择对供应商进行分类管理，否则可以不分类。如果您选择了供应商分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供商商分类，然后才能设置供应商档案。
·是否有外币核算：如果单位有外币业务，例如用外币进行交易或用外币发放工资等，则需要选择此选项。
（5）以上信息输入完成后，单击“完成”按钮，系统提示“可以创建账套了么？”。单击“是”完成上述信息设置，等候几分钟，系统自动打开“编码方案”对话框。设置分类编码方案。
“栏目说明”
·科目编码级次：在此设定企业会计科目的编码级次和各级长度。例如某单位将科目编码设为32222，则科目编号时一级科目编码是三位长，二至五级科目编码均为两位长。例如某单位使用新的会计制度，将科目编码级次设为422，即科目编码时一级科目编码为四位长，二级科目编码为二位长，三级科目编码为二位长。
·客户权限组级次：对存货、客户、供应商设置记录权限可以通过分组设置对应权限来达到设置档案记录权限的目的。在此，可以设置客户、供应商、存货权限组的级次。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。各项编码级次的设置应遵从系统定义。
（6）设置完成后，单击“保存”按钮，再单击“取消”按钮，打开“数据精度”对话框。
“栏目说明”
·存货数量小数位数：确定用户在进行存货数量核算时所要求的小数位数。只能输入0～6之间的整数，系统默认值为2.
·存货单价小数位数：确定用户在进行存货单价核算时所要求的小数位数。只能输入0～6之间的整数，系统默认值为2.
·开票单价小数位数：确定用户在开票时所要求的单价的小数位数。只能输入0～6之间的整数，系统默认值为2.
·件数小数位数：一种存货可以有多个计量单位，如衬衣以件为单位计价，但以箱为单位发货，把件称为主计量单位，把箱称为辅计量单位。在很多单据上，都反映“主计量”、“数量”、“单位”、“件数”几个量，分别代表主计量单位、主计量单位的数量、辅计量单位、辅计量单位的数量。这里可以根据企业的实际情况，输入在进行开票时所要求的件数小数位数。只能输入0～6之间的整数，系统默认值为2.
·换算率小数位数：换算率指辅计量单位和主计量单位之间的换算比。如一箱衬衣30件，则30就是辅计量单位箱和主计量单位件之间的换算比。用户可根据企业的实际情况，输入在进行单位换算时所要求的换算率的小数位数。只能输入0～6之间的整数，系统默认值为2.
·税率小数位数：指增值税税率。只能输入0～6之间的整数，系统默认值为2.
（7）设置完成后，单击“保存”按钮，再单击“取消”按钮，弹出“是否进行系统启用设置”提示。
（8）单击“是”，结束建账，进入企业应用平台进行业务操作；或单击“否”，结束建账。
（9）单击“确定”按钮，返回系统管理窗口。
“提示”
（1）在“创建账套成功”界面，单击“是”可以立即进行系统启用的设置。也可以单击“否”暂时不进行系统启用的设置，以后在企业门户中的基础信息中再进行设置。
（2）在建账过程的每个步骤中，均可以单击“上一步”按钮返回上一界面进行修改，或单击“放弃”按钮取消建账过程。
2.4.2 权限管理
1.权限管理层次
为了保证系统运行安全、有序，适应企业精细管理的要求，权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友ERP—U861应用系统提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各模块操作权限的管理之外，还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式使得权限控制更灵活、更有效。在用友ERP—U861应用系统中可以实现三个层次的权限管理：
（1）功能级权限管理。功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。
（2）数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制：一个是字段级权限控制；另一个是记录级的权限控制。例如，设定某操作员只能录入某一种凭证类别的凭证。
（3）金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。例如，设定某操作员只能录入金额在20000元以下的凭证。
功能权限的分配在系统管理中的“权限分配”设置，数据级权限和金额级权限在“企业门户”—“基础信息”—“数据权限”中进行设置，并且必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。
例2.1 在系统管理中进行功能级权限管理。888账套的主管是“张三”，“王五”拥有888账套总账系统的所有权限，“李四”拥有888账套“出纳签字”和“出纳管理”的所有权限。
操作步骤：
（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理，单击“权限”—“权限”，打开“操作员权限”对话框。
（2）设置账套主管。从左侧的操作员列表中选择操作员“张三”，从“账套”下拉列表中选择账套“888”。
（3）继续设置用户的权限。从左侧的操作员列表中选择操作员“王五”，从“账套”下拉列表中选择账套“888”。
（4）单击“修改”按钮后，系统弹出“增加和调整权限”对话框。
（5）双击“总账”打开各明细权限，选中所拥有权限的复选框。
（6）单击“确定”按钮。
（7）再从左侧的操作员列表中选择操作员“李四”，单击“修改”按钮后，系统弹出“增加和调整权限”对话框。
（8）双击“总账”—“凭证”打开凭证下级功能，再单击“GL0203（出纳签字）”，再单击总账下级功能中的“GL04（出纳）”。单击“确定”按钮。
不选择信用额度控制，则在保存发票和应收单时不会出现控制信息。
