3.3.1 EDI概述
1.EDI的概念
从一般的交易过程来看，传统的贸易过程通常是参与贸易的有关各方通过电话、电报、传真和邮递等方式进行贸易磋商、签约和执行。有关贸易文件的制作和传输要通过人工来进行处理和邮寄。一个贸易过程要经过如银行、海关、商检、运输等多个环节，含有同样交易信息的不同文件要经过多次重复的处理才能完成。这就增加了重复的劳动量，增加了额外的开支，增加了出错的机会。同时由于邮寄的延误和丢失，常常给贸易双方造成意想不到的损失。
EDI（Electronic Data Interchange，电子数据交换）就是模拟传统的商务单据流转过程，对整个贸易过程进行简化的技术手段。EDI是随着计算机及网络开始在商业领域中的应用而诞生的。其历史可以追溯到20世纪70年代，企业内部信息的传递以及后来出现的行业商业数据的传输等。传统依靠电话、传真、邮寄等方式传递商务信息有很多弊端：延时、重复录入、易出错，而EDI的出现克服了以上缺点，实现了商务单据传递的自动化，大大地提高了商务进程的效率。
2.EDI的特点
由EDI的定义不难看出，EDI作为企业自动化管理的工具之一，具有以下特点：
（1）EDI是在企业与企业之间传输商业文件数据。
（2）EDI传输的文件数据都采用共同的标准。
（3）EDI是通过数据通信网络（一般是增值网和专用网）来传输数据的。
（4）EDI数据的传输是从计算机到计算机的自动传输，不需人工介入操作。
3.EDI的优势
EDI实现了单据、商务文件传递的无纸化、自动化，使得EDI在商业领域内得到广泛应用，改变了传统的交易模式，具有如下的优势：
（1）降低了纸张的消费。根据联合国组织的一次调查，进行一次进出口贸易，双方约需交换近200份文件和表格，其纸张、行文、打印差错可能引起的总开销大约为货物价格的7%。据统计，美国通用汽车公司采用EDI后，每生产一辆汽车可节约成本250美元，按每年生成500万辆计算，可以产生12.5亿美元的经济效益。
（2）减少了许多重复劳动，提高了工作效率。如果没有EDI系统，即使是高度计算机化的公司，也需要经常将外来的资料重新输入本公司的电脑。调查表明，从一部电脑输出的资料有多达70%的数据需要再输入其他的电脑，既费时又容易出错。
（3）EDI使贸易双方能够以更迅速有效的方式进行贸易，大大简化了订货或存货的过程，使双方能及时地充分利用各自的人力和物力资源。美国DEC公司应用了EDI后，使存货期由5天缩短为3天，每笔订单费用从125美元降到32美元。新加坡采用EDI贸易网络之后，使贸易的海关手续从原来的3～4天缩短到10～15分钟。
（4）通过EDI可以改善贸易双方的关系。通过EDI厂商可以准确地估计日后商品的需求量，货运代理商可以简化大量的出口文书工作，商户可以提高存货的效率，大大提高他们的竞争能力。
正是EDI具有上述的优势，EDI显示了较强的生命力。尤其是最新基于Internet的EDI技术的发展与应用，使EDI这种只有大企业才能够使用的“贵族产品”变得“物美价廉”，中小企业也有能力享受EDI带来的种种便利，使EDI得到广泛的应用与普及。
3.3.2 EDI系统的组成与实现
数据标准化、EDI软件及硬件和通信网络是构成EDI系统的三要素。
1.数据标准化
EDI标准是由各企业、各地区代表共同讨论制定的电子数据交换共同标准，可以使各组织之间的不同文件格式通过共同的标准，达到彼此之间文件交换的目的。
2.EDI软件与硬件
实现EDI需要配备相应的EDI软件和硬件。EDI软件具有将用户数据库系统中的信息译成EDI的标准格式以供传输交换的能力。虽然EDI标准具有足够的灵活性，可以适应不同行业的不同需求，但由于每个公司都有其自己所规定的信息格式，因此，当需要发送EDI电文时，发送方必须把用户编辑的单据或从公司的MIS数据库中提取的信息映射成平面文件，并把它翻译成EDI的标准格式在计算机网络中进行传输，接受方在收到报文后进行逆操作。
（1）转换软件：转换软件可以帮助用户将原有计算机系统的文件转换成翻译软件能够理解的平面文件，或是将从翻译软件接收来的平面文件转换成原计算机系统中的文件。
