连锁企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。因此行政管理必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。
为使连锁总部总务行政管理迈入正轨、提升工作效率，行政管理制度的制订就是为使员工有所遵行，并由总务人员负责执行，并推行到全体员工。只有这样，才能够充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。
一、总经理工作岗位职责
总经理受董事长委托主持公司日常工作，并协助董事长行使下列职权：
（1）主持公司的经营管理工作，组织实施董事会决议；
（2）拟定公司的经营计划和投资方案；
（3）拟定公司的年度财务预算、决算方案；
（4）拟定公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
（5）拟定公司增加或减少注册资本、增资扩股方案以及发行公司债券的方案；
（6）提出聘任或解聘公司财务部门负责人，全资公司经理、财务负责人，公司职能部门负责人建议；
（7）拟定公司基本管理制度；
（8）拟定公司内部管理机构设置；
（9）拟定公司员工工资方案和奖惩方案，年度调干和用工计划；
（10）依法决定公司员工的聘用、升级、加薪、奖惩与辞退；
（11）审批公司日常经营活动中的各项费用支出；
（12）董事长授予的其他职权；
（13）遵守公司章程，忠实履行职务，维护公司利益。
二、总经理秘书工作岗位职责
（1）为总经理提供秘书服务。
（2）负责公司各类文件的呈报及批复后的传送。
（3）负责检查信函的处理、登记和回复。
（4）负责总经理室的档案整理和装订工作。
（5）传送总经理室的文件和报纸。
（6）负责总经理室日常电话的接转。
（7）承担总经理的日常来访接待工作。
（8）每日与值班经理交接班。
（9）负责总经理交办的其他工作（如开具介绍信、生活安排、接送安排及车旅费报销等）。
三、办公室主任管理制度
第一章 职务规定
第一条 负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。
第二条 定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。
第三条 根据总经理指示，负责组织由总经理主持的工作会议，安排并做好会务工作。
第四条 负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。
第五条 组织起草总经理办公室文件（负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草的文件），组织并做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
第六条 组织做好总经理办公室印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司的大事记。
第七条 协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。
第八条 组织并做好来客接待和公车的管理工作。
第九条 指导并做好电话话务与机线维修工作。
第十条 根据总经理提出的方针、目标、要求，及时编制本室的方针目标，并组织贯彻落实。
第十一条 负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。
第十二条 负责完成总经理临时交给的各项任务。
第二章 职权规定
第十三条 有权向公司各部门索取必要的资料和情况。
第十四条 有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
第十五条 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
第十六条 有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
第十七条 有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。
第十八条 有权安排、调度公车的使用。
第十九条 有权对各部门以总经理办公室名义起草的文件审核和校正。
第二十条 有权对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，拒绝打印发放。
第二十一条 有权对要求各部门主管参加的会议进行综合平衡或精简压缩。
第二十二条 有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
第三章 职责规定
第二十三条 对得知生产行政工作出现异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。
第二十四条 对总经理办公室行文的差错，收集与整理的资料失实而造成的严重后果负责。
第二十五条 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
第二十六条 对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。
第二十七条 对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
第二十八条 对下属工作质量差造成的不良影响负责。
第二十九条 对本室所属岗位发生的设备、人身、交通、火灾事故负责。
