无论是自己创业还是受雇于人，你当了主管，首先引起你注意的肯定是工作场所，谁都知道，工作场所各种因素所创造的环境，对今后的工作表现都有直接的影响，尤其是你的办公室，你必须进行调整，尽力打造属于自己个人需要和工作风格的工作场所。
聪明的主管，他会看看办公桌高度适合自己吗？有伸展的空间吗？椅子坐着舒服吗？这个房间的主色调适合自己吗？隔音效果如何？噪音能否传进来？光源如何？办公室的温度和湿度如何？还需要添置哪些东西？然后根据这些问题逐一列单，让秘书或工作人员前去购置。
工作场所布置好了，聪明的主管还会在人力资源方面规划自己的计划，力求在人力资源上游韧有余。他们大多会做好以下6个方面的计划。
把工作指派给别人并不等于把工作推给他人做。指派的意思是给予他人做某事的权威和自由，不用你自己动手。确定你完全解释过工作性质与方法，沟通过你的期望，并授权该人全权处理并完成你指派的任务。虽然他人做事的方法可能和你不同，但如果结果一样，就让他自己处理吧。你可规定他何时该向你报告进度，并一起研究、讨论整个过程。如果你能有效指派，较能空出更多时间，做更重要的事，而你指派的人就得到了学习和成长的机会。
学会利用朋友和同事的知识和经验。如果你被要求做一项企划，而你知道某人曾经做过，何不利用他们的才智呢？同样的，当他们有相同需求时，你也可向他们提供同样的帮助。我定期与我的作家朋友进行沟通。因为从他们那里，我可以获得许多材料的资讯，他们都乐于提供给我，无论是新闻、杂志剪报还是相关专家的书籍，或我应该知道的线上网站。有时还建议我应该找什么人或主题以丰富我所写的文章。分享这些资源使我解决了很多独自一个人时难以涵盖的范围。
采用合作关系通常能让事情变得更容易，或帮你完成特殊案子。找得到和你一起工作的同事吗？如何善用他们的长处？这个技巧不仅用在工作上。我们经常看到某些大型活动中一些忙碌的人们，他们在制作某些大物件时加以合作。每一个人都做其中的一部分，这样使整个过程更有效率，每个人只需准备一种材料和工具即可。最后，每个参与者不仅都提前完工，而且都获得了满意的报酬。
会议前要小心计划和规划，这样，开会时才会较有效率，并减少不必要浪费的时间。如果部门固定开会，试着减少一次，看看会不会有什么不同。
先要了解，才能被了解。通过倾听，了解问题所在后，才能提出建议或解决办法，长期下来，这样才能节省时间，且更有效率。
不要因为某人打电话来，走进你办公室，或要你做某事，你就需要花时间为他们卖命。要维护你对时间计划的安排，坚定地不要让他人破坏你的努力。有礼貌，但不要怕说“不，我无法做到”或“我等会儿再跟你谈。”如果是你希望或需要做，却忙于其他事而没有办法立刻办的事，当下先排定时间，与该人打电话或会面再聊，谢谢他们尊重你的时间。如果你已经有太多承诺，推辞掉一些吧，尤其是那些对你没什么实质帮助，或无法善用你的时间和资源的人或事？
用最少的时间，完成更多的工作，这是每个主管都梦寐以求的，怎样才能轻松做到呢？让聪明的主管告诉你吧。
充分运用电脑的优势。把所有重要清单都电脑化，不仅重印容易，修改也容易。把购物清单、电放号码、指南、指示、个人目标清单等存入电脑，也可存在磁片或硬碟里。如果你特别设计了特殊格式，清单印出来的大小一定和你的万用记事本格式一样大。
不要把时间浪费在电话上。设置特定的时段，打电话、回电话及他人可以在办公室找得到你的特定来电时间。可能的话，利用答录机、语言信箱，也可以指派秘书处理其他时段的电话。控制电话等于控制住最大的干扰来源和时间浪费因素。
甚至可以把语言信箱留言改成“我今天下午两点以后会回电话”之类的。这样让你工作时不受干扰，会让来电者知道你何时会回话。
接听电话时不要废话，要抓住重点，回答电话也是如此。决定该通电话的重点，可能的话先预做准备。若是要你得打电话给一个喜欢长篇大论的人，可在午餐前或下班前几分钟打。饥饿中回家的渴望会促使他长话短说。
关于收发的电子邮件，道理同打电话。找特定时段上网，收电子邮件。可立刻回的就立刻回件，无法立刻回的则记入待办事项清单上。如果电子邮件的信息含有你必须保留的资料，则把它印出来，放在“归档”的篮子里。如果需要转发他人，则可以直接用电子邮件传送，或打印出来传出。传真的道理也一样。
上班路上也应该有事做。决不在早上通勤时间吃早餐，而是早一点起床，在安静、平和的气氛下进早餐，然后才出门，匆匆忙忙吃东西对消化不好，对那一天的工作也有影响，且可能弄脏衣服，如果泼翻咖啡在车上，反而更糟糕！
