□ 空出时间来做重要的事
在现实生活中，有些新管理人工作起来非常繁忙，似乎总有一大堆事情要做，结果是东一锒头，西一棒棰，缺乏成效。因此，提高工作效率往往是一名优秀的新管理人必须注意的问题。否则，做事事倍功半，拖泥带水，怎样说明你的工作能力强？你的魅力又从何而来？
想要有效率地管理又要控制时间，分派是一项绝对必要的措施。它是一种非常重要并能助你成功的活动。
前面的那些建议是为了使你和周围的环境变得有条有理。达此目的之后，你应该已经减少了花在日常活动上的时间，又不用因此而变得紧张兮兮。节约下来的时间，必须用在重要的事务上。有了有条不紊的办公桌、文件、系统和工作习惯是一回事，而使用这些工具去完成有意义的任务，则是另一回事。
为了达到有意义的目标和成为有效率的新管理人，我们必须优先把时间用在有意义的活动上，而取代许多无意义的或次要的活动。
糟糕的是，许多人确实试图延长他们的工作时间，以完成更多的工作。但那是没有益处的。工作会不断地扩展，以填满它能得到的时间。工作不是固体，它像是一种气体，会自动膨胀，并填满多余的空间。
这就是时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题，而延长工作时间的理由。延长工作时间，不仅影响你的家庭和社会生活，还能降低你工作的效率，因为你把晚上当作了白天的延伸。如果一个计划到下班时还没写完，也许你会耸耸肩对自己说：“我会在晚上把它写完。”也许你宁愿这样做，也不愿利用下班前的那十五分钟好好地赶完工作；或者你不愿意匆忙行事，并将自己置于压力之下；或者不愿意硬塞给别人。总之，不愿意在上班时间内，解决尚未完成的工作。
但你若是不管出现什么困难，都要在规定的时间内完成你的任务，这样也不好。因为困难会造成压力，甚至可能导致精神错乱、胃溃疡或心脏病突发。你只能把活动压缩在这么多的时间内，就比如气体虽然能被压缩，但它受到的压力越大，它对容器壁的压力也就越大。
这就是产生紧张、精神崩溃甚至更糟的情况出现的原因。人们把越来越多的工作塞进同一个时间容器，从而使自己处于极度紧张的压力之下，直到最后，压力过大导致容器的爆炸。
你可能会说：“算了吧，我宁愿延长工作时间也不愿爆炸！”但延长工作时间，只会耽搁必须做的事。如果你有一个较大的时间容器，你就能在里面塞入更多的活动，而你也会这样做。但这是工作狂的本性。而当爆炸最后来临时，你也是惟一的受害者。
延长工作时间不是办法。你所做的事情决定你的效率，而且进一步说，甚至还关系着你的健康。
意大利经济学家和社会学家柏拉图，在他所创造的柏拉图原则中指出：在一个群体中，重要的成份通常只占全部成份的一个相对小的比例，所用的实际数字是20%和80%。所以，你的20%的活动，占你所有活动的80%的价值，这就是二八定律。
这个原则令人吃惊的地方，是它似乎对所有的事情都适用。20%的业务员带来80%的新业务；20%的发明项目，创造了全部发明价值的80%；20%打电话给你的人，占用你80%的打电话时间；你20%的雇员，制造了80%打扰你的事件；你20%的文书工作，带给你80%重要成果，等等。
80%和20%这个数字可能不准确，但这个原则在实践中肯定是适用的。相信它，它给你带来时间观念，成功地管理自己的基础。
如果你能把你的各种活动分类，也许你会发现有20%是非常重要的活动，它给你带来80%的成果；其余80%的活动，由重要活动、不重要但需要做的活动、不重要的活动、和不必要的活动组成。
从理论上讲，你可以省去80%的活动，而仍保留80%的成果。那就是：
（1）排除5%至10%的不必要活动；
（2）委托他人做一些事。这将为你腾出20%至50%的时间。
然后，用这些“空出来的时间”，去完成特别重要的工作，如作计划和考虑革新项目。
首先，你必须决定打算花多少时间来工作。然后，你必须排除或委派别人去做次要活动，并以特别重要的活动填补空出的时间。特别重要的活动，是指导那些能带来更多的报酬、获得重要的成果、使你向个人和公司的目标迈进的活动。