第三十条 对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
四、办公室规范管理制度
1.办公仪表规范
（1）每周一至周四：男士着深色套装（马甲）、衬衣、皮鞋，佩戴领带。
（2）每周一至周四：女士着深色套裙（或裤）、马甲、衬衣、皮鞋。
（3）周五：随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装（有外事活动除外）。
（4）头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。
2.卡座区规范
（1）办公桌：桌面除计算机、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。
（2）辅桌：放置文件盒、少量工具书。
（3）座椅：靠背、座椅上不准放任何物品，人离开时椅子调正。
（4）计算机：主机上方放显示器，计算机置写字台左前角。
（5）卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴物。
（6）垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。
3.办公室规范
（1）办公桌：桌面除购置的案头用品及计算机外无其他物品。
（2）辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。
（3）计算机：在桌面上呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。
（4）拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。
（5）垃圾篓：置辅桌后。
（6）饮水机：放在指定地点，不得随意移动。
（7）报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内。
（8）外衣手袋：置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。
4.语言规范
（1）交往语言：您好，早晨好，早，晚，再见，请问，请您，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快。
（2）电话语言：您好，请问，谢谢，再见。
（3）接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我即刻去联系，打扰您一下，好的，行（切勿说“不”）。
5.行为规范
（1）坚守工作岗位，不得串岗。
（2）上班时间不得看报纸、玩游戏或做其他与工作无关的事情。
（3）办公桌上应保持整洁，并注意保持办公室的安静。
（4）上班时穿西装和职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，上班时间不得在办公室化妆。吸烟请到吸烟室。
（5）接待来访和业务洽谈，应在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留。
（6）不得因私事在办公室打长途电话。
（7）不得在计算机上发私人邮件或上网聊天。
（8）不得随意使用其他部门的计算机。
（9）所有电子邮件的发出均须经部门经理批准，以企业名义发出的邮件须经总经理批准。
（10）未经总经理批准和部门经理授意，不得索取、打印、复印其他部门的资料。
（11）无工作需要，不得擅自进入计算机房、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室。
（12）严格遵守考勤制度，不得迟到、早退。
（13）不论任何原因，上下班不得代人刷卡。
（14）不准将办公室的烟缸、茶杯、文具等公物带回家私用。
五、总经理办公会议管理制度
第一条 总经理办公会议是经理人员交流情况、研究工作、议定事项的工作会议。
第二条 总经理办公会议由总经理主持，特殊情况下可由总经理委托副总经理主持。总经理办公会议出席人员为：董事长、总经理、副总经理、财务总监、总经理办公室主任、秘书，必要时可邀请有关人员列席。
第三条 总经理办公会议原则上每星期召开一次。集团领导班子成员因故不能参加总经理办公会议，应向总经理或主持会议的副总经理请假。
第四条 秘书应认真做好会议记录，会议记录应完整、真实，记录应包括会议时间、地点、出席人员、列席人员、审议事项、发言要点、决策意见、情况通报要点等。会议记录由秘书保管，并定期整理存档。
第五条 总经理办公会议的会务工作由总经理办公室负责。总经理办公会议议程及出席范围经总经理审定后，一般应于会议前一个工作日通知集团领导班子成员及其他出席者。
各部门及子公司需提交总经理办公会议讨论的议题，一般应于会议前3个工作日向总经理办公室申报，由总经理办公室请示总经理后予以安排。重要议题的讨论材料需提前3个工作日送达出席会议人员阅知。
第六条 总经理办公会议议题包括：
（1）传达股东大会、董事会决议，组织实施董事会决议、年度经营计划和投资方案。
（2）拟定公司年度财务预决算方案、税后利润分配方案、弥补亏损方案和公司资产用以抵押融资的方案。
（3）拟定公司的基本管理制度和内部管理机构设置方案。
（4）制定公司的具体规章。
（5）批准公司员工工资及福利方案、奖惩事项、年度用工计划。
（6）通过聘任或解聘副总经理、财务负责人、管理人员的提案，通过关于超过授权范围的担保事项的提案，并递交董事会审议。
（7）批准除由董事会聘任或解聘以外的公司管理人员。
（8）批准公司重要工作计划、经营方案。
