一、准时采购工作的概述
准时采购，即JIT(Just in Time)采购，是由准时生产方式演变而来的一种先进的采购模式。准时采购的基本思想是：将合适数量、合适质量的物品，在合适的时间供应到合适的地点，以达到最好地满足用户的需要。
1.准时采购的原理
准时采购和准时生产一样，不仅能够最大限度地满足用户需要，还能最大化地消除库存和浪费。进行准时生产管理必然要求进行准时采购管理。准时采购和传统采购方法存在着许多的区别。传统的采购，是一种基于库存的采购，采购的目的是为了填充库存，以一定的库存来应对用户的需求。与传统采购面向库存的方式不同，准时采购是一种直接面向需求的采购模式。
准时采购的原理主要体现在：
（1）面向需求的采购，采购送货是直接送达需求点。
（2）用户需要什么，就送什么，并且产品符合用户的需要。
（3）用户需要什么质量，就送什么质量，品种质量符合用户需要。
（4）用户需要多少，就送多少，满足用户产品数量的需要。
（5）用户什么时候需要，就什么时候送达，满足用户及时需要。
（6）用户在什么地点需要，就送达什么地点。
以上这几条原理，实际上包含了实施准时采购的目标，既要很好地满足用户的需求，又要使用户的库存量达到最小。满足这种目标要求的采购模式，就是准时采购模式。依据准时采购的原理，企业的所有活动只是在需要的时候才接受服务，才是最合算的。因此，准时采购是一种最节省、最有效率的采购模式。
2.准时采购的作用
准时采购提供了一种全新的物资采购思路，企业实施准时采购具有重要的意义。
（1）大幅度减少原材料和外购件的库存。企业通过实施准时采购，可以降低原材料和外购件的库存，有利于减少流动资金的占用，加速流动资金周转，还有利于节省原材料和外购件库存占用的空间，从而降低库存成本。
（2）提高采购物资的质量。企业实施准时采购，可以提高购买的原材料和外购件的质量。而原材料和外购件质量的提高，又带来质量成本的下降。
（3）降低原材料和外购件的采购价格。供应商和制造商的密切合作以及内部规模效益与长期订货协议，消除了采购过程中的一些浪费，使得原材料和外购件的采购价格降低。
此外，企业推行准时采购策略，不仅有利于缩短交货时间，节约采购过程中投入的资源，而且有利于提高企业的劳动生产率，增强企业的竞争力。
二、准时采购工作创新的内容
1.准时采购工作与传统采购工作的比较
准时采购和传统的采购方式具有许多区别。主要区别：
表3-2准时采购与传统采购的主要区别
内容准时采购传统采购采购频率和批量小批量，高频率大批量，小频率供应商长期合作，单方供应短期合作，多方供应运输准时送达，买方负责较低成本，卖方负责包装小包装，标准化包装普通包装信息沟通快速、准确无特别要求采购标准排序质量，交货期，价格价格，质量，交货期文书工作文书工作少，在市场需求改变时，需要具备灵活的改变交货时间和质量的能力文书工作多，对应变能力无特殊要求协商内容长期的合作关系、质量和合理价格以期获得最低价格
（1）采用较少的供应商，甚至单方供应。传统的采购模式一般是多方采购，供应商的数目相对较多。从理论上讲，采用单方供应比多方供应好。一方面，管理单方供应比较方便，有利于降低采购成本；另一方面，有利于供需之间建立长期稳定的合作关系，质量上有保证。但是，采用单方供应商也有风险，比如供应商可能因意外原因中断交货，以及供应商缺乏竞争意识等。
在实际工作中，许多企业也不是很愿意成为单方供应商。原因很简单，一方面供应商是具有独立性较强的商业竞争者，不愿意把自己的成本数据披露给用户；另一方面是供应商不愿意成为用户的一个产品库存点。实施准时采购，需要减少库存，但库存成本原先是在用户一边，现在转移到了供应商。因此，用户必须意识到供应商的这种忧虑。
（2）对供应商的评价标准不同。在传统的采购模式中，供应商是通过价格竞争而选择的，供应商与用户的关系是短期的合作关系，当发现供应商不合适时，可以通过市场竞标的方式重新选择供应商。但在准时采购模式中，由于供应商和用户是长期的合作关系，供应商的合作能力将影响企业的长期经济利益，因此对供应商的要求就比较高。在选择供应商时，需要对供应商进行综合的评估，在评价供应商时价格不是主要的因素，质量是最重要的标准。这种质量不单指产品的质量，还包括工作质量、交货质量、技术质量等多方面内容。高质量的供应商有利于建立长期的合作关系。
（3）对交货准时性的要求不同。准时采购的一个重要特点是要求交货准时，这是实施准时生产的前提条件。交货准时取决于供应商的生产与运输条件。作为供应商来说，要使交货准时，应该做到：不断改进企业的生产条件，提高生产的可靠性和稳定性，减少延迟交货或误点现象。作为准时化供应链管理的一部分，供应商同样应该采用准时化的生产管理模式，以提高生产过程的准时性。为了提高交货准时性，运输问题不可忽视。在物流管理中，运输问题是一个很重要的问题，它决定准时交货的可靠性。特别是全球的供应链系统，运输过程长，而且可能要先后经过不同的运输工具，需要中转运输等，因此，要进行有效的运输计划与管理，使运输过程准确无误。
（4）对信息交流的需求不同。准时采购要求供应与需求双方信息高度共享，保证供应与需求信息的准确性和实时性。由于双方的战略合作关系，企业在生产计划、库存、质量等各方面的信息都可以及时进行交流，以便出现问题时能够及时处理。
（5）制定采购批量的策略不同。小批量采购是准时采购的一个基本特征。准时采购和传统采购模式的一个重要不同之处在于，准时采购的物资应采用小批量办法。当然，小批量采购自然增加运输次数和成本，对供应商来说，这是很为难的事情，特别是供应商在国外等远距离的情形下，实施准时采购的难度就更大。解决的办法可以通过混合运输、代理运输等方式，或尽量使供应商靠近用户等。马士华等：《供应链管理》，北京：机械工业出版社，2000.