如果自己开车，善用开车时间。对自己“自言自语”，谈谈当天的目标，聆听促进你管理技巧或其他方面的录音带。带一个小型口述机，把你想到的主意、想法录下来，以备以后追踪。
如果一大清早，脑袋还没完全睡醒，那就听听音乐，既可帮你醒困，同时也为一天做准备。
如果有司机驾车，利用这段时间为一天做计划或是阅读重要文件。如果这样还不够你忙，只要带得走，你还可以回信、看购物记录、写日记、付款、填医疗保险申请，或做手工艺……把你喜欢做的事写在万用记事本上。
如果你住的地方离公司很近，可以走路或骑脚踏车去，这样可以将运动和每天通勤时间整合在一起。带一个手提录音机，既可聆听音乐，学外国语言，又在运动时重温了一些生意方面的技巧。只是有一点要考虑，就是等你到公司后，是否有适当的淋浴、装扮设备。尽量不要用通勤时间工作，即使用上班的这段时间设定一天的计划，也是为了下班时更放松。
出差、参加商展或工业会议不代表你得带一堆文书工作回公司做。不要延迟或堆积名片、收据回去整理。当你延迟决定时，混乱就会累积。
利用回饭店和晚上的时间，做些后续工作。公事包里带些和公司一样的整理文件的档案夹——待归档、待办、待阅读，等你回公司后，就可以加速处理程序。
准备一个信封，把所有收据和备忘录收在里面，趁你记忆犹新时，把所有开销的细节记下。在收到的名片后面做个简单的笔记——商谈决定或其他相关资讯，然后把资料誊到电脑里，或归入名片档案。
确定你在万用记事本上记的每件事，都顺便记下期限或你曾经承诺的事，其他想法则记在主清单上。
让办公桌上的物品控制在最少。你也可以试着把桌上所有东西都拿开，除了电脑、电话，除非有什么绝对需要用的东西才放回桌上，你会很惊讶，要放回去的东西只有那么少。你知道那表示：“如果不用它就不要留着！”对于个人物品，要有选择性（重质不重量），找个特别地方放，将其数量控制在最少。
不能让档案成了“垃圾桶”。你的档案中，有多少是过时或不会再有用的？大约有80%吧。当你清理散落在办公室各处的东西时，只要把真正需要的归档即可。排定时间浏览档案，认真清除不再需要的。此外，下决心至少半年清理一次，可能的话更常清理。你不必一次清理全部东西，每天只要花15分钟清理一小部分，要不了多久，档案抽屉的空间会不知不觉间空出很多。
另一个重要问题是，一旦要找东西，是否容易找到。建议你最好维持简单，这样不仅可省时间，当你不在时，他人要找东西也比较容易。事实上，当你获得擢升时，继任者要接管你的东西时也容易。
以下是改善档案管理的秘诀。按字母顺序，将档案排序；贴上清楚明显的标签；保持一份档案分类名称清单；日期最近的文件放在最前面；把旧档移出你的办公室，尽量把办公室里的档案数量维持在最少。
别轻视了主清单。你的主清单只是你想要做的事情的资料库，你就是检索者，在每日做计划时，要复习一下主清单上的项目（建议你每天早晨的第一件事，和晚上最后一件事，就是做计划），看看有什么项目应该誊到当天的待办事项清单，以及适当的做事时间。记得要写上期限和该打的电话（或时间）。将清单中当天待办的事项，标上优先顺序。有些人喜欢用A-B-C的方式：最优先的事标A；你觉得重要，但不是非得今天做的事标B；觉得如果做了会不错，但或许可以延期的事则标C。基本上，标C的事项根本就不该放到你的清单上，将那些留在主清单上，待你觉得它们够重要、该去做了，再加到每天待办清单上来。因此留下的只有A和B。也可以按优先顺序，从1开始编号，当天没做完的事，就留到第二天，这些事项在第二天的优先顺序很可能就较前。
排1号的事情并非一定表示你要第一个处理它。那只是代表你当天的行事历上所有事情当中，它是最希望或需要做的。利用你每天最佳的尖峰时间，完成需要最多注意力或创造力的任务。
记住，优先顺序的决定因素，在于该活动是否和你的目标相符，而不是最先发生或看似很急的某些事项，有些事看起来特别紧急，但并不一定最重要。
你必须抓住时间做好计划，完成你希望完成的事。别忘了在行事历上写上计划的时间，预留时间给家人和朋友，并让自己有放松、学习和照顾到精神发展的时间。心里要记得你是谁、为什么而活，将这种精神整合进每日的工作计划中。
如果你总是无法完成一天里替自己设定该做完的事，通常表示你浪费时间，要求自己太多事，有太多干扰，或拖延。总之，只要你按照以上的方法和计划去做，你就可避免成为工作狂了，相信你的为官之路将会更加轻松和惬意。