（9）总经理认为需要研究解决的其他事项。
第七条 总经理办公会议对决定事项应充分讨论、审慎决策。当有意见分歧时，一般事项以主持会议的总经理或副总经理的意见为准，重大事项需以会议表决方式通过。会议纪要内容主要包括：会别、会次、时间、地点、主持人、参加人，会议的主要内容及议定事项。会议纪要由会议主持人审定并决定是否印发及发放范围。会议纪要要妥善保管、存档。
第八条 总经理办公会议决定以会议纪要的形式作出，经主持会议的总经理或副总经理签署后，总经理办公室督办。凡是需要保密的会议材料，会议结束后总经理办公室负责收回。
第九条 参加会议人员要严格执行保密纪律，不得私自传播保密会议的内容和事项。
第十条 总经理办公会议纪要经主持会议的总经理或副总经理签署后按规定印发。
第十一条 本制度自报董事会批准之日起实施。
六、办公室例会管理制度
第一条 部门管理人员例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。
第二条 会议主要内容为：
（1）总经理传达主管或上级公司有关文件，董事会、总经理办公会议精神。
（2）各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题。
（3）由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。
（4）其他需要解决的问题。
第三条 会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。
第四条 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
七、会议室、接待室管理制度
会议室、接待室是公司举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范公司会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定如下管理制度：
（1）公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。
（2）各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
（3）接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。
（4）任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。
（5）任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
（6）任何员工不能随意拿走接待室的报纸、杂志等资料。
（7）爱护接待室、会议室的设施。
（8）会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
以上规定希望全体员工自觉遵守，损坏公物或违反制度者将给予适当的经济处罚。
八、电话总机与服务台管理制度
电话总机和服务台是一个公司对外的窗口，其工作质量的高低直接关系到客户对公司的初次印象。因此，总机接线人员和服务台的服务人员必须始终保持开朗的心情。
1.电话总机管理
（1）电话总机人员的条件。
①口齿清晰、音质温柔。
②反应灵敏、动作迅速。
③有耐心及责任感。
（2）电话礼貌。
①以最快的速度接听来电（最好不要超过三声），并用亲切的口吻说“某某公司，您好”。
②在接听电话时，有第二线接人，如果确定不可能在数秒中结束，应先暂停接听，并说对不起，请稍待，立刻先接第二线，并以最快的速度解决，再切回第一线继续接听。
③两、三线同时打入时，应逐一接听，迅速处理，如有其中一线无法快速转接时，也应以“对不起”、“请稍候”的方式暂停，先处理另一线，而后再切回接听。
④如果耽搁过久，则应向来电者先行抱歉。
⑤如果分机占线，则应向来电者说：“对不起，某某分线还在占线，是否等一会再拨？”如果是加盟主、店主或总部主管级的来电或是常来电的熟人，则可在便条纸上留下来电者姓名、电话号码等，并转知当事人回电。
⑥无论来电者是口气不佳或是破口大骂，都不应动气回嘴，必要时应转接请主管处理。
⑦总机接线人员，必须尽可能地使用下列规范语言。
a。您好，某某公司。
b。您要哪里，或您找哪一位？
c。您有公事吗？
e。某某正在打电话，请稍候。
f。对不起，某某人在吗？
g。对不起，请帮助接一下某某。
⑧下列语言在任何情况慎用。
a。不知道或不清楚。
b。你找谁？
c。找他干嘛？
e。听不懂你的话。
f。听不清你说什么。
（3）总机管理。
①有关公司的业务十分繁杂，接线应该迅速判别来电的意图，准确无误地接通有关部门及人员。
②把关系或交易伙伴企业、关系政府机构与团体，以及主要客户企业电话号码制成一览表，并背下来。
③尽可能地留意长距离或长途电话，以便有效利用通话时间或及时予以挂断。
④传呼或传唤电话铃响之后，尽可能让接电话者来接电话，不要挂断。
⑤如果要让对方暂且挂断电话，则必须弄清对方的职务、姓名、与接电话者的关系以及回电话号码，并准确地把这一切转达指名传唤者。
⑥如果对方希望转告电话内容，则必须将电话内容记录下来，以免忘记，确保电话内容转达给指名接电话者。
⑦如果来电话询问企业重要职务的某某人在不在，在干什么，以及企业内部有些什么事情等，接电话者或总机接线员即使知道，也不要予以回答，并应与秘书处或有关部门联系，由那些部门予以处理。
⑧在与对方通话时，清注意礼貌用语，并注意使用职务名称，如总裁某某、部长某某、科长某某；不要直呼其名。
