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第19章 学会利用信息

收集信息,全在于利用。信息有效的利用,就能变成黄金白银;信息若搁置一边,就是一堆废钢烂铁。

信息的利用,其过程是一项系统性工程,与其相关的子工程一项也不能缺少,否则就难以见其成效。因此,学会利用信息要注重以下几点。

一、利用信息,应注重对信息的筛选

信息多如汪洋大海,我们要从中筛选出有用的信息。信息筛选的原则是精约和优越。

精约原则是由三个环节组成的:

信息的浓缩 对大量收集到的信息进行挤压浓缩,去其水分,保留精华,达到简明扼要,纲举目张。浓缩信息的技术是多方面的,有提要法、典型法、归纳法、抽象法,等等。

信息的组构 就是对刚收集到的杂乱无章的信息,进行组织建构,通过排列、归类、编目等工序后,使信息条理化和系统化。信息一经组构,可达到去粗取精的目的。

信息的专选 就是把信息按专门领域选择归类。进一步提供专业性很强的系统信息,以便更好的选用。

优越原则可从三个方面考虑:

可靠性分析 对信息的真伪进行检验、鉴别,看其内容是否真实,根据是否充分,表达是否准确,观点是否成立等。在众多的信息中,也有一些虚假失真的“垃圾信息”混杂其中,给人们的精神和物质都造成危害。因此,我们对收集来的信息要进行去伪存真的处理,将那些纯属子虚乌有的信息、言过其实的信息以及那些骗人上当的所谓“秘术”“绝招”等信息一概去掉,确保信息的可靠性。

先进性分析 对信息通过类比来确定它的先进程度,判断该信息在当代某一领域里,是否代表先进水平或处于领先地位。还要看其信息价值的大小,价值大的信息予以保留,价值小的信息则应舍去。

适应性分析 考虑信息对事物的适应能力。适应环境、形势、时代的信息,才是有用的信息;还要看其实用性,对自己创业有用的保留,无用的舍去;再次是看时效性,凡及时的符合当前情况的则保留,凡事过境迁的舍去。

二、利用信息,应注重对信息的加工

为了使信息真正服务于创业决策,进而使其转化为现实效益,有必要对信息进行深度加工。信息加工过程,是对信息进行理性思考和过滤的过程。其内容有四个方面。

1.对信息进行分析 分析就是把握信息的真正价值。分析信息要透过现象看本质。首先,要注意表象和实质是不是共处在一个层次当中的,两者是不是一致的,有无假象混迹其间;其次,要注意本质的集中性与现象的多样性的辩证统一,有的信息表现的情况是相反的,实质却是一致的。有家五金公司以原价四分之一的低价处理一批积压多年的木螺丝,仍无人问津,而有个商贩却将其全部买下。原来,他了解到这种木螺丝之所以滞销,是因为当地缺少配套的螺丝刀,而有家生产“十”字形螺丝刀的工厂正苦于产品无销路。这个商贩便一次购进削价螺丝刀数百把,和木螺丝放在一起销售,使两种滞销品变成了畅销货。这个商贩赚钱的诀窍,就在于能从现象的后面找出实质性的问题,从而使创业决策正确无误。

2.对信息进行综合 综合的方式,大体可分为三类:第一,兼容综合。就是把不同角度、方面的信息兼顾考虑,求得多样规定性的统一的结论。第二,扬弃综合。这是既有保留发挥,又有排除否定,从而得出结论的方法。扬弃综合就是去伪存真的过程。第三,全息综合。就是在一个系统复杂的信息中,选取富有代表性的一个局部信息,由此做出整体性判断。

3.对信息进行推导 推导也就是预测。信息具有确定的价值,却因不同的情况而具有不同的意义,并且这种不同的意义还可以引申、推导出更多意义,使信息价值发生增值,从而在决策中起举一反三、由近及远的作用。

