掌握好电话沟通技巧，会提高我们的工作效率。因为电话沟通对我们来说不仅快捷方便，而且更减少了要见面时增添的很多不必要的麻烦，节省了时间。
良好的电话沟通技巧可以帮助你与他人建立更稳固的关系。无论接听电话还是拨打电话，我们都要做到合理、得体。
电话沟通时，需要注意以下问题：
1.迅速准确地接听
现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，接听电话以长途电话为优先，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，会对你的单位留下不好的印象。
即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，你也应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
2.认真清楚地做好记录
随时记清楚何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行，在工作中这些资料都是十分重要的，对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备。
3.有效的电话沟通
公司的每个电话都十分重要，不可敷衍。我们要对对方提出的问题应耐心倾听，表示意见时，应让对方能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听、理解与建立亲和力是有效电话沟通的关键。接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与对方争辩。
电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交代清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。如遇需要查寻数据或另行联系之查催工作，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。
4.挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢”、“再见”，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。电话应对所反映的是企业的风貌、精神、文化，甚至管理水平、经营状态等。因此，你如果在电话应对上表现不当，就会导致外部人员做出对企业不利的判断。
下面我们再来介绍一下在电话沟通中声音与语言的运用都需要注意哪些问题：
1.热情
一定要注意自己讲话是否有热情。想一下，在电话里交流时，如果你板着脸不笑，讲起话来相应的也很难有热情，所以这种热情程度跟你的身体语言有很大的关系。你要尽可能地增加你的面部表情的丰富性，如果你希望靠热情来影响对方，你的面部表情就一定要丰富起来，要微笑。
2.语速
在增强声音的感染力方面，还有一个很重要的因素就是讲话的语速。如果语速太快，对方可能还没有听明白你在说什么，你说的话却已经结束了，这势必会影响你沟通的效果。当然也不能太慢，你讲话太慢，假如对方是性子急的人就肯定受不了。所以，打电话时的讲话语速要正常，就像面对面地交流时一样。
3.音量
你讲话的音量很重要，声音既不能太小也不能太大。打电话时说话的声音太小了容易使对方听不清或听不明白；打电话时说话的声音太大了，会降低再听微小声音时的灵敏度。
此外，你自己不太注意时，音量会变小一些，小声说话会给客户一种不是很自信的感觉。但声音太大的话，又显得对客户不太礼貌。所以，应尽量要保持音量正常。
4.清晰的发音
清晰的发音可以很好地充分表达自己的专业性。清晰跟语速有一定的关系，如果语速较慢相对就会清晰一些。这里需要强调的是，宁可语速慢一些，讲话时多费一点时间，也要保持声音的清晰。
5.善于运用停顿
在讲话的过程中，一定要善于运用停顿。例如，在你讲了一分钟时，你就应稍微停顿一下，不要一直不停地说下去，直到谈话结束。因为你讲了很长时间，但是你不知道对方是否在听，也不知道对方听了你说的话后究竟有什么样的反应。
适当地停顿一下，就可以更有效地吸引对方的注意力。对方示意你继续说，就能反映出他是在认真地听你说话。停顿还有另一个好处，就是对方可能有问题要问你，你停顿下来，他才能借你停顿的机会向你提出问题。
