本章涉及的商务活动是整个商务活动的重要组成部分，对于宣传推销商业企业的商品和服务，提高企业的知名度和美誉度，扩大企业的影响力都有重要的作用。进行这些商务活动，同样必须遵循相应的礼仪规范，才能得到预期的效果。
会议就是相聚而议的意思。一般来说，会议是有组织、有计划、有领导地商议事情的活动，它是各级领导机关、企事业单位和社会团体推进工作的重要方法。
一、商务洽谈会礼仪
商务洽谈也叫商务谈判，是指在商务交往中有关各方，为了达成某项协议、满足各自的需要，就多种交易条件进行的协商活动。洽谈一词的“洽”字意为协和洽商的意思，“谈”是彼此对话的意思，而谈判的“判”字则是分辨、评断的意思。因此，洽谈与谈判虽无根本的区别，但从字面上讲，谈判注重表达对分歧的评断，强调结果性；洽谈虽然也包含结果性，但更注重温和性和灵活性。洽谈比谈判来得柔和、亲切，因而也就更需要重视礼仪。但不管是正式谈判还是非正式业务洽谈，都应遵循相互尊重、平等协商、求同存异、互利双赢的原则。
（一）商务洽谈会准备
商务洽谈前的准备如何是影响洽谈成败得失的关键。在准备过程中，人员的配备、信息的搜集、目标的选择、计划的拟定都很重要，必须认真做好。礼仪准备也必不可少。
1.人员配备
商务洽谈是一种有组织的经济活动，为了使洽谈能顺利进行，必须按照对等原则配备相应的洽谈班子。洽谈班子中要有精通业务，有经济、法律头脑，能拍板成交的主谈人员，也要有懂业务、懂技术的人员和有洽谈经验的翻译人员，一般以四人为宜。一个精干的，具备T型知识结构而注重仪表、谈吐自如、举止得体的洽谈班子，不仅会给洽谈创造有利条件，同时也是对对方的尊重。
2.信息准备
古人有言：“知己知彼，百战不殆”。在商务洽谈中为了掌握主动权，必须进行多方面的信息准备。①做好一般市场调查，及时了解市场分布大势，产品销售和产品竞争情况及消费需求情况等。②了解对方业务情况，包括它的资信能力、企业概况、产品的性能和特点，产品生产技术及先进程度、市场占有率和市场潜力，技术资料和有关货单、样品、价格水平、结算方式等。③参谈人员的情况，如参谈人员的年龄、资历、身份、性格特点、谈判风格及对己方的态度等，以便制定相应的策略。④对方文化背景和礼仪习俗，“入国问禁，入境问俗”，这是重要的交际之道。在洽商中，如果了解并尊重对方的礼俗，双方就容易沟通感情，增加信任，对洽商会有积极的效果。
3.制定计划
洽谈计划是谈判人员在洽谈前预先对洽谈目标的具体内容和步骤所做的安排，它是洽谈者行动的指针和预案，洽谈计划包括：①洽谈目标。商务洽谈目标可分为最优期望目标、实际需求目标、可接受目标和最低目标四个层次。在洽谈中，洽谈者一开始往往提出最优期望目标，而保护的是可接受目标和实际需求目标，坚守的则是最低目标。②洽谈议程。洽谈议程是决定洽谈效率高低的重要一环。每次洽谈，谈什么，何时谈，何地谈，如何谈，达到什么目的，事前都要有周密的考虑，以免在礼仪上有不周之处，也避免受制于人。议程的安排，一要注意兼顾性，兼顾对方的利益和习惯做法；二要注意简洁性，洽谈事项不宜过多。③洽谈地点。洽谈地点对洽谈效果也有一定的影响。洽谈地点如选择在己方所在地进行，作为东道主必须注重礼貌待客，邀请、迎送、接待、洽谈的组织等必须符合礼仪要求。礼貌可以换来信赖，可促使客座谈判者积极考虑主座谈判人员的各项要求。洽谈地点，如选择在洽谈对手所在地，到客场洽谈必须入境随俗，了解当地的风俗人情，并要审时度势，灵活反应，争取主动。④食宿安排。在食宿方面要根据对方人员的生活习惯和文化传统，提供舒适、安全、文明周到的服务，以表示己方的诚意和热情。
4.座次安排