⑨总机应提早15～30分钟上班，并晚15～30分钟下班。
⑩中午休息时间，应安排其他同事轮流值班。
上班时间如有需要必须离开机台时，应找同事暂时代理，不得任置电话无人接听。
一般员工挂接长途电话，应依规定填写《长途电话申请单》，经权责主管核准后，总机方得代拨，《长途电话申请单》应暂留存，待次月与电话费单据核对无误后，一并呈主管核查。
2.服务台管理
（1）服务台的人员及配备。
①服务台的服务人员，多以女性员工担任，仪表端庄，口齿清晰是重要的条件。
②严格要求服务态度及礼节。
③工作中不得阅读报章、杂志、书籍，或吃早餐、零食，也不得从事其他私人的事务。
④服务台应配有电话，以便与公司内同仁联络。《访客留言登记簿》是供来访未遇时登记留言。应有简单的沙发、茶几、报架等，供来宾暂时等候时所用。
（2）服务台的工作重点。
①对非连锁总部人员进入，应主动询问，了解访客及机构、姓名，必要时可请其出示名片。
②应以电话联络来访对象（同仁），以确定是否有空或接见，并请在沙发稍坐等候。如等候时间过久，应主动再联络公司同仁，并委婉告知来访者等候的原因。
③要求被访的同仁至服务台接来访者至会客室，不得由来宾自行进入。
④来访者如为高级主管的贵宾，应即与主管的秘书联络，由秘书前往引导，如主管在开会，来访者若留在服务台等待，难免有失礼节。如果本身工作不太忙，代为引导也无不可。但是不能耽搁过久，使服务台空缺。
⑤事先预定来访的贵宾，服务台人员随时注意，以期早些察觉，可至门口处欢迎。
⑥对不速之客或推销货品的人员，也应礼貌地请其留下名片，或委婉拒绝或协助保安人员处理。
⑦负责公司邮件的收取、分发工作。
⑧完成行政部部长临时交办的其他任务。
（3）来宾接持。
①来宾进入会客室或贵宾室后，应立即通知总务人员或接待人员送茶或咖啡。
②会客室或贵宾室应保持整齐、清洁，不得堆放不相关的物品，并随时注意来访者离去后的清理工作。
③来宾走到服务台前询问时，应起立应对，面带笑容。如手上并无其他工作，应随时注意门外，起立相迎，使来宾有受重视感及亲切感。
④对抱怨的客户，应立即请往会客室，并请主管出面安抚，不要在服务台前大声叫骂，有碍公司形象。
⑤按来宾接待程序起立招呼，使用礼貌用语。
⑥询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约。
⑦决定接待对象和方式。确定是由秘书接待，有关部门接待，还是领导接待，以及是否安排工作餐或宴请订餐。
⑧接待完毕，礼貌送客：按宾客身份分别送至办公室门口、楼（电）梯口、公司大门口。
⑨填写访客记录，必要时向领导汇报。
（4）同事外出登记。
服务台出口处管理部分，除针对来者外，有关同事进出，也得要求登记，可于服务台设置《同仁外出登记簿》，在出门前先将时间填入，备注栏内可注明联络电话，或乘坐何种交通工具。
九、办公用品管理制度
1.办公用品项目
（1）文具用品。
①白板、板擦、档案夹、钉书机、印台、笔记本、色带。
②各类表单、信封、信纸、公文纸、影印纸、色纸、报表纸。
③公文架、名片、印章、卷宗。
④剪刀、刀片、橡皮擦、尺、胶水、修正液。
⑤原子笔、彩色笔、签字笔、粉笔、水彩笔、麦克笔、铅笔、笔芯。
⑥其他未列项目。
（2）杂项购买。①茶叶、各类纸杯、抹布。
②电线、电插头、门锁、电池、录音带、底片、灯管。
③洒扫用品、垃圾桶、清洁剂、卫生纸。
2.公务用品的请购及采购
①总部所需的公务用品统筹由总务单位负责请购。
②总务人员应定期寻找公务用品的供应厂商，并掌握其供应价格的变动。
③采购各项公务用品时，应有三家厂商比较其价格、品质、服务等决定采购。
④每次采购的金额须于事前填妥申请单，呈单位主管核准后，方可进行采购。
⑤各单店由店长填写请购单，并传真至分管部门，经分管部门核准并批示自行购买回传后，各店才能动用备用金购买。
3.办公用品的修缮
①各单位专用的办公用品，使用部门填具《请修单》，请购请修程序核准后，由总务人员议价请修。
②各单位共同使用的办公用品由总务人员填具《请修单》，总务人员议价后，经请修程序核准后，由总务人员请修。
4.办公用品的保管权责
①公司共同使用的办公用品由总务人员负保管之责。
②各单位专用的办公用品，由使用单位负保管之责。
③个人专用的办公用品，由使用者负保管之责。
④办公用品如有短缺、损坏的行为，情节严重时，负保管、维护的责任人，应予赔偿。
⑤常备办公用品由总务人员设置各项最低安全库存量，以备各单位的使用申请。
5.办公用品的领用
①员工领用各项办公用品时，应填具《办公用品申请单》。
②申请领用经核准后，向办公用品的保管者领用。
③申请者需经单位主管签准后，始得向总务单位申领。
④总务单位再依《办公用品申请单》，填《办用品领用卡》管理。
十、印刷管理制度
1.估价，付款条件
（1）公司对外委托印刷业务时，应评估三家印刷厂的比价。
（2）除价格因素，尚须注意印刷质量、付款条件的配合比价。
2.服务品质
（1）除确保公司的行政效率，对外发包印刷业务时，应考虑印刷厂的交货速度。
（2）厂商的印刷设备、印刷的品质也是委托交印时所需注重的因素。
3.评估呈核发包
（1）经上述的条件要求后，印刷业务负责者应综合评估。
（2）评估后，将《估价单》及综合评估一并交主管核示。
（3）第一次新制表单须经管理单位签核后，总务单位才能开始发包印制。
4.跟踪控制，清点验收
（1）跟踪控制印刷厂如期交工，总务单位在印刷业务发包后，应密切督促进度，务必要在所要求的条件下完成。
（2）控制品质符合标准要求。
（3）清点验收：
①交件时间；
②数量；
③交件地点。
5.存档备查
各项印刷品应建立档案存档备查，以备未来再版印刷及评估之用。
（1）样张、印刷单位、电话、地址、每次数量、价格。
