等到你把自己要做的事情排出优先次序，然后按部就班地去执行的时候，你再也不会手忙脚乱了半天，却把最重要的事丢到了脑后了。
很多人一上班就开始忙碌起来了，他们甚至连吃午饭的时间都很短，即使这样，他们的工作也常常需要加班才能完成。难道是工作太多无法收尾了，还是自己效率太低呢？这样的人有没有，自己究竟在忙什么？
当代管理学之父彼得？杜拉克说过：“必须分清轻重缓急。最糟糕的是什么事都做，但都只做一点，这必将一事无成。”此话一语中的，指出了当代很多员工为何碌碌无为的原因。
一个管理学的大师在给学生们上课。他的讲桌上放这一个玻璃杯，旁边还有一堆小石子。“关于管理的经验我已经悉数都交给你们了，希望你们能够在实际生活中灵活应用。这是我们的最后一课，我们来做一个小实验。”说着他拿起小石子往玻璃杯里放，当玻璃杯再也装不下一颗小石子时，讲师停了下来。他问道：“现在这个玻璃杯里是不是再也装不下什么东西了呢？”学生们异口同声地答道“是”。
讲师笑了笑，又从桌子低下拿出一些小碎石。他抓起一把，放在已装满小石子的玻璃杯里，然后轻轻地摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，这一小桶碎石全装进了玻璃杯里。“现在玻璃杯里是不是再也装不下什么东西了？”讲师又问。这回学生们不敢回答得太快，大家都迟疑着。
最后班上有位学生怯生生地细声回答：“也许行吧。”
“很好！”讲师说完后，又拿出一袋沙子，慢慢地倒进玻璃杯里。倒完后，他又问学生：“我还能往玻璃杯里再装下什么东西吗？”“能！”学生们蛮有信心地答道。
“非常好！”教授说。然后，他又从桌子底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被小石子、沙子填的满满当当的玻璃杯。
做完这些事情之后，讲师很严肃地问他的学生：“谁能说说，你从这次实验中能得出什么重要的结论？”
班上一阵沉默，过了一会儿，一个学生勇敢地站起来答道：“要是我们抓紧时间的话，完全可以多做一些事。”
讲师点了点头，让他坐下，然后微笑着说：“这也是个道理。但是今天，我想告诉大家关于管理的最重要的知识。”他停顿了一下，说：“我想说的是，如果你不先把小石子放进玻璃杯里，也许以后你永远没有机会把它们再放进去了。因为玻璃杯里已经装满了小碎石、沙子和水。而当你先把小石子放进取的时候，玻璃杯里可能会有一些空间盛其他的东西。通过这次实验，我希望你们能够明白，在以后的职业生涯中，必须先把小石子那样重要的事情放在第一位。”
这时，学生们才恍然大悟。
我想，那些终日忙碌的员工不见得能做出多大的业绩，其原因可能就在于没有分清事情的轻重缓急，将小碎石、沙子和水那样的无足轻重的事情先放进了玻璃杯里，因而忽略的关键的事情。
事实上，我们每个人的工作都可以分为四类：紧急并重要的事、紧急但不重要的事、不紧急但重要的事、不紧急也不重要的事。将你的关注点投注在不同的事务上，会导致不同的结果。
多数人会先做“急迫又重要”的事，往往“重要但不急迫的事”会因为一直拖着没有做，有天突然变成“重要且急迫的事”。而且期间，领导可能又会布置新的任务，于是我们又开始停止手边的，按照上级的指示做起来。可见，大部分的人很忙，是因为把应该拿来做计划的时间拿去做急迫的事，使做“重要但不急迫的事”的时间变成0.
正因为这样，我们在上班的时候不得清闲，但总也提高不了工作效率，反而在忙得焦头烂额的时候，让很多重要的事给忘了。德鲁克的话：“最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人。”我们常常就是这样，会因为太拘泥于小事，而坏了大局。
一个人的能力、精力有限，谁也不是超人，不可能一夜之间解决所有难题，做完所有事情。当一大堆工作同时压到你身上时，按“轻重缓急”的次序依次完成，是最合理的解决之道。暂且把那些杂七杂八的小事搁下，集中精力处理棘手的事情。做好一件事，远比事事都尝试、最终却一事无成要强得多。
学会分清轻重缓急，说起来容易，但做起来，可能花上一辈子都不一定做得好。那么，我们怎样分清轻重缓急？
意大利经济学家提出了一个著名的“80/20定律”，即在日常生活中，20%的事情就足以决定80%的成就，所以应该先辨别什么是最可能见效的20%的事情。一旦辨别清楚了，用80%的时间做好这些最重要的事情，再用剩下的20%的时间做其他事情。
此外，你可以用“大块时间法则”，把每天要做的事分成“容易的事”与“重要的事”，每天至少要有连续120分钟能专心做事，完全不受打扰。先用前30分钟完成“容易的事”（就是“急迫但不重要”或“不重要也不急迫”）。时间一到，不管有没有做完，就切到规划项目之类“重要的事”上，如果做得起劲，超过90分钟也无所谓。下班之前再根据当前工作完成的进度做进一步的调整。
处理事务分不清轻重缓急是一种对办公时间无谓的浪费。进一步说，它是办公中另一种隐形浪费，它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你的一些出色的工作能力。若是你的领导常将小碎石、沙子和水等类的事情交付于你，你便可以建议领导采取这样的工作方式，并把自己的计划表给他看。
我认为，作为一名员工，你的很多工作领导并不十分清楚，你的工作进展怎么样，他可能只是大概地问一下。其实，有很多领导想不到的事情，或是他曾经关注的事情，或是他原来分配给你的事情，他可能由于公务繁忙一时忘记了。况且，公司又不止你一人，他不可能将自己安排那个员工做什么都记得一清二楚。有时候，他只是按照自己看事情的紧急程度去分配任务。这时，我觉得一个有责任感的员工，就要跟领导好好谈谈，向他建议一下自己还有更重要的事情需要处理，而当下领导布置的工作与之相比可能会显得轻微一些，可否容你一些时间，待把关键的事情处理完了再一步步做现在安排的事情。你的领导在拿捏一番事情的轻重之后也会欣然同意的，并感谢你对他工作疏忽的及时提醒，而你也可有条不紊地开始执行了。
俗话说，“好钢用在刀刃上”。如果你想成为一名出色的员工，要准确快捷地完成任务，就得把精力放在重要且紧急的事情。它们的紧急和重要性，要比其他每一件事更甚。
在这个世界上，人都只有一次生命，时间是人类最宝贵的资源。如果你不能善于利用时间，就只能让你的时间在一堆无意义的琐事上浪费。重要的事情，不管花费的时间多与少，都会对我们的生活产生重大的影响。先做重要的事，才会使你在最大限度上接近成功。你的领导也会因为你做事有条理而更加欣赏和器重你的。