在洽谈人员座次安排上，如是双边谈判，一般以椭圆桌或长桌为宜，双方人员各自在桌子的一边就坐。倘若将谈判桌横放，那么面对谈判室正门的一侧为上座，应请客方就坐。背对谈判室正门的另一侧则为下座，应留待主方就坐。如谈判桌是竖放的，进门时的右侧为上座，归客方就坐；进门时的左侧为下座，归主方就坐。双方主谈人员应坐在各自一侧的正中间。副手或翻译坐在主谈人员右边的第一个坐位，其他参谈人员以职位高低为序，依次“右一个，左一个，右一个……”地分别坐在主谈人员的两侧。如是多边谈判，则以圆桌为宜，且让客方先入座或主客同时入座。小规模的洽商，可不放谈判桌，在室内摆放几把沙发或圈椅，按“以右为尊”的原则，客右主左，坐下即谈。也可以交叉而坐，以增添合作、轻松、友好的气氛。
（二）商务洽谈会过程
商务洽谈从正式开局到达成协议，要经过一个错综复杂、千变万化的过程。一场完整的商务洽谈或谈判一般要经过摸底、报价、磋商、成交和签约等五个阶段。为了实现较好的洽谈目标，在洽谈过程的各个阶段都要注重礼仪。
1.营造和谐的洽谈气氛
洽谈气氛和谐与否，直接影响着整个洽谈的进程和结局。为了营造一种轻松、温和、友好、合作的气氛，洽谈人员应注意如下几点。
（1）抓住洽谈开始的瞬间。良好的气氛往往是在洽谈开始的瞬间形成的，因此双方人员应以友好的态度出现在对方面前，特别是作为东道主的一方应先行到达谈判室，并在门口迎候客人。①双方人员见面，先要互相介绍。介绍与自我介绍要大方得体，遵守礼仪规则。介绍完毕要互相握手致礼。若有名片，应主动递上并微微点头，以显示彬彬有礼的风度，也为以后的联系合作提供方便。如果对方是外商，则要依各国文化、礼俗的不同决定介绍、握手的方式。②注意谈吐举止。洽谈人员的谈吐要轻松自如，举止要文雅大方，谦虚有礼，分寸得当，不可拘谨慌张。③仪表是洽谈人员的广告，应适当注意服装整洁挺括，端庄高雅，神情饱满，给人以良好的第一印象。
（2）自然进入洽谈正题。进入洽谈正题是双方所期待的。最适宜的方式是以轻松、自然的语气先谈谈双方容易达成一致意见的话题。如“咱们先把今天洽谈的程序确定下来，您看如何？”这种问话既能体现尊重对方、表示愿以平等态度商讨问题的诚意，同时也最容易得到对方的肯定答复，有助于创造一种一致的气氛。在这种心平气和、协商一致气氛下，然后分别陈述己方对有关问题的看法和基本原则。但这种陈述应简明扼要，重点突出，准确而有弹性，让对方感到你的坦率和真诚。这种陈述措词要得体，语调、语速要适中，既表明自己的意图和要求，又不引起对方的反感和不安。对方陈述时，要认真倾听，这种倾听，是“耳到、眼到、心到、脑到”综合效应的听，并注意记录和分析，不能漫不经心，左顾右盼。须知，认真倾听不仅是对对方的尊重，而且可以从对方那些似乎无意的话语中发现对方隐蔽的动机和心理活动。同时，这还能给对方造成一种心情愉快、乐于继续讲述的气氛。
2.平等地商讨
在商务洽谈过程中，特别是进入报价阶段以后，出现分歧是不可避免的。重要的是不要回避矛盾，而应以积极的态度进行商讨甚至辩论，在友好和谐的气氛下谋求一致；并争取在谋得己方最大利益的前提下给对方以适当满足的“皆大欢喜”的双赢结局。如何进行平等商讨呢？无论是对外商还是国内的伙伴，在礼仪上应注意以下几点：
（1）坦诚相见。坦诚相见能获得对方的理解和信赖。在商务洽谈中，由于双方人员各自代表的利益不同，肩负的使命不同，彼此难免会有些提防心理，这是可以理解的。如果一方人员言辞坦率，态度真诚，毫不掩饰地表明自己对某个问题的看法、希望和担心，将对方想知道的情况坦诚相告，这样就容易打破对方的戒备心理，获得对方的共鸣和信赖，形成彼此信任、平和商讨的局面。当然，在谈判桌上，坦诚相见也是有限度的，并不是将一切和盘托出，而应以既赢得对方信赖又不使自己陷于被动、丧失利益为度。
（2）心平气和。心平，会较客观地看待事物，气和，易于体会彼此立场，聆察弦外之音。在商务洽谈中双方都应保持清醒的头脑，心平气和地探讨解决分歧的途径。洽谈是双方为谋求共同利益而进行的协商活动，其中必然存在着许多不同的利益和要求，双方应本着求同存异或求同化异的原则，力求在和谐友好的气氛中，互谅互让、心平气和地解决面临的问题。因此，在商讨中，一要找出矛盾，对症下药。对商务上的问题，要敢于直言，阐明自己的观点，加深双方的理解。二要对事不对人。三要有的放矢。商讨始终应围绕某一目标进行，在商讨中尽可能解决某些实质性的问题。四是态度诚恳，面对现实。