（2）常备印刷品进货、库存量、领用量。
十一、费用请领制度
1.适用范围
（1）杂费是包括汽机车燃料费、交通费、邮电费、杂务费、修缮费（车辆、设备、财产）等及其他杂项支出。
（2）所有费用的申请，申请者于事前填妥申请单，呈有关主管核准。
（3）原则上，公司均以开立支票支付，但特殊情况而支出在1000元以下者，可检具凭证及《零用金申请单》，经主管核准后，支领杂费。
（4）各种杂费开支，如需预备现金，应填具《杂费借（还）款通知单》，交杂费管理人员，即凭单支给现金。
（5）杂费的借支，经手人应在一星期内取得正式发票或收据，加盖经手人与主管之费用章后，交杂费管理人冲转借支，如超过一星期尚未办理冲转手续，应将该款转入经手人私人借支户，并于当月发薪时一次扣还。
2.手续及核准程序
（1）流程的说明。
①请领方式以《请款单》填具，杂项费用、计程车等小额费用支出都应取得凭证，若无法取得凭证，应填具《支出证明单》。
②财会部仅就经核准后的项目付款，未经核准程序的开销，都由支出人员负责。
③如有紧急采购者，可事先经报备后进行采购或支出，但同时仍须补填《申购单》，并经采购单位核准后方可付款。
④紧急采购仍须依正常采购程序办理。
⑤其他各单位的费用，无论以零用金的方式申请的零用金，或非零用金的支出，也应遵照实施。
⑥严禁支出者将整笔支出化整为零，而以零用金报销，凡该情形发生财务部门将不付款，概由支出者负责。除非事前经核准者例外。
（2）核决权限。
公司各项采购及费用支出权限可依下列规定办理。
①人民币999（含）元以下由部门经理核决。
②人民币1000～4999元由部门经理初核，副总经理（总经理）核决。
③人民币5000～9999元由副总经理（经理）初核，总经理核决。
④人民币10000元（含）以上由总经理初核，董事长核决。
十二、车辆管理制度
1.分类
（1）单位（部门）的专用车，即指专供特定单位使用者。
（2）个人专用车，专供特定个人使用者。
2.车辆保管
（1）车辆应由专职司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。专职司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。
（2）车辆的有关证件及保险资料统由管理部保管，并负责一切违规费的缴纳及维修。
（3）各单位需要使用车辆时，应事先填妥《派车单》，经单位分管领导核准后交管理部调派。无《派车单》者，禁止出车。
（4）《派车单》应详填用途及装载品名、数量，也可以用《出货清单》代替。管库人员应就单载品名、数量、规格与实际数相核对，若有不符，应立即报请管理部处理。
（5）不可无《派车单》擅自出车，或不接受查点载货。
（6）各单位派车时，应依下列规定办理：
①车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆。
②车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。
③车辆行前应特别注意安全检查。
④车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。
⑤车辆抵达目的地时，除妥善停置车辆外，应将《出货清单》，交厂商点收，并将签认的单据妥善保管，于返厂时交有关单位处理。取货时应详细清点数量、规格后，方得签收。
（7）司机根据《派车单》的资料于每日填报《行车日报表》，呈主管审核并核对实际里程。
（8）《行车记录表》上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机负责缴纳差数里程的汽油费。车辆使用单位或个人应将每月加油、保养维修等有关详细情形细载于《车辆行车保养维修记录表》上，并于每月5日以前将上月份记录交总务人员。
（9）上班时间外车辆的使用应呈请管理部经理核准后始准调派。车辆使用单位或个人应负责车辆之保管、维护、送修及定期检查，车辆有遗失、不正常使用损坏情况时，保管者应负赔偿之责。
（10）车辆使用单位或保管人应将每三个月一次的车辆定期检查结果登记于《车辆定期检查记录表》上，并交总务单位。
（11）总务人员应将公司车辆的保险、重大修缮等记录下来，存档备查。
3.费用申报
（1）油费、保养费、修缮费等应保留有关单据，依费用申请及核准程序申报。
（2）若因情况紧急，得事前口头向单位主管报告，由主管转告总务单位后将车辆送修，并于事后填补《请款单》。
4.违规肇事处理
（1）肇事时：
①总务组接获肇事通知时，应立即向部门经理报告，并迅速往肇事地点查勘处理。
②应先急救伤患，而后查勘现场。
③尽量寻觅目睹肇事的第三者作证，并记明姓名住址。
（2）肇事过失的处分：
①肇事驾驶员除负责刑事、民事责任，违章部分外出过失的处分依本章规定办理。
②经本公司签定其应负肇事责任者按其肇事理赔次数，依下列规定予以过失处分。
③肇事后经法院判决徒刑者，自判决之日起予以解雇，并令其赔偿肇事应付的金额。
④肇事后畏罪潜逃者，除请司法机关缉办外，并即予解雇。
（3）肇事赔偿：行车肇事责任判明后，如当事双方和解成立，得当场查明损害赔偿，并且依下列规定分别处理：
①责任属于对方车辆或行人的过失，保险公司概不负赔偿之责。
②肇事责任属于公司驾驶员的过失，其赔偿款项由保险公司负担，但若肇事赔偿金额超过保险金额时，其超过金额须由该汽车使用人负担。
③肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的，按各方应负责任之比率分担，其损害赔偿照前款办理。
