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第22章 工作会议礼仪

会议的准备工作

(1)和上司商量,拟定议事日程,并将此分发给参加会议的每位人士。

(2)确定出席会议的有关人士,并书面或电话通知他们。(3)准备一分详细的给上司的议事日程。

(4)准备好议事日程、会议程序和有关资料。

(5)预定好会议室,并在开会前一天亲自确认。

(6)如系大型会议,还应与会务接待部门安排好出席者的食宿、交通等工作。

(7)确认出席者人数。

(8)准备会议所需物品(如上次会议记录、有关文件、议事日程、出席人员登记簿、不能出席会议的有关人士的回函、信纸、记录本和笔、音响器材等)。

(9)会议前,提前到达会议室,按事先拟定好的座位表安排好座位,准备好茶水及有关物品。

处理好会议日常事务

(1)协助和监督会议签到处工作。

(2)准备一分表格,上面列入与会者姓名及他们代表的公司名称和地址,将其复印后发给与会者。

(3)做会议记录,或速记或录音。

(4)满足会议负责人或特殊客人提出的有关需要。

(5)收集会议信息并打印成简报分发给与会者。

(6)协调会议过程中的各项活动。

(7)安排放置座位卡。

(8)指派有关人员陪同宾客入席。

在会议和会谈中做记录是会议秘书的职责之一,因此,适当地了解会议议程和程序,对会议秘书来说是十分必要的。非正式会议上可以免去一些会议礼节,但正式的会议则应严格坚持会议程序规则和礼节。

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