1.建立可长期存放文件的卷宗夹
已经处理过的文件要及时从活动文件柜中清理出去，因为这里的空间是极其宝贵的。那些需要长期保留的文件不要放在活动文件柜中，而应放在一个卷宗夹里。所以每个活动文件夹至少要配一个相应主题的卷宗夹。没有保留价值的东西就扔进废纸篓。“完整的档案柜”总是最重要的！
2.建立特殊文件存放处
一些不适于放进文件夹的东西，例如特别厚的文件，可以另外存放到一个立柜中。而在相应的文件夹中你可贴一个特殊的标签，或者把这些另外存放的文件的题目复制下来放在文件夹中，以提醒自己不要忘记那些放在别处的文件。
3.记录在日程表中
我们已经在前面讲过，为了提醒自己，应该把要处理的文件写进自己的备忘录或日程安排中。
4.起个一目了然的名字
应该为每个文件夹起一个响亮的名字（例如“展台”、“研究部”、“商务旅行”等），而避免用些什么“加急”、“特办”之类的词语。通常情况下，那些没有醒目标签的文件夹就成了埋葬重要文件的坟墓。在给文件夹起名时千万不要使用那些官方语言，如“待办”、“待答复”、“发票”、“欠款”、“外事日程”等等，而应使用一些富有幽默感、使人轻松的语言。
5.不断有所变化
你应该花点功夫，让自己的活动档案柜保持活力。你不要担心文件夹经常变化的名字，它就应该是生气勃勃的。例如：一位电视台的记者为每篇电影报导都建立了一个文件夹。如果这篇报导已经播完了，它就必须被存进一个卷宗夹里。这个旧的文件夹就应该有一个新的电影报导的名字。为此你多准备一些可以写字用的标签，特别是为那些你最近就要放进活动文件柜的文件夹。
6.快速反映
事实证明，如果你能把一些需尽快答复的信件和传真都放在一个优先处理的文件夹中，随时待办，你就能把很多事情一次性办完。
7.坚持利用
请检查一下，那些长期放在办公桌上的文件都属于哪些类型。如果是因为文件夹中没有适合它们的分类，那就为它们准备一个新的义件夹。因此就可能产生一个“孩子”（里面有出席家长会的邀请函、课程表、保险单）或者是“休育协会”（如果你是某个组织的成员力，或者是其他什么内容的专门文件夹。
准备一个新的公务旅行文件夹，把一切有关旅行的资料都放进去（车票、旅行计划、城市交通图、旅店名址、邀请函、旅行社的宣传资料等一切具有重要信息的纸张）。每次旅行的资料部存在一个透明的文件袋里，动身前取出一个相应的文件袋，这样可以保证不会遗漏重要的资料。旅行期间，你需要保存的所有资料，尤其是回来后报账的单据都放进这个袋子里。因为你已经把所有的东西都准备好了，所以在返回的途中你就可以开始结账了。
结完账后，你的这次旅行就算结束了。你可以找张特别醒目的纸放在透明文件袋所有资料的最上面，然后把它存入写着“已经过去的旅行”的卷宗夹里。这种简单而安全的办法保证不会丢失任何东西。
8.利用文件夹的封面
把与文件夹内容有关的电话号码、姓名、地址、日程、会员号，以及其他有关数据都写在文件夹的封面上。当你拿出文件夹时，所有重要数据都在眼前。
9.新奇独特
一般情况下，只要你足够熟练，就可以把文件柜管理得很好。但要想有一些独创性，对它就不仅仅是利用，还要热爱（让你在其他人面前感到骄傲）。例如：一个喜欢用钢笔写字的朋友在你这里找到了一个存有吸墨纸的文件夹，而这正是他寻找了很久却没有得到的东西；一位留在家里照顾孩子的父亲惊异地为他的孩子找到了一纸袋东西（粘贴画、从杂志上剪裁下来的猜谜游戏、一小袋橡皮熊）。
10.定期清理
如果文件柜太满了，就要为它减减肥。在每个文件夹里都有些早已处理完的事情，过期资料之多，超出想象。经过十几分钟的淘汰处理，你的文件夹又可以正常发挥作用了。
面对满满的文件夹，你可不想再来一次“大扫除”行动，尽管那样一切都会整理得井井有条。最好不要采取这样的行动，你宁愿小步快走。