④肇事后对方车辆逃逸能制止而未制止，或对方车号能注意而未注意，致使肇事责任无从判明或追究者，所造成的损害赔偿，由肇事驾驶员负责照第二款办理。
5.定期保养标准
（1）每周至少清洗车辆一次（每天出车前应确保清洁为原则）。
（2）每两周至少打腊一次。
（3）正常情况更换各项消耗品的行驶里程标准：（略）
（4）不正常情况及非正常的里程下损耗，须先呈报总务单位，经核准后更换。
十三、财产管理制度
1.分类
（1）适用范围
凡总部所有房产、店头装潢、营运设备、电气设备、运输设备、通讯、事务机器等营业事业及办公等所需一切设备称为财产。
（2）分类方式
公司财产分六大类，每类分若干小类。
第一类：不动产类。
办公室，仓库，店头卖场。
第二类：机械设备类。
冷气空调、照明设备、保全系统、电气用电源配线、保险箱、音响设备、饮水机、教学用乐器。
第三类：运输工具类。
公司用车及其他配卸公司名下个人用车。
第四类：事务机器类。
传真机、收银机、电脑、复印机、投影机、碎纸机、幻灯机、计算机、支票机、电话等。
第五类：事务用品类。
办公桌、椅子、柜子、白板、打洞机、订书机等。
第六类：其他及营业用品类。
展示架等未列入的设备用品，每件价值200元以上，均可纳入。
2.财产管理、购置及编号
（1）财产管理。
①总务单位为公司财产的总主管部门。
②其他各部门，各指定保管人员为辅助行政部门并向主管部门负责。
（2）财产购置。
连锁总部内购置原材、物料、用品及各项固定资产，要依循公司采购管理办法的申请、采购验收等作业程序和规则办理。
①公司财产购置除第一类财产，应注意事项：
购买物品应详细了解：至政府机关了解该建筑物的所有权、设定抵押情形、买卖的记录及都市计划、使用状况等。也需实地去了解建筑物占用情形、租赁关系等。
慎选中介公司：建筑物的相关法令很多，专业性也相当高，故选聘专业中介公司是有其必要。有信用、合法、有执照的费用可能较高，但为避免未来的纠纷和损失，有时仍是值得的。
充实相关法律知识：身为公司总务人员，要把工作做好，应该多投入一些时间去了解相关的法令，或请教专家、顾问，学习他们的经验，这对公司、对自己都是有益无害的。
②由使用部门填写签呈，注明设备名称、规格厂牌、数量、使用目的、用途、预期效果、需要日期、购置预算金额等，送总主管部门初审。
③总主管部门于初审时，得请财务部门及营业部门会审。
④经初审通过的签呈，依费用申请及核准程序核准。
⑤经核准购置的财产由使用部门详填装置、场所、位置、日期等说明书或图面送往总务单位如期采购。
（3）财产编号。
所有编码的资产均需列入财产清单中，总务单位留存一份总清册，各保管单位则留存所保管之清单。
①类号：以英文字大写字母A、B、C……代表。
第一类：不动产类。
第二类：机械设备类。
第三类：运输工具类。
第四类：事务机器类。
第五类：事务用品类。
第六类：其他及营业用品类。
②名称编号。
财产名称，例如办公桌、会议桌、工作桌、茶几等。如办公桌规格有好几种，可将尺寸或特征列入，例如“3.5办公桌”、“双边抽屉办公桌”或“经理用办公桌”来加以区别，分别编号。名称编号可视公司内各类财产多少决定。以阿拉伯数字三位数应可够用，前两位数为小类号，后一位为财产名称号。
③数量序号。
每一财产名称在公司内现有的数量，以阿拉伯数字三位数表示，最多可编到999.如公司内各单项名称的财产数量并不是很多，则两位数也可。今后有新购相同财产，则依序再编号。
④保管单位代号。
一般所谓保管单位，即指使用单位。使用单位对该财产有保管的责任，保管单位代号可以用阿拉伯数字一位数表示，即0～9.如公司单位较多，可用英文字母AB……Z，可容纳26个，单位代号和财产编号间可以“—”连接。
有此单位代号，我们很容易知道此财产的归属，尤其是桌、椅等可以搬动，数量又多的财产，有助于辨识。在年度盘点时，可由电脑列印盘点表。但要注意，在财产移转时，不要忘了将此代号更改为新使用单位的代号。
（4）财产卡（略）。
（5）财产编号标签。
编号标签一般是固定于财产表面较不明显处，早期的标签多为铝质，用螺丝钉加以固定。现多以石化材质印刷，用强力胶质粘于财产表面。标签的目的在于辨识，在盘点时较为方便。由财产管理的总务单位统一印制，于财产购入时贴妥。
（6）领用。
①财产购入或取得所有权后，根据购入凭证、说明书等填制财产卡（一式二份），由财会单位及总务单位、保管单位（人）各保留一份，另应由总务单位编列财产分类目录（一式二份），由总务、财务单位各保留一份。
②另外应将财产编列财产清册（一式二份），分别由总务单位及所属保管单位或保管人各留存一份，以备待查及移交。
（7）保管。
①总务单位应将财产登记卡按财产分类目录编号、分类、归档保管。
②另设“财产凭证袋”将各财产取得有关凭证、文件等统一保管。
③财务部所留存的《财产登记卡》，是作为会计补助账册，按法律规定，每年填入折旧提列金额及残值等记录之用。
④各部门如需使用总务单位所保管的财产，使用部门应填财物设备移转的签呈，向总主管部门申请使用。
⑤移管或借出的财产，应随《财产登记卡》第三联，由使用部门保管使用。如结束使用，财产返还总主管部门时亦同。
⑥容易搬动的财产，由各使用部门按放置场所分别填写《财产设备明细表》，填入该场所内所有财产设备的编号、名称、数量，以便保管。
（8）清点核查。
①总务单位每六个月（每年5月、11月）应指示各财产使用部门的辅助人员盘点核查财产，并要求提出盘点表。
②总务单位得随时核查使用部门的现有财产现状及数量是否确实。
③总务单位得随时核查各财产使用部门，有无管理不善情形，有无有效使用及闲置情形。
④总务单位如发现第二、三项的不良情况，应随即通知该部门主管改善，对情形严重者应呈报总经理处理。
（9）遗失损坏处理。