4.对信息进行跃迁 跃迁是把和决策目标远而不相干的信息跳跃式地用到决策中来。南方某市一家大型商场的一位经理,一次无意中从一本杂志中得知,该市下一年的春季降雨量将增大,雨季也将会因此而延长。这位经理眼睛一亮,灵机一动,一下子以低价揽过另一家公司积压的20万把雨伞。预报果然灵验,第二年接连不断的春雨,把一大批顾客赶进了这家商场,20万把伞很快卖个一空。气象方面的信息与商场经营似乎风马牛不相及,但信息有洞察力的经理却从中看到了商机,并取得了丰厚的利润。

三、利用信息,应注重对信息的捕捉

利用信息的前提是捕捉信息。因此,要提高利用信息的能力,首先要提高捕捉信息的能力。

1.提高对信息的感知能力 信息无时不有,无处不在,它对所有的人都是一视同仁,机会均等的。可是人们对它的态度却截然不同:有的人对它视而不见,听而不闻;有的人对它却四处寻觅,视若珍宝。这是因为各人对信息敏感程度不同所致。敏感程度高的人对信息善于小中见大,微中见著,触类旁通;而敏感程度差的人对信息则熟视无睹,反应迟钝,点也不通。因此,提高捕捉信息的能力,首先要提高对信息的敏感程度,而要提高对信息的敏感程度,其途径是要不断加强职业性的训练和锻炼,其关键是要不断拓宽知识面。这样才能不断提高对信息的感知能力。

2.提高对信息的洞察能力 精明的创业者在捕捉信息时,非常重视边缘信息和小道信息。边缘信息不是经营运作中的主体信息或核心信息,而是一些贴附在边角上的间接信息。表面看来,这些信息与创业的关系不大或没有关系,而实际上它们之间却有着千丝万缕的联系,明眼人可以从中找出它所起到的间接作用。这类信息不能用孤立地、静止地眼光去看待,而要把它置于动态发展过程中进行分析。有一年,香港媒体大亨———星岛集团的胡仙去洛杉矶出差,下了飞机后,有个华人向她询问去香港的航班,胡仙回答了那人后,马上意识到在加州这个华人聚集的美国大洲,《星岛日报》肯定有市场。于是,她做了进一步调查,开始在加州大量发行《星岛日报》,很受华人欢迎。

3.提高对信息的收集能力 捕捉信息也就是收集信息。收集信息能力的提高要靠在实践中不断地培养和锻炼。收集信息的渠道很多、很宽,全在于我们去开拓,首先,从各类市场上收集,例如,金融市场、信息市场、服装市场等。市场变化快,天天有新闻。只要把目光投向市场,就能了解信息,掌握动态。其次,从各种集体活动中收集,如农村里的群团活动、生产经营活动、科技推广活动等,这些活动的本身就是信息交流的过程。所以参与活动的同时,就可获得有用的信息。还有,从社会调查中收集,主要指走向社会,深入企业,接触村民,只要诚恳、谦虚且不厌其烦地进行调查,就能获得更直接的情报。

四、利用信息,应注重对信息的提取

经营者手头有许多信息,平时不用的时候就储存在他的资料库里,一旦需要利用的时候立即提取出来,让其发挥作用。提取信息的类型一般有三种。

1.意向性提取 意向性提取,是指创业者已有创业的打算而尚未确定的时候,从资料库中提取有关信息,来分析这种打算的价值和可行性,使创业远离盲目性;或者从中悟出完善问题的方案,使创业能一帆风顺的发展。比如,某小厂生产的一次性塑料杯销路不畅,老板赵某一直为此发愁。后来他想到自己的信息库,便去检索信息。当他看到一本列车时刻表时,顿然醒悟,人们在乘火车时,需要一次性塑料杯的可能性很大,何不在杯上印上列车时刻表、沿线站名等,然后再到各车站去推销呢?照此办理,果然销路好,效益也提高了。

