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第19章 不能眉毛胡子一把抓

法国哲学家布莱斯·帕斯卡说:“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”对一些人来说,这句话不幸言中,他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排列。他们以为工作本身就是成绩,其实不然。

不妨举个例子,我们在学校学习中,最缺的是什么?可能有许多人都有同感,最缺的就是钱。在这个时期,我们可以认为,对于我们的一生而言,学习对我们是重要的但不是最紧急的,而钱对我们是紧急的,但不是最重要的。在这个十字路口,我们选择什么?对这个问题,不同的人有不同的选择。有的早早就选择弃学从商,有的依然选择在校学习,而更可悲的人是,无论他是弃学经商还是在校学习,他都不知道自己在做什么?

荷马·克罗伊是名作家。以前写作的时候,他常常被纽约公寓热水灯的响声吵得快发疯。蒸汽会砰然作响,然后又是一阵刺耳的声音,他坐在书桌前气得直叫。

“后来,”荷马·克罗伊说,“有一次我和几个朋友一起出去宿营,当我听到木柴烧得噼啪作响时,我突然想到:这些声音多像热水灯的响声,为什么我会喜欢这个声音,而讨厌那个声音呢?我回到家以后,跟自己说:‘火堆里木头的爆裂声,是很好的声音,热水灯的声音也差不多,我该埋头大睡,不去理会这些噪音。’结果,我果然做到了,头几天我还会注意热水灯的声音,可是不久我就把它们整个地忘了。”

很多其他的小忧虑也是一样,我们不喜欢那些,结果弄得整个人很颓丧,只不过因为我们都夸张了那些小事的重要性……

实际上,懂得美丽生活的人都是明白轻重缓急的,他们在处理一年或一个月、一天的事情之前,总是分清主次来安排自己的时间。

1.把重要事情摆在第一位

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会办得好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。而始终要把它们摆在第一位,你肯定要费很大的劲。

下面是有助于你做到这一点的三步计划。

(1)估价。首先,你要用目标、需要、回报和满足感四原则对将要做的事情做一个估价。

(2)去除。第二步是去除你不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托别人去做。

(3)估计。记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等。

2.精心确定主次

在确定每一年或每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,你要问自己四个问题。

(1)我从哪里来,要到哪里去?我们每一个人来到这个世界上,都肩负着一份责任,要让自己的人生更有意义。可能再过二十年,我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己将来要干什么。只有这样,我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。

(2)我需要做什么?要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可而另一些是可做可不做的,即使非做不可也并非一定要你亲自做,你可以委派别人去做,自己只负责监督完成。

(3)什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们用巴莱托定律(80/20)来引导自己,人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

(4)什么能给我最大的满足感?有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。其实,并非总是这样。无论你地位如何,你总需要把部分时间用于能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。

3.根据轻重缓急开始行动

在确定了应该做哪几件事之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感。而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人不能这样,而是按优先程度开展工作。以下是两个建议。

(1)把事情按先后顺序写下来,订个进度表。把每天的时间安排好,这对于你成就大事是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做会给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,从而有助于你达到目的。

(2)每天开始都有一张优先表。

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。会见时,艾维·利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理,但事实上公司并不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多知识而是更多行动。他说:“应该做什么,我们是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围之内价钱由你定。”

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他公司的业绩提高至少50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋:明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第一件事,那也不要紧。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利又说:“每天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万元的支票。还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课。后来有人说,5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,而其中艾维·利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。

总之,做事要有先后、轻重,正如哲学上所讲的做事就要抓“主要矛盾”,不可眉毛胡子一把抓。不少人缺少的就是这样的能力,所以无法改变自己的生存环境。但是,我们不是说,小事就不要去做,而是有选择性地去做。有计划地去做,才能收到事半功倍的效果。

分清事情的轻重缓急,逐步学习安排列整块与零散时间,这一点对提高办事效率非常重要。我们可以先集中时间,把最重要的先完成,不重要的事情可以往后放一放。因此,学会安排时间,才是提高办事效率的最好方法。

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