①使用或保管中的财产，如有遗失或故意损坏，应由该部门详细调查实情，专案报告总主管部门处理。
②财产如有损坏或需保养，除订有固定保养期间者，使用部门应立即填写《财产修缮申请书》，申请修理或保养。
（10）保养及报废处理。
确保财产随时在使用状态，发挥应有的功用，并延长财产的寿命。这些维修的建筑物费用、重大损坏的原因等，都应在财产卡内留下记录，供财产管理部门随时了解及评估。对已不能使用或过剩的财产，应由使用单位提出报废的申请。
①不定期性财产保养由各使用部门在使用期间中，发现需保养及修理时，随时填写《财产修缮申请书》申请。
②定期性财产由总主管部门按财产定期保养规定，按期填写《财产修缮申请书》申请。
③财产的保养及修理，重大的故障，或较精密的仪器、设备、电脑等仍需由原厂商来维修或签定维护合同。
④财产如已不堪使用须报废时，使用部门应即填写《财产减损单》向主管部门申请报废。
⑤财产的报废，无论使用部门因不堪使用申请报废或总务单位认为必须报废，均应将财产报废的说明详细载入。
⑥财产报废由使用部门申请，应由总务单位监定财产现状，确认已不能使用或修理状态时接受，并签认。
⑦总务单位变更财产前，应详查《财产卡》是否仍有折旧余额，如果卖价低于余额，则为公司的损失。故总务单位应以公司利益为先，寻求有利的买主，以期获得高价，尽量减少公司的损失。
十四、文件资料管理制度
1.适用范围
（1）公司外来文件：包括邮件、电报、传真。
（2）公司对内的签呈，档案归档等。
（3）公司对外发送邮件、电报、传真等的处理。
2.对内、外行文
（1）拟文分类。
①人事命令：任免、迁调、奖惩。
②公告：各单位就主管业务，向公众或特定的对象宣布时使用，其方式贴在各单位的布告栏或利用报刊等大众工具广为宣布。
③函：各单位对所执行公务有下列情形时：
a。上级单位对所属单位有所指示、交办、批复时。
b。下级单位对上级单位有所请求或报告时。
c。平行单位或不相隶属的单位间行文时。
④简便行文表：答复简单公务的业务，寄送文件、书刊或为一般联系、查询等事项行文时。
⑤行文种类除上述外，尚有报告、便笺、聘书、证明书或聘、雇契约书、纪录、提案等，依职务、业务性质及处理方式等使用。
（2）稿面栏位填写。
①文别：依行文的用途书写。
②受文者：应写明全称、地址。非众所周知者，应注明。
③行文单位或副本收受者，应分别逐一填明。
④速别：填“最速件”或“速件”等，普通件不必填写。
⑤密等：填极机密及解密条件，如非密件则不必填写。
⑥附件：应注明名称及数量。
⑦承办单位：注明主承办单位。
⑧承办人：由承办人员签名或盖章，注明办稿的年、月、日。
（3）收发管理。
①收文：外来文件由行政部统一收件。
②发文：本公司对外发文，由行政部统一送邮局。
③分文：行政部应依下列规定处理收受的文件：
公务文件：依主办单位别编号登记后，由部门主管批示后分发各主办单位。
私人函件：普通函件送由所属单位转送，挂号函件通知本人签收。
3.签呈管理
（1）分类。
最速件：关系公司整体运作，需立即核示交办者。
速件：关系公司整体运作或单位业务的运作，需当天核示交办者。
普通件：一般的行政业务正常的运作与时间。
（2）流程图：（略）
（3）归档。
经核示同意执行后，将其文件，依档案管理、归档。
（4）执行。
经核示同意后交办，应确实执行，遇与原拟案不同的情况，进行修改后，由承办单位再拟案核示。
（5）追踪。
交办的拟案由主办单位负责承办，该部门主管应负其追踪跟催之责，并于会议上主动提报。
4.档案管理
（1）总则。
各单位应设置档案管理人员，依档案管理原则，统一方法管理档案。
各单位的档案管理人员应与文书及稽催单位相互联系，密切配合，各单位间的权责并应明确划分。
（2）档案管理作业过程。
①点收：指档案管理人员将业务执行完毕送来归档的文件，予以清点受领。档案管理人员点收文件应注意事项：
a。文件不全者，退还补正。
b。文件有污损或字迹模糊，得要求补正。
c。存查文件，未经批准者，退还补正。
d。附件漏送或附件未全，未经签准而抽存者得要求补正。
e。原件附有不应归档的附件者，应将原件连同附件退还更正。
f。归档的文件，经详细检查无误后，应于归档表及公文上盖点收戳。
g。应归档而未归档的公文，应由单位主管督促归档。
②分类：根据档案内容的性质，归入分类表中最适当项目。
③编号：
a。依年度编码
b。依部门别分类编码
c。流水号编码
④入档：指将档案存置于架柜。
⑤按次序排列：指将档案或卡片，按一定的次序排列。
⑥检调：指依有关目录迅速查得所需的案件，供业务单位参考。
a。借调档案以与承办单位业务有关者为限。
b。调阅非主管案件，应经有关单位主管同意，或经单位主管核准。
c。档案借出时，应将所调档案及调案人服务单位、姓名、借出日期登记于调案记录卡，并将纪录卡放置于原卷夹袋内，以便随时催查。
d。调案人不得在档案管理处所，擅自检取或翻阅抄录案卷。
e。借调的档案，不得泄密、拆散、涂改、抽换、增损、转借、转抄、遗失，非经签准不得复印。
f。借调档案以7天为限，届期仍须使用，得再申请，借出档案如有急用，得随时催还。
g。各单位职员退休或离职时，应由人事单位通知档案主管单位。
h。档案归还后，应在调案记录卡上注明还案日期。
⑦清理：定期检查档案，适时销毁。
a。档案区分为永久保存、定期保存两种。依其内容价值与有关法令的规定确定存废标准。
b。档案的保存年限以业务主管单位的审核为准，并依其业务需要编订，经权责主管核准实施。
c。档案管理单位依据分类目录，逐案核对，每年定期清理一次。
d。各种会计凭证的销毁，应依照有关法律规定办理。
e。已销毁的档案应在相关的目录上加盖“××××年××月××日奉准销毁”字样。
f。机密的档案应在机密等级消失后办理。