2.针对性提取 针对性提取,是指在生产经营过程中遇到难以解决的问题,通过提取类似方面信息寻找解决问题的答案,给创业带来新的转机。

3.探索性提取 探索性提取,是指提取并依据已经掌握的信息,对生产经营的未来性问题进行超前式的探索和研究,分析判断未来的发展趋势、发展方式、发展途径、发展条件,等等,以便未雨绸缪,掌握主动。

五、利用信息,应注重对信息的保密管理

创业者要想有效地利用信息,必须重视对企业自身秘密信息的管理,并作为企业保护竞争优势的重要举措。

前几年,我国国内一些企业由于对自身的秘密信息保护不够,措施不力,屡屡发生秘密信息泄漏事件,给企业和国家造成了极大的损失,应当引以为教训,加强企业的情报保密管理工作。

1.提高信息保密意识 企业有关人员应该提高保密意识,把保护企业机密信息作为一项重要工作来抓。目前,有些人在信息保密方面存在一些片面认识。比如:①资源可以共享,信息无须保密。这种错误观点忽视了问题的关键,资源共享是有底线和条件的。许多新产品是需要投入大量资源才能研制、开发出来的,是人家振兴企业的法宝,其知识产权是受法律保护的,怎能随意让你知道其技术机密呢?如果你有科技机密不加管理,你也就失去了“共享”与“交流”的起码资格和自身的优势。②现代科技发达,信息无法保密。获取秘密情报文献资料的核心内容和详尽细节还是要靠人力手段,高科技只能提高窃取情报的能力,并不是无所不能的。③我们企业普通,无有机密要保。这也不尽然。有些项目虽然不属于高科技产品,但它们是运用特殊的传统工艺制成的;某些普通产品,目前拥有广阔的市场,对其原料、配方、制作工艺等仍具有保密的意义。

保密作为一种重要手段,小而言之,是为了在激烈竞争的市场上占有一席之地,确保企业的生存和发展;大而言之,是为了维护国家的安全和利益,保证改革开放政策的顺利实施。对此,我们应该有清醒的认识。

2.建立信息保密制度 为确保机密信息的安全,企业应明确所拥有的秘密信息的范围和内容,并建立必要的秘密信息自我保护制度。①企业内部人员机密信息保护制度。对掌握本部门关键机密信息的人员要签订保密协议,予以法律约束。②建立企业内部技术保密制度。企业要保护好自身的关键技术,诸如配方、生产技术、设计方案、工艺流程,等等,必须实行严格的规范化管理。③建立经济保密制度。企业应对部门内部的物质供应、人力资源、资金等情况建立保密制度。④建立废品处理制度。企业对各种文件手稿和实验原始记录手稿、产品废品、实验品废品、产品边角料等要严格回收处理,而不能随便丢弃或处理给其他部门,以防竞争对手从废品或手稿中获取本部门的机密信息。

3.堵塞信息保密漏洞 信息保密是件敏感而艰难的事情,稍有疏忽,就会出差错,所以要加强管理,堵塞漏洞。①严管对外公关材料。在开展攻关工作之前,尽可能先让产品部门经理审查一下攻关部门的新闻材料,防止对企业可能造成伤害的信息透露出去。②管好来厂参观人员。过去外国人来我国企业参观,窃取了我们的宣纸、景泰蓝等重要技术,这是个惨痛的教训。如果让有关人员来厂参观某些设施,应做到参观时有人陪同,不要让参观人员随意走动或到处拍照,更不能让他们看到有战略价值的东西。③加强对公共档案和技术文件的管理。防止把一些重要的信息暴露给竞争对手,对企业带来不利。④重视对企业员工的保密教育。⑤确保电脑里企业机密的安全。“黑客”可以入侵你互联网的网址,或内部网络系统,非法获取情报。因此,企业的内部局域网应严防非授权人越级使用,应随时检查“防火墙”的安全性能。储存在计算机数据库里的资料也不安全,最好存在软盘上。

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