2.实施准时采购策略的前期工作
企业成功实施准时采购策略，需要做一些前期的准备工作。工作内容包括：
（1）建立制造商和供应商之间互利合作的战略伙伴关系。
（２）企业基础设施的建设。
（３）引导供应商的共同参与。
（４）建立实施准时采购策略的组织。
（５）注重教育和培训等。
三、准时采购工作创新的实施步骤及具体策略
除了要具备一定的前提条件，企业实施准时采购策略还必须遵循科学的实施步骤。这些步骤包括：
1.建立准时采购工作小组
准时采购工作小组的职责，就是负责全面处理准时采购的相关事项。这些事项包括：一要负责制定准时采购的操作规程，协调企业内部各有关部门的运作，协调企业与供应商之间的运作。准时采购工作小组除了采购科室有关人员外，还要有本企业以及供应商企业的生产管理人员、技术人员、搬运人员等共同组成。通常，准时采购工作小组应该成立两个分组。一个分组专门负责处理供应商事务，该分组的任务是培训和指导供应商的准时采购操作、衔接供应商与本企业的操作流程、认定和评估供应商的信誉、能力，与供应商谈判签订准时化订货合同，向供应商发放免检签证等。另外一个分组，是专门协调本企业各个部门的准时采购操作、制定作业流程、指导和培训操作人员，并且进行操作检验、监督和评估。
2.制订计划，确保准时采购策略有计划有步骤地实施
工作小组负责制订准时采购策略的计划，以及改进当前采购方式的措施，如何减少供应商的数量、供应商的评价、向供应商发放签证等内容。在这个过程中，工作小组与供应商一起商定准时采购的目标和有关措施，保持经常性的信息沟通。
3.精选少数几家供应商建立伙伴关系
供应商和制造商之间互利的伙伴关系，意味着双方之间充满了一种紧密合作、主动交流、互相信赖的和谐气氛，共同承担长期协作的义务。在这种关系的基础上，双方发展共同的目标，分享共同的利益。这种互利的伙伴关系的建立需要经过长期的过程，同时要求双方有坚定的决心和奉献的精神。
4.进行试点工作
先从某种产品或某条生产线的试点开始，进行准时零部件或原材料的准时供应试点。在试点过程中，取得企业各部门的支持是很重要的，特别是生产部门的支持。通过试点，总结经验，为正式的准时采购实施打下基础。
5.负责供应商的培训，确定共同目标
准时采购是供需双方共同的业务活动，单靠采购部门的努力是不够的，需要供应商的配合，只有供应商也对准时采购的策略和运作方法有了认识和理解，才能获得供应商的支持和配合。因此，需要对供应商进行教育培训。通过培训，双方取得一致的目标，相互之间就能够很好地协调做好准时采购的工作。
6.给供应商颁发产品免检证书
实施准时采购策略时，核发免检证书是非常关键的一步。颁发免检证书的前提是供应商的产品全部合格。为此，核发免检证书时，要求供应商提供最新的、正确的、完整的产品质量文件，包括设计蓝图、规格、检验程序以及其他必要的关键内容。
7.实现配合节拍进度的交货方式
向供应商采购原材料和外购件，其目标是要实现这样的交货方式：当正好需要某种物资时，该物资就运抵卸货台，然后直接运至生产线，生产线带动它所需的物资，并在制造产品时使用该物资。
8.继续改进，扩大成果
准时采购是一个不断完善和改进的过程，需要在实施过程中不断地总结经验教训，从降低运输成本，提高交货的准确性，提高产品的质量，降低供应商库存等各个方面进行改进，不断提高准时采购的运作绩效。
四、实施准时采购工作创新应该注意的问题
实施准时采购工作创新应该注意的问题包括：
（1）选择最佳的供应商，并对供应商进行有效的管理是准时采购成功的基石。准时采购成功的关键就在于与供应商的关系，最困难的问题也是缺乏供应商的合作。而在供应链管理模式所倡导的战略伙伴关系则为成功实施准时采购提供了基础性的条件，因此，要获得准时采购策略的成功实施，还必须同企业的供应链管理创新相结合。
（2）供应商与用户的紧密合作是准时采购成功的钥匙。如何选择合适的供应商是影响准时采购策略实施的重要条件。在传统的采购模式下，企业之间的关系不稳定，具有风险性，影响了合作目标的实现。因此，加强供应商和用户的紧密合作显得尤其重要。
（3）实施对供应商的激励。缺乏对供应商的激励是成功实施准时采购的一大影响因素。要成功实施准时采购，企业必须建立一整套有效的供应商激励机制，使供应商能够和用户一起分享准时采购的好处。
（4）卓有成效的采购过程，严格的质量控制是准时采购成功的保证。
（5）企业内部各个部门的通力合作是准时采购成功的必要前提。
准时采购不单是采购部门的事情，企业的各个部门都应该为实施准时采购创造有利的条件，为实施准时采购献计献策。杨平安：《现代物流国际通用管理与成功案例典范》（第四卷），北京：新华出版社，2002.