（3）谈吐优雅。商务洽谈是谈判者运用语言表达意见、交流观点的过程，语言的运用往往决定洽谈的成败。谈判人员在运用语言的过程中除要注意谈判语言的客观性、逻辑性、针对性以外，尤其要注意用语的规范性和灵活性。①洽谈语言必须坚持文明礼貌的原则，符合商界的特点和职业道德的要求。无论洽谈中出现何种情况都不能使用粗鲁或攻击性的语言。②洽谈用语必须清晰易懂，口语尽可能标准化，不用地方方言或俗语与人交谈。③洽谈语言应注意抑扬顿挫、轻重缓急，避免吐舌挤眼、语不断句、嗓音微弱或大吼大叫等。谈判者应通过语调的变化显示自己的信心、决心、不满、疑虑和遗憾等思想感情。同时，也要善于通过对方不同的语调来洞察对方的情感变化。④洽谈语言应当准确、严谨，特别是在磋商的关键时刻，更要用严谨、精当的语言准确地表述自己的观点和意见。⑤有时如确需使用某些专业术语，则应以简明易懂的惯用语加以解释。⑥洽谈过程中所用的语言，应当丰富、灵活，富有弹性。对于不同的谈判对手，应使用不同的语言。如果对方谈吐优雅，很有修养，己方语言也应十分讲究，做到出语不凡。如果对方语言朴实无华，那么己方用语也不必过多修饰。如果对方语言爽快、直露，那么己方语言也不必迂回曲折。总之，要根据对方的学识、气质、性格、修养和语言特点及时调整己方的洽谈用语。这是迅速缩短洽谈双方距离，实现平等商讨的有效方法。
3.礼貌地提问
恰到好处的提问不仅可以启发对方思维，激发对方的兴奋点，控制交谈言路的方向，也可表达自己的感受，帮助自己获得新的信息和资料，在商务洽谈中起着重要作用。但提问必须问得适当而又有礼，体现对对方的尊重。
（1）提问的方式要适当。在洽谈中提问的方式多种多样，有封闭式提问、开放式提问、婉转式提问、澄清式提问、探索式提问、引导式提问、协商式提问、强迫选择式提问等。但不管采取哪种提问方式都得符合礼仪要求。①问话的方式要委婉，语气要亲切平和，用词要斟酌，不能把提问、查问变成审问或责问。咄咄逼人的提问，容易给对方以居高临下的感觉，使之产生防范心理而不利于洽谈。②提问的内容和角度要慎重选择，既要有针对性又不要使对方为难。如提出的问题使对方面有难色或露出不悦的神情，就不必追问而要及时变换话题。③对需要向对方提问或查问的问题，应事前列好提纲，而且越详细越好。如果不作准备，贸然提问，是不尊重对方的表现。
（2）提问的时机要适当。问题即使提得再好，但不合时机，也同样起不到应有的作用。有经验的谈判者认为，提问以选择如下时机为宜：①在对方发言完毕之后提问。当对方发言时，要认真倾听。即使你发现了问题，很想提问，也不要打断对方，可先把发现的和想到的问题记下来，待对方发言完毕再提问，这样，不仅反映了自己的修养，而且能全面地、完整地了解对方的观点和意图，避免操之过急，曲解或误解了对方的意图。②在对方发言停顿、间歇时提问。在洽谈中如果对方发言冗长，或不得要领，或纠缠细节，或离题太远，影响洽谈进程，你可在对方停顿时借机提问：“细节问题我们以后再谈，请谈谈你的主要观点好吗？”“第一个问题我们听明白了，那第二个问题呢？”③在自己发言前后提问。当轮到自己发言时，可在谈自己观点之前，对对方的发言进行自问自答。例如：“您刚才的发言说明什么问题呢？”“我的理解是……对这个问题，我谈几点看法。”在充分表达了自己的观点之后，为了使洽谈沿着自己的思路发展，可以这样提问：“我们的基本立场和观点就是这样，您对此有何看法呢？”④在议程规定的辩论时间提问。聪明的谈判者，在辩论前的几轮洽谈中，总是细心记录，深入思索，抓住谈判桌上的分歧进行提问；不问则已，一问就问到要害处。此外，还要注意问话的速度应快慢适中，选择对方心境好的时候，并给对方以足够的答复时间。