十五、印章管理制度
1.印章种类
（1）对外公章：主管机构登记的公司印鉴与公司印章及特定业务专用章。
（2）职务签字单：刻有董事长、总经理等职衔签名之印。
（3）部门章：刻有部门及各店别的印信。
2.申请制发、换发
申请制发、换发、补发公司印章时，除有关主管机构明文规定外，一律以标准规格由行政部统一制作。
3.印章使用保管
（1）监印人员：即印章保管人。
（2）保管（监印）人员由主管指定。
（3）印章盖用：经办人使用印章，以申请用印，监印人员除于文件上用印外，印章后，由监印人留存备查。
4.印章管理
（1）使用公司印章应于《盖用印章申请单》上填具使用时间。
（2）印章经管人注意事项：
①监印人员用印时，如发现原稿未经批核，应退还批核或更正后再用印。
②经管人员对所经管印章应妥善保管，不得转借使用，经管的印章如有遗失时，应报告主管做必要处理。
（3）印章之使用、保管、核准用印权限，依《印章一览表》的规定办理。
（4）监印人员（印章经管人员）移交时，填写《印章登记表》一式两份，一份由经管人员存查，另一份由行政单位存查。
十六、制服管理制度
1.制服发放
（1）制服由公司统一发放、管理。
（2）式样及颜色，由总务单位拟妥呈总经理决定后执行。
2.制作时间
（1）制服的制作，以2年1次为原则（门市则以1年1次为原则）。
（2）每年的9月订制发包，10月底前发放冬季制服。
（3）4月份订制发包，5月底前订制夏季制服。
3.制服管理
（1）每位员工入职后，公司提供统一的工作制服，所有工作制服均属公司财产，员工必须按公司规定的程序签领，并按规定进行使用和保管。
（2）员工在工作时，必须着工作制服，并保持工装整洁、平整、端庄。未经主管许可，不准穿着或携带制服离开工作地点。
（3）员工离职时，必须将制服交还公司，并按规定办理退还手续，如有遗失或损坏，则按规定赔偿。
十七、办公室环境卫生管理
1.环境清洁
（1）办公处所的清洁。
（2）厕所、洗手台及饮水间的清理。
（3）会议室、会客室、教室的清洁。
（4）高级主管办公室清理。
（5）办公及宿舍区垃圾的清理、运送。
2.美化及维护
（1）办公室内盆景的维护及更换。
（2）室内照明、电梯的维护。
（3）壁面广告、招牌的维护。
（4）卫生设备、饮水设备的维护。
（5）标语、布告栏的维护。
（6）消防设施的维护、更新。
3.环境检查
（1）高级主管办公室部分：
①地面是否清扫干净；
②垃圾筒是否清倒；
③茶杯是否清洗；
④门窗玻璃是否明亮；
⑤茶几上是否仍有杯、盘未清理；
⑥办公桌面是否清理擦拭。
（2）会议室、会客室部分：
①地面是否清扫干净；
②桌面是否有茶杯、杂物、烟灰等；
③烟缸是否清洗；
④橱柜内的物品、奖杯等是否摆置整齐；
⑤墙上的日历、时钟是否正确；
⑥垃圾是否已清倒；
⑦照明、空调、桌、椅是否有损坏待修者。
其他如进门口的服务区、卫生间等特定公共场所也相同。主管不但需每日检查，也应要求负责该区的工作同事，依程序整理、清扫，才不会有所漏失。
4.整理整顿
由总务单位推动，全员参与的活动，其内容包括：工作的规律化、用品工具摆置的固定化、环境的整洁化。每一个同事应养成规律的、科学的工作习惯，形成整齐、清洁的工作环境。
（1）整理。
就是将工作场所内杂乱无章的部分，加以收拾、分类、废弃等动作。例如桌面、桌底、抽屉、橱柜这是个人部分，储藏室、会议室、档案室、洗手间、饮水问、影印室、仓库等公用部分，都是经常堆积东西的地方，都应逐一收拾、清理，把不需要的、过时的、作废的、破损的资料、档案、书籍、杂志、手册、物品文具等清理出来，该丢弃、变卖、撕毁（碎纸机）的都加以处理，使空间空出来，把需要的、完好的、常用的、不常用的一一给予分类。
（2）整顿。
把空间重新分配，并予以系统化、规律化、固定化。例如办公室空间摆置规定：
①电话放置桌面的左前方。正前方则为桌历及印台，左中前方得放置茶杯，主管级右前方得放置公文筐。
②下班后桌面应清理干净，除上项物品外，均不得留置于桌面。
③玻璃垫下，左方放公司内部电话分机一览表，右方放置个人的年度或月份工作计划进度表。其他资料、私人照片等都不得放入。
④文具等应放在抽屉内，不得将笔筒或回纹针盒等留置桌面，常用文卷、档案（个人用），应放在办公桌抽屉内，不常用的文卷、资料，可放在档案柜，分类放置整齐，并加标签注明档案名称以方便寻找。
⑤废纸筒应置于桌下，除丢弃废纸外，不得放置其他垃圾。非纸类废弃物，应于洗手间或饮水间放置大型垃圾筒供员工丢弃垃圾。
⑥大衣、外套、雨衣、雨伞等物品，应由总务单位安排空间放置，不得随处挂放。
⑦钱柜、长形矮柜上，不得任意放置物品、摆饰、纸箱等，有碍观瞻。
⑧尚未使用的空白表单、电脑报表纸等，应分类放置柜内。
⑨办公室内桌、椅、柜、盆景等的摆设如欲变动时，应通过总务单位，共同研究、整体规划。不得由个人或某一单位私自移动。
⑩个人的钥匙由个人自行保管，主管及总务单位应有留存备分，总务单位应有公司所有门、窗、柜、办公桌的钥匙，并编号安全存放，存放钥匙之箱柜，其管理办法另订。
（3）清扫。
整理是针对乱，而清扫是在清除脏。工作环境中的水沟、垃圾区、厨房和厕所周遭等都是容易藏污纳垢之处，位于郊区的工厂，更应特别重视。
（4）清洁。
①维持整理、整顿、清扫后的成果，并持续不断。
②寻找脏、乱的原因，根据脏乱的来源，减少脏乱的产生。
（5）养成习惯。
整理整顿最后的目的是要同事养成良好的工作和生活习惯，有良好的习惯，自然不会制造脏乱。工具、文具、档案、资料用完后就回归定位，不要乱丢废弃物，开完会议随手把纸杯带走，把椅子回归定位，印错作废的影印纸放置固定纸箱内，可供总务单位再利用。
推行整理整顿运动，总务单位应拟定办法、规定，并附奖惩或竞赛来激励员工。
