接电话的礼仪
养成电话铃响两声后中断时立即接听和语调温和地自报家门的习惯，比如：“您好！这儿是××公司。请问找哪位？”等等。这样的答话，简单明白，语调平和安详，使打电话的人既能立即知道自己所打的电话是否正确，也能感受到你训练有素的职业水准，更能使对方对你本人和你所在的企业产生好印象，果线路不清楚，应温和地告诉对方：“对不起，电话声音太小，麻烦重复一遍。”如果对方不耐烦，也应耐心听完对方的埋怨，再温和地说明自己的理由。
听清来电者的自我介绍，最好重复一下他的名字，比如，“对。×××先生，请稍等，我立刻请总经理接您的电话。”、“我明白。×××先生，我立即给您接通总经理办公室。”等等。使来电者感觉到你已辨认出他是谁或者很重视他，这样做会让来电者感觉舒服，同时有利于把意思传达清楚。
接长途来电，应立即作出反应，简单重复对方要求，马上处理，以免对方久等，并记下对方单位、姓名、来电时间、内容要点、回电号码等。
如果来电者未能马上与他要找的人通话，你应该使他知道你的努力情况。有些来电者因为急事或等待太久而着急，显得不耐烦甚至发脾气，这时，你的责任就是尽量化解他的焦躁，如果他要找的人在企业但却暂时无法与他通话，你应每隔30秒就对来电者说一声：“对不起，让你久等了。我再继续设法为您接通电话。”使来电者知道你未冷落他，仍在为他努力，这会使他感到宽慰。如果电话没人接，你应立即征求来电者的意见，“对不起，您要找的人不在，您是否留下口信，或过一会儿再来电话？”或者向对方建议，是否请其他有关人士接听电话，比如：“对不起，总经理不在，您是否需要与副总经理谈？”，或者问明对方电话号码或留言，并复诵一遍让对方确认无误后，将来电备忘录放在有关人士桌上以示提醒。
你还要学会巧妙机智地回答一般性的询问；对打错的电话表示谅解；对个人私事的来电简要回答；对电话骚扰不予理睬；对态度粗暴的来电予以提醒警告。
在电话机旁放一本电话记录本，认真记下来电者的姓名、电话号码、重要事情，不清楚的地方可再问一遍对方，以便必要时可再与他联络。
打电话的礼仪
应把常用的电话号码记在电话薄上并放在电话机旁或能随手拿到的地方，这样可在你需要时能及时找到它。
接通电话后，应首先确认一下是否是你要找的个人或单位，如果对方说不是，那就是电话打错了，你得马上向对方道歉：“对不起，打错了。”然后把话筒放回，再重新拨号，如果对方说是，你就请他给你找接听者。
通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方再叙述一遍，以求确认。
不占用公司电话谈个人私事，也不宜在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。
通话完毕，应友善地感谢对方：“打搅您了，对不起。谢谢您在百忙中接我的电话。”或者“和您通话使我感到很高兴。谢谢您，再见！”
如要发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用一个电话号码，这种情况下，你可先拨通对方号码，通知对方：“您好。请打开传真机，我有传真件给您。谢谢！”待耳机中听见尖厉独特的传真记号时，便可发送传真件。
如果是为别人代拨电话，接通后应先确认对方身分，然后客气地请对方稍候，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转接给委托者来接。