“提示”
（1）设置用户权限时，“账套主管”复选框为选中（灰色）状态，原因是在设置张三这个用户时设置为“账套主管”的角色，所以此时不需为张三设置账套主管的权限。如果此时要将“001”号操作员设置为账套主管则应选中“账套主管”复选框，系统弹出提示信息“设置用户[001]账套主管权限吗？”单击“是”，则该操作员具有该年度账所有子系统的操作权限。
（2）只有以系统管理员的身份注册才能设置账套主管。如果以账套主管的身份注册，只能分配所辖账子系统的操作员权限。
（3）一个账套可以有多个账套主管。
（4）如果在角色管理或用户管理中已将“用户”归属于“账套主管”角色，则该操作员即已定义为系统内所有账套的账套主管。
（5）系统提供了各子系统的功能权限的分配，可以单击子系统名字，展开各个子系统的详细功能，然后单击相应功能前的复选框，将该权限分配给当前用户。如果选中子系统前的复选框，则子系统的下级功能自动全部选中，单击“确认”按钮完成设置。
（6）查看每个用户权限时并不能看到该用户自动拥有的所属角色的权限，只能看到额外单独授权的内容。
（7）系统一次只能对一个账套的某一个年度账进行分配。
（8）已经使用的用户权限以及正在使用的用户权限均不能进行修改、删除的操作。如果对某角色分配了权限，则所有属于此角色的用户自动拥有此角色具有的权限。
2.系统管理员和账套主管的权限划分
系统管理员和账套主管在系统管理中拥有不同的权限，比较列表如所示。
2.4.3 修改账套
系统管理员建立账套并设置了账套主管后，在未使用相关信息的前提下，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容，可以对账套信息进行适当的调整。只有账套主管可以修改具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。
操作步骤：
（1）以账套主管的身份注册系统管理，选择相应的账套，进入系统管理界面。选择“账套”—“修改”，则进入修改账套的功能。
（2）进行相关信息的修改。可以修改的信息主要如下：
1）账套信息：账套名称；
2）单位信息：所有信息；
3）核算信息：除企业类型和行业性质外，其他不允许修改。
（3）单击“完成”按钮，表示确认修改内容；如放弃修改，则单击“放弃”按钮。
（4）系统提示确认账套修改信息，单击“是”按钮再次确认。
“提示”
企业类型只能由商业企业改为医药流通企业，其他类型不允许修改。账套分类信息和数据精度信息，可以修改全部信息。
2.4.4 输出与引入账套
1.输出账套
企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等，任何一种情况发生对系统安全都是致命性的。如何在意外发生时将企业的损失降到最低，是每个企业所共同关注的问题。对于企业系统管理员来讲，定时地将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如常见的软盘、光盘、网络磁盘等等），对数据的安全性是非常重要的。备份数据一方面用于必要时恢复数据之用；另一方面，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。
例2.2 将888账套备份到“C：UFSOFT Admin 888账套备份-1”文件夹中。
操作步骤：
（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理。
（2）单击“账套”—“输出”，打开“账套输出”对话框。
（3）单击“账套号”栏下三角按钮，选择需要输出的账套。
（4）单击“确认”按钮，打开“请选择账套备份路径”对话框。
（5）单击选中C盘，单击“新建文件夹”按钮，弹出“请输入新建的文件夹名称”对话框，录入“888账套备份-1”。
（6）单击“确定”按钮，检查新建文件夹正确后再单击“确定”按钮。
（7）系统提示“账套输出成功”。
（8）单击“确定”按钮。
“提示”
（1）只有系统管理员有权限进行账套输出。
（2）一个目录下只能存放一个账套备份数据。如果备份账套时所选择有文件夹中已有账套备份，则会将新备份账套数据覆盖原有账套备份数据。
2.引入账套
引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果是作为集团公司的管理人员应用本系统，最好在建立账套之前就预先做好规划，为每个子公司分配不同的账套号，以有效避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。
例2.3 引入C：UFSOFT Admin 888账套备份-1"文件夹中的账套备份数据。
操作步骤：
（1）以系统管理员的身份注册进入系统管理。单击“账套”—“引入”，打开“请选择账套备份路径”对话框。
（2）选择要引入的账套数据备份文件。
（3）单击“确定”按钮。系统进行账套引入。
（4）系统提示“账套[888]引入成功”。
（5）单击“确定”按钮。
2.4.5 删除账套
如果要将某个账套从系统中删除，则应使用账套输出功能中的删除账套功能。
操作步骤：
（1）以系统管理员身份注册进入系统管理。单击“账套”—“输出”，打开“账套输出”对话框。
（2）单击“账套”—“输出”，打开“账套输出”对话框。
（3）单击“账套号”栏下三角按钮，选择需要删除的账套。
（4）单击“删除当前输出账套”前的复选框。
（5）单击“确认”按钮。打开“请选择账套备份路径”对话框。
（6）单击“确定”按钮。系统提示“真要删除该账套吗？”
（7）单击“是”按钮。系统提示“输出成功”。单击“确定”按钮。
“提示”
（1）用户可以对上机日志的内容进行删除。
（2）只有系统管理员才有权限进行账套输出。
（3）正在使用的账套，此时系统的“删除当前输出账套”是置灰的，即是不允许选中的。