（3）坦诚回答与耐心倾听。一个谈判者水平的高低，很大程度上取决于其答复问题的水平。被提问者答话时，要本着真诚合作的态度，针对提问者的真实心理，实事求是地回答对方提出的问题，不应闪烁其词，态度暧昧，“顾左右而言他”。如有些问题涉及商业秘密和技术机密，则应委婉说明，避免出现令人尴尬或僵持的局面。
当对方回答问题时，提问的一方人员应耐心倾听。不能因为对方的回答没有使自己满意，就随便插话或任意打断对方的话。在商务交际中，任意打断对方的话是很不礼貌的。在一般情况下，插话必须借助于一些特定的套话来实现，如：“对不起，我能打断您一会儿吗？”
4.友好地辩论
在商务洽谈中特别是进入讨价还价的磋商，或据理力争，或直言反驳，都希望洽商朝着有利于自己的方面发展。但不管立场多么对立，意见分歧多大，都应在相互尊重、相互理解的基础上进行友好的辩论与磋商。磋商阶段是商务洽谈的关键阶段，也是最应注意洽谈礼仪的时候。因此，谈判人员要把握好“利”与“礼”的辩证关系，既要维护自身利益，又不致失礼。
（1）理智争辩，以“和”为贵。商务洽谈是“谈”出来的。一切洽谈都得经过双方谈判人员智慧的角逐、话语的较量方能达成妥协。洽谈的辩论阶段，双方人员为了各自的经济利益，唇枪舌剑，很容易感情冲动，稍不留神，就会由不同观点的交锋酿成谈判人员的个人冲突，生意可能因此而告吹。因此，在辩论中应坚持以“和”为贵、坚持“就事论事，对事不对人”的原则，防止感情用事。
（2）事理交融，举证有力。在辩论中，必须条理清楚，表达严密，文词简洁，以据论理，善用逻辑，突出主题，不缠枝节，话语随机。为此，在辩论前，谈判者应在思想上、资料上和语言表达上做必要的准备。“九备一说”乃洽谈者的经验之谈。
（3）絮语软言，紧扣“死线”。洽谈结束的时间称之为“死线”，死线对洽谈的成败具有重大意义，因为让步往往在这个时刻发生。在交易达成阶段，谈判者往往采用软磨硬拖的战术，使一些谈判对手拱手就范。紧扣“死线”的招数主要有两点：一是强忍等待。一位美国石油商曾这样叙述沙特阿拉伯一位石油大亨的谈判艺术：“他最厉害的一招是心平气和地重复一个又一个问题，最后把你搞得精疲力竭，不得不把自己的祖奶奶拱手让出去。”当你通过调查，把握住对方急于达成协议的心理时，就可采用这种“疲劳战”，以迫使对方让步。二是假装糊涂。格言说：“糊涂产生智慧”。在谈判之初，你应多听少说，“明白”也说“不明白”，“懂”也装“不懂”，一而再再而三地让对方层层让步，以满足己方需要。对于谈判对手某些不合理要求的拒绝，通常宜曲不宜直，即以委婉的口气拒绝。如洽谈出现僵局，可先避开僵持问题而言他；或插入几句幽默诙谐的话，使双方忘情一笑，以缓和气氛。如大型谈判，作为东道主，还可提议暂时休会或稍事休息，组织双方人员去游览观光或进行娱乐活动，在“闲暇”中商谈等。总之，在磋商和成交阶段，是最需要礼仪保驾护航的阶段，如在较量中伤了和气，伤害了对方的自尊，失礼带来的损失将是难以弥补的。洽谈结束，不论己方收益如何，都应有礼貌地与对方握手、话别。有时即使不欢，也不能无礼而散。
（4）谈判终结，签约履约。各方经过洽谈达成共识后，最关键的是要把口头协议形成书面协议，并由各方签字方具有法律效力。
二、展销会
展销会是商务活动中常见的形式。举办展销会的单位，一是厂家，一是销售单位，三是行业协会，也有不同商家联合展销的。展销会通过实物展示和示范表演，宣传商品和组织的形象，往往给公众留下较深的印象。
（一）布展
举办展销会，一是要确定展销会的目的和主题；二是确定参展的商品和单位；三是选择合适的地点和场合。显然展销地点一般应选择在比较繁华、交通便利的地点，可以在广场上，也可在自己的商场举行。展销前最主要的准备工作还是布展。展厅外应悬挂醒目、鲜艳的大字横幅：“×××展销会”，并张贴印有会标、商品样本及广告宣传词，彩旗、彩球的张挂对于营造气氛也是十分必要的。展厅内应备有咨询处、签到处，并贴出展销会场地的平面图。还应备有比较充分的商品介绍资料及准备发送的纪念品。林林总总、整齐有序地商品陈列则是展会的主体。
