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第29章 善于利用现代办公工具

有两个故事是关于如何利用工具更好地做事的。一个是“农夫打猎”的故事,另一个是我们比较熟悉的“乌鸦喝水”的故事。下面分别进行讲述,看看农夫和乌鸦是怎样利用工具来达到自己的目的的。

有一个农夫非常喜欢打猎,由于痴迷于此,地里的庄稼全部荒废了。但是打猎的结果却总是让猎物白白跑掉,最后农夫一无所获,两手空空而归,回家之后觉得愧对家人,出门又觉得对不起邻里好友,终日闷闷不乐。

他仔细琢磨为什么总是捕获不到猎物,这时他看到了年老体衰的老猎狗,终于恍然大悟,原来是因为猎狗的年纪太大了,速度太慢,追赶不上猎物。可是,此时他已经家徒四壁,没有钱来买更好的猎狗,于是他想回到自己田里努力耕种,有收获之后再买一只好的猎犬。

冬去春来,农夫的田地获得了丰收。他把粮食卖掉,用这笔钱买了一只又强壮、又凶猛的猎狗,从此以后农夫再也没有空手而归。

“工欲善其事,必先利其器”。故事中由于猎狗的不同,农夫打猎的结果也截然相反。这说明只有借助优良的工具才会更好地提升工作效率,获得更好的成绩。

在热带草原上,已经一个多月没有下雨了,草原上的生命都在等待暴雨的来临。一只乌鸦在四处寻觅,它已经很长时间没有补充水分了。为了生存,它必须要找到水,尽管这很难。在经过了多次的寻觅失败后,最后它来到了一条公路上。这里大部分时间是属于人类的领地,因此时不时会在这里有些惊奇的发现。

那只乌鸦终于在路边发现了一个装水的瓶子。但瓶子牢牢地直立在干涸的泥土里,里面剩下的水也不多,而且瓶口比较小,乌鸦不能把头伸进瓶子里。

怎么办?如果不能赶快想出办法,其他的乌鸦很快就会赶来。聪明的乌鸦突然发现了路边的小石子,它用长嘴巴将一块块小石头放到了瓶子里。不一会儿的工夫,石头已经填满了瓶子,瓶子里的水位升高了。最后乌鸦终于喝到了水。

乌鸦喝水的故事告诉我们,懂得借助工具的人,往往可以将复杂的事情变得简单,从而快速高效地完成工作。

在21世纪的今天,科技的发展已经在极大地改变着我们的生活。电话、传真、电脑以及互联网的广泛使用,表明了科技可以提高工作效率。如何利用这些工具来提高效率是我们必须要掌握的基本技能。

打电话,直奔主题,简明扼要,能在最短的时间里实现沟通的目的。但是在工作中,经常会打电话干扰你的工作。

电脑以及其他办公设备的应用,在很大程度上缓解了人们的工作压力,减轻了工作强度。

办公用电脑除了处理各种信件以外,还可以在电脑上进行各种工作,如撰写各种策划方案、广告计划、文章等。

电脑的使用,可以降低纸张的使用,同时更快捷方便。用电脑或光盘来代替纸张储存资料,这种方法简便,容易保存而且管理方便。

办公设备则在最大限度上满足了今天人们多样化的要求。以前电子办公功能单一,例如,代替秘书完成起草文稿、打印文件和留底存档等工作。后来,由于计算机的发展,又出现了电子银行、电子邮件、电子商务等高水平的办公功能;

电子银行是指采用电子计算机、终端设备及自动出纳机等组成的系统,用以快速地完成银行或用户之间的资金转移,或者完成自动取存款业务,即用户持信用卡,由自动出纳机办理存款与取款的业务。

电子邮件是指利用现代通讯手段,传递信件、资料等文字和语音信息的系统。电子信箱诞生后,几乎一半以上的业务被转移,传统意义上的信件基本上失去了意义,电话的数量也大大减少。电子信箱的内容无所不有,除了有公司内部信息、订阅电子杂志、来自公司内部通知、会议备忘录外,还有很大一部分是一些客户的来信等。作为一个公司员工,利用电子信箱便利和快捷地对一些商业信函立刻做出回复,不仅是一种良好素质的体现,而且也有利于公司业务的开展。由于电子邮件的使用,也使得工作环境中充斥着一些垃圾邮件、无用信息等。这些外来因素会分散员工的注意力,降低工作效率。那怎样做到避免这些干扰呢?不要让料想不到的电子邮件打乱你的工作计划,从而使你不得不加班。为了控制干扰,可以这样做:每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志地处理紧急事务,又能使你尽早完成工作。使用电子邮件过滤工具,将私人电子邮件与工作电子邮件分开。

办公自动化给人们带来了极大的效益和方便。现代办公自动化正朝着计算机网络化和智能化方向发展,多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。

网络的普及则是在空间上的突破,共享成为网络的核心。对于企业而言,建立内部网络,可以进行信息和资源共享,同时可以实现远程管理和相互沟通。而应用最广的互联网则成为联系世界的主要纽带之一,因此要学会和掌握互联网。在信息社会的今天,我们必须明白互联网的重要性。它已经成为一种新的媒体力量——“第四传媒”,并有超越和改变传统媒体格局的趋势。视野的开阔以及信息的快捷、丰富,可以帮助我们在第一时间里了解到自己需要的信息资源,帮助我们通过公司网站首页得到公司新闻、公司通知、企业知识、企业内部的动态信息和方针政策等。同时我们也要学会判断和甄别大量的垃圾信息,避免因此占用过多的时间。网络通常还具备网络寻呼、网络会议、网络培训等功能。

网络寻呼、网络会议功能极大地发挥了Intemet网络的效率,可以通过Intemet网络实现会议的召开和寻呼。会议是各企业公司工作的重要组成部分。网络视频会议是网络时代出现的新型会议方式。网络视频会议系统结合了电话会议和网络会议的方便快捷,实现了各地员工网络语音和视频全方位、实时的交流,突破了传统会议的局限性。网络视频会议,直接节省了组织实地会议的费用,包括差旅费、招待费、租用场地费等。公司员工可随时与本部、客户保持联系,及时获取各地的市场状况、客户需求等信息,提高办事效率。

应用网络还可以进行远程培训和远程教学,公司员工应积极利用这一现代办公工具,不断提高自己的专业素质,了解企业文化,从而更好地融人于企业当中。

人的时间和精力都是有限的,因此善于利用工具的人,才可以为自己节省更多的时间和完成更重要的工作。

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