（2）翻译软件：将平面文件翻译成EDI标准格式，或将接收到的EDI标准格式文件翻译成平面文件。
（3）通信软件：将EDI标准格式的文件外层加上通信信封（Envelope），再送到EDI系统交换中心的邮箱（Mailbox），或由EDI系统交换中心将接收到的文件取回。
EDI所需的硬件设备大致有计算机、调制解调器（Modem）及电话线。目前所使用的计算机，无论是PC、工作站、小型机、主机等，均可利用。由于使用EDI来进行电子数 据交换，需通过通信网络，目前采用电话网络进行通信是很普遍的方法，因此Modem是必备的硬件设备。Modem的功能与传输速度应根据实际需求选择。一般最常用的是电话线路，如果传输时效及资料传输量有较高要求，可以考虑租用专线（Leased Line）。
3.通信网络
通信网络是实现EDI的手段。EDI通信方式有多种，第一种方式是点对点，这种方式只有在贸易伙伴数量较少的情况下使用。但随着贸易伙伴数目的增多，当多家企业直接用电脑通信时，会出现由于计算机厂家不同、通信协议相异以及工作时间不易配合等问题，造成相当大的困难。为了克服这些困难，许多应用EDI的公司逐渐采用第三方网络与贸易伙伴进行通信，即增值网络（VAN）方式。它类似于邮局，为发送者与接收者维护邮箱，并提供存储转送、记忆保管、通信协议转换、格式转换、安全管制等功能。因此通过增值网络传送EDI文件，可以大幅度降低相互传送资料的复杂度和困难度，大大提高EDI的效率。
3.3.3 单证、报文及其处理过程
1.单证
单证是所有贸易文件（Document）、票据（Draft）、单证（Proof）和许可证（License）等的统称。单证一般由栏目和相应的数据构成。例如，一张普通的发票，包括的栏目有客户名称、日期、交易内容、金额、开票人、收款人等，各栏目都应填有相应的数据，并且同类发票，其栏目应具有相同的格式。常用的单证有发票、合同、银行汇票、信用证、订货单等。
2.报文
报文是具体单证在计算机通信网络中信息表示的形式。报文有很严格的格式，它一般以首标开始，尾标结束，其主体由段（Segment）构成，段又由若干数据元（Data Element）构成，这一系列的数据元表达了贸易过程的详细信息，如贸易双方的名称、贸易时间、贸易地点、贸易发生额等。报文是EDI系统在计算机通信网络中所处理的主要对象。
3.单证、报文的处理过程
报文的处理过程一般是按以下三个步骤进行。
（1）报文的生成
EDI系统生成报文除了要按照上面所说的固定格式外，其内容还需要根据某种具体的贸易业务来确定。但一般情况下，报文大多是以屏幕格式的形式生成，所以用户只需要按系统提示像填单一样操作即可，无需考虑系统内部的技术问题。
（2）报文的传输
企业传输报文给贸易伙伴，都是先将报文通过网络传到EDI系统的服务器上，然后再由服务器的主系统进行相应的处理，最后发给贸易对方。
（3）报文的存储
对于一个完善的EDI系统来说，自动保存所有的报文是必要的，这样可以方便日后的查询。如果某些报文的内容涉及企业的内部管理系统，那么这些报文还应能自动地存储到企业的内部数据库中去，使内部数据库可以得到及时更新。
3.3.4 EDI的应用
从企业的角度来看，EDI的实施涉及到企业的计划、采购、生产、经营和销售等全过程；从社会的角度看，EDI的应用与订货方、供货方、海关、银行、保险、港口、运输等环节密切配合。它既包括技术（如计算机硬件、软件、网络等）的应用，又必须有各业务部门的参与和配合。随着互联网技术的发展，Internet给EDI应用提供了更便利的网络平台，其应用范围不断扩展，主要体现在以下几个方面：
1.商业贸易领域
在商业贸易领域，通过采用EDI技术，可以将不同制造商、供应商、批发商和零售商之间各自的生产管理、物料需求、销售管理、仓库管理、商业POS系统有机地结合起来，从而使这些企业大幅度提高经营效率。商贸EDI业务特别适用于那些具有一定规模且具有良好计算机管理基础的制造商、采用商业POS系统的批发商和零售商、为国际著名厂商提供产品的供应商。