（二）邀请
展销会虽然是面对大众的，但有针对性地邀请一些贵宾，也是许多展销会常见的做法。在展销会开展前，要向主管部门、商业伙伴、主要客户、消费团体等发出邀请；开展后，也安排专场请被邀贵宾参观，洽谈购销。这种活动，往往对展销期鼋间比较大宗的订货购销有重大作用。
（三）讲解
无论何种展销会，都应有讲解人员。因此，讲解人员的素质和对展销技能的掌握，对展销会的成功有极大的影响。讲解人员对展销的商品以及相关事宜除有充分的知识外，重要的是要热情周到，彬彬有礼。遇有顾客询问，要耐心细致地予以解说。展销现场，还应有业务主管值班，接待特殊顾客，解决疑难问题。除了直接的展览之外，使用音像手段进行讲解，可大大加强展销的效果。
在现代商务活动中，礼仪小姐的安排已比较普遍。展销会安排礼仪小姐负责迎送，更能增加礼仪的氛围。
三、赞助会
赞助是某一单位和个人拿出自己的钱物对其他需要支助的组织和个人进行无偿支助的活动。赞助是社会慈善事业的重要组成部分，是有高度社会责任感的体现。它不仅可以扶危救困，奉献爱心，而且有助于提高企业和个人的知名度和美誉度，树立良好的公众形象，颇为商界所重视。为了扩大影响，商界在开展赞助活动时，往往专门为此举行一定规模的正式会议，即为赞助会。
（一）赞助的类型
赞助的类型通常有两种：一是依据赞助的项目所划分的赞助类型。如赞助公益、慈善、教育和医疗卫生事业，赞助科研、文化、体育活动等；二是依据赞助物所划分的赞助类型，有现金赞助、实物赞助、义卖赞助和义工赞助等。还可依据赞助方向受赞助方提供所需金额的多少，分为全额赞助或部分赞助，依据赞助方参与的单位和个人的多少，分为单方赞助与多方赞助等。
（二）赞助会的组织
为了扩大社会影响，对赞助单位和个人进行适度的宣传，在赞助活动正式实施之际，一般都要正式举行聚会，亦称赞助仪式。将有关事宜公诸社会，公告赞助活动的正式启动。赞助会通常由受赞助者承办，赞助者予以适当支持。
赞助会的地点，一般选择在受赞助者所属单位的会议厅（室）内，会场应略加整理布置，灯光应亮度适宜，在主席台的正上方悬挂大红横幅，以金色或黑色的大型楷书标明“××单位赞助××项目大会”，或“××项目赞助仪式”，以突出赞助会的主题，会场既要庄严隆重，又要避免过度豪华张扬。
参加赞助会的人士，要有充分的代表性，除了赞助单位（或个人）、受赞助单位（或个人）双方的主要负责人和员工代表之外，还应邀请政界领导、社区代表、群众代表及新闻界人士参加，特别要注意邀请那些在全国或当地有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体记者与会。所有参与赞助会的各界人士，皆须身着正装、修饰仪表，并检点个人的举止，以与赞助会的善举相适应。
赞助会的整个时间，一般不超过一小时，因此会议的议程必须既周密又紧凑。具体议程大体有：①主持人宣布赞助会正式开始。此前应请与会者各就各位，保持肃静，并恭请贵宾到主席台就座。②奏国歌。③赞助单位正式实施赞助。首先由赞助单位代表出场宣布其赞助的方式或具体数额，然后由受赞助单位代表上场双方热情握手，并由赞助单位代表将标有一定金额的巨型支票或实物清单交给受赞助单位代表。④赞助单位代表发言，阐述赞助的目的与动机。并借此对本单位业绩略作介绍。⑤受赞助单位代表发言，表示对赞助单位的感谢。⑥来宾代表发言，可邀请政府有关领导讲话，肯定赞助单位的义举，并呼吁全社会积极发扬这种互助友爱的美德。
赞助会结束后，赞助单位、受赞助单位双方主要代表及与会的主要来宾通常应合影留念。此后，宾主双方可稍事晤谈，来宾一一告辞。
