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第51章 高效能时间管理法则

从执行者的角度研究执行力,是目前管理思想普遍的着眼点,大多数管理者都在研究执行者如何提升执行力。

我们先简单讲一个真实的管理故事。

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利,会见时,舒瓦普说他自己懂得如何管理,但事实上公司管理却不尽如人意。他说:

"应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围内价钱由你定。"

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西可使舒瓦普的公司的业绩提高至少50%。然后,他递给舒瓦普一张空白纸,说: "在这张纸上写下你明天要做的最重要的6件事。"

过了一会又说: "现在用数字表明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。"这花了大约5分钟。艾维·利接着说: "现在把这张报纸放进口袋,明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,着手办第一件事,直至完成为止。然后,用同样方法对待第二件事,第三件事……,直到你下班为止。如果你只做完第一件事情,那不要紧。你总是做着最重要的事情。"

艾维·利又说: "每一天你都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样做。这个实验你能做多久就做多久,然后,给我寄支票来,你认为值多少钱就给我多少钱。"

整个会见不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张万美元的支票,还有一封信。信上说那是他一生中最有价值的一课。

时间管理的困惑不仅在舒瓦普身上有,别的人身上也经常发生。大家是不是越来越觉得时间不够用呢?是不是总觉得该做的事情没时间做,可身边的事情又特别多,总觉得无法从琐事中摆脱出来呢?作为企业高管,思考更多的应该是企业战咯规划,是企业将来的发展,而且,上班的时候,却总是被这个人、那件事情无情打扰,根本就没有一点独立的时间去思考该做而始终没时间做的问题,始终都被陷入到大量的琐事之中。而且,下班后又要管老婆、孩子,又要管这个事情、那个事情,闹得总是没时间。

不光是我们,很多老总都是这样,而且一般而言,一个人的职位越高,权力越大,这种痛苦也就越大。

企业管理者感到最头疼的事情是什么,答案就是时间管理问题。

如何做好时间管理呢。时间管理法则再回到刚才提到的那个故事中来,我们一起分析一下,艾维·利到底讲的是什么方法?艾维·利的话中反复强调了这么几个词:6件事、重要次序和明天。实际上,针对这个故事,管理界已经总结和提炼出了相应的、更完备的时间管理法则,他们分别是:6件事法则、要事法则和15分钟法则。

①6件事法则:一天中选择6件最重要的事情,而且,是这一天最需要完成的6件事情,其他事情先暂时放放,在这一天中,把绝大多数精力都放到这6件事情上。

②要事法则:选择好6件事后,先从这6件事中选出最重要、最紧急的事情放在首位,接着再在剩下的5件事中,选出最重要最紧急的事情,这样一步步就把办好这6件事情的时间顺序排列出来了,只要做好其中任何一件事情,就是在做当时最重要最紧急的事情。

③15分钟法则:以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成,只要每天下班前抽出15分钟,安排好明天的"6件事"和"要事",效率就能成倍提升。以前人们总是在说"一日之际在于晨",现在,更多人喜欢说"一日之际在于昨夜",这种管理方法就是时间管理法则。

时间管理原理管理思想很难"落地"的第二个主观原因:就是"只要……就……"

的心理影响,只要每个人都能严格按照时间管理法则办事,公司整体的执行力至少能提高50%,这句话本身没错,可是,这个"只要"却真的很难实现。这个法则,在100年前舒瓦普就推行下去了,而且,取得了成功。

可是,大家考虑过这么几个问题吗:

舒瓦普的企业和别人的企业条件一样吗?条件相同的地方有多少舒瓦普当年为了推行这个法则,采取了哪些关键性的措施,更重要的是,100年前的美国和100年后的中国,环境差异有多大,在那时可行的法则,现在放到中国能行吗?怎样才能在中国推行时间管理法则同样一把剑,同一个招式,不同的剑客使出来,效果可能有天壤之别,问题在于不同的人拥有不一样的内功。所以,同样的管理方法,在外国企业里能够起到效果,到中国企业里却不一定能成功。当遇到问题的时候,千万不要将别人类似的经验直接照搬,更不要指望别人能帮我们提供一种实际的、解决自己问题的方法,管理中没有万能钥匙。

要想真正解决自己遇到的问题,借鉴别人的经验是应该的,但一定要先通过对照别人的经验,找出经验背后更深层次的原理或道理,再结合自身的实际情况,自行设计和调整时间管理的方法。

有些人在时间管理上存在一种误区:认为抓住每一分钟、每一秒钟就是做好时间管理了,就是合理利用时间了。实际上,关键不在于是不是每分钟都在工作,而在于自己是如何安排时间,安排好的时间是零散的还是整块的。

可能大家都有这样的体验。现在需要写一篇报告,如果给独立完整的时间,在这段时间里没有任何打扰,可能只需5小时就能完成,而且,写出的报告非常漂亮。现在换一种模式,给5小时时间,但这5个小时不是独立完整的,而是5天中每天上午半小时,下午半小时,这么零散的,加起来一共5小时,这样下来,一个星期都可能写不完这份报告。

这就是"时间块"原理。这个原理告诉我们,要把一天的时间尽量分成独立完整的时间块,每个时间块中都只专心做一件事情,尽量不要被别的事情打扰,而且,尽量不要把同一件事情安排在若干个零散的时间中。

这样做,工作效率是最高的。

艾维·利关于时间管理还有另一个原理——"要事优先。原理。这个原理告诉我们,在时间管理中,始终要做最重要、最紧急的事情。因为,当我们做一件并不是最重要、最紧急的事情的时候,即使拥有独立完整的时间块,也很难做到"专心",因为,那些比这件事更重要,更紧急的事情会时时"骚扰"我们的"心"。所以,一定要做到"要事优先",先选择最重要、最紧急的事情去做,只有时时刻刻都在做当时最重要、最紧急的事情的时候,才能获得最大程度上的"专心"。

这就是时间管理法则背后的东西。实际上,没必要严格按照时间管理法则管理时间,但一定要强调时间管理法则中反复讲到的"6件事",而且应该更好地理解并结合实际运用好这个时间管理原理,提出真正适合自己的时间管理法则,只有这样,我们才有可能做到时间管理思想"落地"。

这是一个不赞赏墨守成规的时代,所有的一切时时刻刻都在变化。唯有创新是成功的源泉。无数事例告诉我们:创新。也只有创新。才是成功的第一要素。50万年薪的人未必有10倍于5万年薪人的精力和能力。但却完全可能有10倍或者10倍以上于5万年薪的人的发展速度,因为。创新能力所蕴藏的威力是谁也说不清的。

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