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第27章 改进工作方法

小李每天从一进公司门就开始忙个不停,一会儿干这,一会儿干那,忙得晕头转向。而同事小刘虽然和自己做同样的工作,看起来总是从容不迫的样子。更让人心理不平衡的是,到月底工作量一统计出来,自己还不如小刘呢。小李觉得很困惑:自己每天忙忙碌碌,却老是忙而无功。感觉付出很多,却总是得不到老板的满意。虽然没有一刻空闲,但到总结时却说不出自己做出的成绩。相信很多公司职员都有过小李这样的感受。其实问题不在于工作态度,而在于工作方法上。

改进工作方法,优化工作程序,可以起到事半功倍的效果。

学会制定工作计划

工作计划必不可少!这种计划并不是为了向某人汇报,也不是为了给自己增加压力,而是为了让你记住有哪些事情需要去做,而不是被无形而又说不清楚的工作压得晕头脑涨。

首先:在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情,除非是外界有严格时间限制的任务(例如周三必须向客户提交出产品文档),否则,周计划不必设定每项任务拟订的进行时间,也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示,让你不会忘记本周要做的工作。

然后,每天早上列出时间表,从周计划中选择出当天想做的事,并安排具体时间去完成。列出所有需要打的电话,和每个电话的内容。这张时间表应该放在你身边,一抬眼就能看到,它像一个忠实的助手,随时告诉你下一步工作的内容!

最后,必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂,仿佛需要把所有完成的任务的情况都详详细细地写出来。这是一个误解!其实,工作总结随时都在进行,方法很简单:用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去!另一种总结方法也十分简单:把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去!

你一定要明白,制定计划的根本目的不是给你施加压力,而是给你一个有序的、有准备的工作安排。因此,不要为未完成预定的任务而懊恼,而是记住这些任务,并且尽快安排去进行!同时,工作计划还会给你带来自信和成就感:当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去,象征着这些敌人被征服和消灭,那就像是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样,是何等地畅快淋漓!

某公司部门经理罗女士,就非常善于管理自己的工作,尽管每天需要应付大大小小的许多事情,但她总是显得很从容,该做什么,什么时候做,自己心中非常有数。她说自己随身携带的必不可少的就是一个工作本,上面密密麻麻地写着自己的工作安排。每月之末,她会抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划,关键是要会分解目标,把制定的月目标分解到每一个周,把周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很庞大的,担心完成不了的工作目标,经过这样的层层分解后,结果发现,原来要实现这个目标并不难。这样工作起来才会井井有条。

对工作进行检查分析

做工作之前应先对工作进行分析检查。要善于化繁为简,使工作简明化。要做到这一点就要学会多思考一些问题。通常需要进行如下思考:

为什么这项工作是需要的?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

这项工作的关键是什么?做了这项工作之后会出现什么过去没有的新效果?

如果必须干这项工作,那么应该在哪里干?

什么时候干这项工作好呢?是否考虑放在效率高的时间里干最重要的工作?

这项工作是自己干还是别人去干好呢?

这项工作的最好的做法是什么?是否应抓住主要矛盾、解决矛盾?是否应采取其他方法?

在对每一项工作分析检查之后,省去不必要的工作,使要做的工作顺序合理,这样工作起来既得心应手,又省去了一些杂七杂八的事务,自然工作效率也就提高了。

将工作进行分类

所有的工作无非有两类:①“事务型”的工作不需要你动脑筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去,并且不怕干扰和中断。如收发E-mdl、写信、填写工作报表、备忘录等,这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理,即使在精神状态不佳的情况下也能完成;②“思考型”的工作则必须需要你集中精力,一气呵成。对于“事务型”的工作,你可以按照计划在任何情况下顺序处理;而对于“思考型”的工作,你必须谨慎地安排时间,在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作,最好的办法不是匆忙地占做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃饭时想,睡不着觉的时候想,在路上想,上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后,再安排时间集中去做,你会发现,成果会如泉水一般,不用费力,就会自动地汩汩而来,你要做的无非是记录和整理它们而已!

综合

综合就是在同一时间内综合进柠多项工作。办事要有顺序,并不是说同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时进行几项工作。把工作单方向一件——件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。

结合

结合就是把工作的若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作,它们互不相同,却有类似之处,互有联系,实质上是服务于同一目的的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

重新排列

重新排列就是改变工作步骤的顺序,也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。例如,一天工作下来很疲乏,晚上又要学习,那么就应该把休息时间提前。此外,还可以在公共汽车上闭目养神,以保证晚上精力充沛。

变更

变更就是改变工作方法。大体有两种办法:①“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真仔细地分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应;②“独创改善方式”,即不受现行的手段、方法的局限,在明确目的的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

穿插

尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战。如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。又如上午在办公室开会,下午到市场中去搞调查研究等。

代替

代替就是把某些事情换成其他事情。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。

每天定时完成工作日志

每天都需要做一些日常工作,以和其他同事保持必要的接触,或者保持一个良好的工作环境。这些工作包括查看电子邮件,和同事或上级的交流,浏览你必须防问的BBS,打扫卫生等等。这些常规的工作杂乱而琐碎,如果不小心对待,它们可能随时都会跳出来骚扰你,使你无法专心致志地完成别的任务,或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。

处理这些日常工作的最佳方法是定时完成,即在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,而在其他时候,根本不要去想它!

除非有什么特殊原因(例如,你在等待某个人发来的紧急邮件),否则,强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱,不要浏览BBS,不要去找领导汇报工作,这样,处理这些事务的效率才会提高,并且不会给你的其他工作带来困扰。

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