2.贸易运输业
快速通关报检，经济使用运输资源，降低贸易运输空间、成本与时间的浪费。
3.运输业
在运输行业，通过采用集装箱运输电子数据交换业务，可以将船运、空运、陆运、外轮代理公司、港口码头、仓库、保险公司等企业各自的应用系统联系在一起，这样就可以有效提高货物运输能力，实现物流控制电子化，实现国际集装箱联运。
4.通关自动化
在外贸领域，通过采用EDI技术，可以将海关、商检、卫检等口岸监管部门与外贸公司、来料加工企业、报关公司等相关部门和企业紧密地联系起来，从而简化进出口贸易程序，提高货物通关的速度。
5.其他领域
在税务、银行、保险等贸易链路环节中，EDI技术同样具有广阔的应用前景。通过EDI和电子商务技术还可以实现电子报税、电子资金划拨（EFT）等多种用途。
3.3.5 EDI的最新发展——基于Internet的EDI
随着计算机网络技术的发展，特别是WWW的出现，使电子数据交换变得十分开放，而且非常廉价。以Web网站形式发布、共享信息是电子商务发展中的一个重大里程碑。开放的Internet使中小企业有机会平等地参与到电子商务中来，这就给传统的EDI带来了很大的机遇和挑战，机遇是EDI可以利用Internet技术扩大其应用的范围，挑战是EDI必须利用新的技术手段和接口标准融入一个基于Internet的、没有边界的、可以无限扩展的电子商务解决方案中去。基于Internet的EDI可以分为Web-EDI和XML-EDI两种。
1.Web-EDI方式
标准翻译的EDI不能减少小数量贸易单证的中小企业的费用，Web-EDI的目标则是减少中小企业实现EDI的费用。这种情况下，较大的企业会针对每个EDI报文开发或购买相应的Web表单，并改造成适合自己的译文，然后把它们放在Web站点上。另一个参与者（一般是较小的公司）登录到Web站点上，选择所感兴趣的表单填写。填写结果提交给Web服务器，然后通过服务器端程序将它变成通常的EDI报文。之后，报文的处理就同传统的EDI报文处理一样了。为了能够保证报文信息从Web站点返回给它的参与者，报文还能转变成Web表单或E-mail的形式。
这个解决方案中EDI软件和转换的费用花在服务器端，对小企业而言只需浏览器和Internet连接就可完成交易。不过，这种情况下只有大企业才能享受到EDI带来的全部好处。
2.XML-EDI方式
XML-EDI方式着重解决EDI的转换问题。其原理是引进模板的概念，模板描述的不是报文的数据，而是报文的结构以及如何解释报文，做到无需编程就可以实现报文的转换。在客户端的计算机上，安装一个模板的软件代理，它用最佳方式解释模板并处理报文，自动完成转换，产生正确的报文。同时，代理可以给用户生成一个Web表单。
XML是一种可扩展的置标语言，它可以自定义标志和属性，具有可延伸性。利用XML所具有的可延伸性以及自我描述特性，Web文件可以在企业间的应用程序中自动传输、处理及储存，不同厂商的电子商品可以在同一个使用者界面同时展现，资讯的搜寻变得更为精确迅速，不同系统间可以流畅地互通，而中小企业也可以轻易享受EDI的好处。目前已有一些组织正在致力于将传统EDI的消息格式与传统EDI业务的VAN分离开来，把已经成熟的传统EDI消息与XML结合起来，使EDI的数据交换与Internet中其他数据交换拥有一个标准。另外，许多电子商务服务提供商已经利用XML技术使其电子商务解决方案能够与传统的EDI无缝集成，进行数据交换。所以基于Internet的EDI是传统EDI的发展方向。
对于那些数据传送量少的小企业来说，投入大量的财力和人力去购买相关的软硬件、开发EDI单证和进行日常维护是一个大的负担和麻烦，投资往往是得不偿失。基于Internet的EDI大大方便了那些小企业，他们不用购买和维护EDI软件，不用进行EDI单证和API开发，只需利用现成的Windows和浏览软件（这些软件随处可买，甚至可以免费获得）即可进行EDI应用，而有关表格制作和单证翻译等工作由EDI VAN的提供者来做。
