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第23章 第22变:用更少的时间做更多的事

你热爱生命吗?那么别浪费时间,因为时间是组成生命的材料。

——富兰克林

1.用提高效率来节约时间

“挽留”时间无术,“购买”时间无门,只知惜时而不懂如何提高时间利用效率也是不行的。要提高时间利用效率就要认识时间,寻找提高效率的方法,实事求是的认识自己的时间规律。

工作和学习时,注意力要高度集中,达到如痴如迷的程度往往能高效率完成事情。居里夫人小时候读书很专心,完全不知道周围发生的一切,即使别的孩子为了跟她开玩笑,故意发出各种使人不堪忍受的喧哗,都不能把她的注意力从书本上移开。有一次,她的几个姊妹恶作剧,用6把椅子在她身后造了一座不稳定的三角架。她由于在认真看书,一点也没有发现头顶上的危险。突然,三角架轰然倒塌,居里夫人也摔倒在地上,但手中还捧着书,一片茫然,以为发生了地震。

牛顿把怀表当做鸡蛋煮;黑格尔思考问题时,竟然在同一地方站了一天一夜;爱因斯坦看书入了迷,把一张价值1500 美元的支票当书笺丢掉了。

怎样才能使注意力高度集中呢?一个必要的条件就是:使刺激引起的兴趣强烈起来。爱迪生在实验室可以两天两夜不睡觉,可是一听音乐便会呼呼大睡;苍蝇是四害之魁,瘟神之首,可是在仿生学家眼里,苍蝇竟成了“彩页”。可见,注意力与兴趣有着直接的关系。兴趣大的事情,对人的刺激就大,兴奋程度就高,注意力就容易集中。

古语说:“书痴者文必工,艺痴者技必良。”注意力的聚集所迸发出的智慧的火花,点燃了科学界的引擎,又推动着人类的前进。学会使自己的注意力高度集中,提高时间利用率,是自己学有所长的一个重要方法。当然,由于工作性质的不同或是学习是在业余时间进行的,长期把注意力集中在一个方面不可能,那就需要把注意力恰当地分配,同时注意几个方面。这不是不可能的,爱迪生从1869年到1901年发明了1328个发明,有许多发明是同时进行的,而且各个项目又是互相交叉、互相启发的。有的专家认为,一个人在一段时间内可以平行进行的项目最多为7项。怎样分配自己的注意力呢?一种是“阶段性突击式”的分配方法,即在一段时间里集中注意力从事一个项目。另一种是“课程表式”的分配方法,它是一种每天有节奏地在不同时间里进行不同工作的工作方法,如同学校的课程表一样。

紧张感有助于集中精神,一个人的精神能否集中,除了他本人的能力之外,也受到工作的内容以及工作环境的左右。其实“紧张”的另一层意思就是“投入”。

原始人类在受到猛兽追逐的时候,常常心跳加速、手心出汗拼命地逃跑,而手心出汗恰可防滑,以致能攀爬上树顶躲避野兽的攻击。换句话说,“紧张”是下个行动的准备动作,如果不紧张,就无法使出浑身解数逃脱。所以,“紧张”是当时的人们求生存不可或缺的本能。“紧张效果”不仅在原始时代可以发挥作用,即使对现代人也是不可或缺的,因为紧张的情绪会激发精神的集中力,使得思绪清晰、活泼起来。当然过分的情绪反应,紧张得什么事情也做不了的话,比不紧张更糟糕。但适度的紧张情绪,绝对是有必要的。

2.直线法提高效率

效率是竞争的关键。效率从何而来?从管理模式中来。花费最短时间的方式是走直线。用最直接的方式,花费最短的时间,就可以在竞争中取胜。迈克·戴尔是当今《财富》世界500强企业总裁中最年轻的一位,是戴尔电脑公司的创始人。他非常执着于删除不必要的步骤。他的公司把电脑直接销售给顾客,直接与供应商交易,也直接与员工沟通,所有过程都省略了不必要且没有效率的环节。

戴尔12岁那年,他第一次尝到“直接接触”的甜头。他的父亲是个邮票迷,母亲是股票经纪人。很快,他就开始在集邮上寻找“商机”。他知道有很多邮票都是在拍卖会上买卖的,但他更清楚拍卖行不会做亏本的买卖。于是他想,与其花钱买邮票,不如自己做一个拍卖者。让人们把邮票委托交给他来处理。然后,戴尔又在一家专业刊物上打出广告,并且自己制作了一些目录,邮寄出去。出乎意料,效果还不错。那一次,他赚到了200美元。

后来戴尔遇到了PC机的商机,他发现一台售价3000美元的IBMPC机,零件实际上只需要600—700美元,而技术也不是IBM独家的。经销商以2000美元进货,净赚l000美元,戴尔决定抓住这个商机“消灭中间商”。二十年的时间证明了,戴尔的策略是正确的。

他称这种方式为“直接模式”。戴尔的生产模式从材料购买到产品下线、包装全都在一个足球场大的车间里进行。工人们只需5、6分钟就组装完一台计算机。产品经过测试后打包装箱,直接运往最终客户手中。没有库存,没有中间商,凭借着这样的模式,迈克·戴尔在过去10年内将公司在全球个人电脑市场上所占的份额从5%提高到18%,成为个人电脑行业的老大。

今天,戴尔已经成为商务电脑的首选品牌,公司一年进账已是数十亿美元。他让德州大学宿舍里的小小工作室变成了全世界最大的电脑企业,关键原因之一就在于他的直销模式——改善送货时间,降低营业成本。

3.寻找工作的时间规律

每个人的工作规律都是不一样的。有“百灵鸟型”和“夜猫子型”,杰森说他大概是属于夜猫子型吧。

以前,他也是百灵鸟型的人,即使在准备考大学的那段日子,也很少熬夜,早上很早就起床。而现在,工作使得他变成了一只“夜猫子”。

杰森变成“夜猫子”最大的理由是为了错开上下班高峰,将时间做最有效的利用。他觉得每天搭电车去律师事务所的路上,什么事都没法做,实在很可惜。假定一个人每周上班8小时,一年365天,每天往返需要1小时以上时间耗费在路途上,这1小时,用来念书或做事,就要有会得到相当的效果。

还有一个原因就是和律师工作有关。公司一类的法人机构和律师会谈可以在白天进行,但在公司上班的人却不可以,总觉得会引起公司同事侧目。在公司“今天要去看医生,请准许早退”比较说得出口,而“要去和律师会面,请准许早退”就说不出口。另外,去见律师经常必须准备各种文件,撰写大量的文字材料。律师要为委托人保守秘密,所以工作必须在事务所内做。可是事务所内整天都有很多恼人的电话打进来,只有在晚上电话较少,因此他就渐渐地变成了“夜猫子”了。

白天型或是夜猫子型都视个人的情况而定。不考虑个别的条件,无法断定白天型好或是夜猫子型好的。要紧的是“在最适合自己的时间里处理好事”才会提高效率。掌握自己最有效率的时间。

智慧小语:

时间是与生俱来的,它像空气那样收支持人们的生存,又像手或手指头那样地供你做许多种不同的用途。不要对时间抱任何成见,时间只是中性资源,只有对它作出比较有效的运用才能好好利用时间。

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