迎送规格
来宾迎送规格的确定，通常依据是来访者的身份、访问性质和目的，两国关系以及国际惯例。
确定迎送规格，主要是确定哪一级人员出面迎接，这是接待来宾的一个礼遇规格，应根据主管部门接待要求来办。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当，但由于各种原因不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人士或由副职出面，总之，主人身份与客人的身份不能相差太大，以同客人对口、对等为宜，以示对客人的尊重。当事人不能出面时，无论作何种处理，都应从礼貌出发向对方作出解释。
如果来宾只是过境，规格可适当降低，在特殊情况下，为了两国的外交关系或政治需要，可打破常规，安排较大的迎送场面，给予较高的礼遇，但要避免产生不必要的误会，以免造成厚此薄彼的印象。
一般性的迎送仪式相对要求宽松一些，适用于一般来访者，可能是官方人士、专业代表团、文艺体育团体，也可能是长驻我国的外方使节、外国专家、记者等其他人士到任、离任。仪式同样要郑重，但不必过分渲染、夸张，要充分表示出尊重和友谊。
另外，还有一些纯属私人性质的来访，迎送的安排要以礼貌、方便、实际为原则。
礼宾次序
所谓礼宾次序，是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例排列的先后次序。一般说来，礼宾次序体现着东道主对各国宾客所给予的礼遇，在一些国际性的集会上则表示各国主权平等的地位。礼宾次序安排不当或不符合国际惯例，会引起不必要的争执与交涉，甚至会影响国家关系，因此在组织涉外活动时，对礼宾次序应给予重视。常见的排列礼宾次序有：
(１)按身份与职务的高低排列。
这是礼宾次序排列的主要根据。一般的官方活动，经常是按身份与职务的高低安排礼宾次序。如按国家元首、副元首、政府总理（首相）、副总理（副首相）、部长、副部长等排列。各国提供的正式名单或正式通知是确定职务的依据。由于各国的国家体制不同，部门之间的职务高低不尽一致，故要根据各国的规定，按相当的级别和官衔进行安排。在多边活动中，有时按其他方法排列，但无论按何种方法排列，都要考虑身份与职务的高低问题。
(２)按字母顺序排列。
多边活动中的礼宾次序有时按参加国国名字母顺序排列，一般以英文字母排列居多，少数情况也有按其他语种的字母排列的。这种方法多见于国际会议、国际体育比赛等，如联合国召开联合国大会、各专门机构的会议和悬挂会员国国旗等均按此法。联合国大会的席次也按英文字母排列，但为了避免一些国家总是占据前排席位，因此每年抽签一次，决定本年度大会席位以哪一个字母打头。国际体育比赛代表队名单的排列、开幕式出场的顺序，一般也按国名字母顺序排列，东道国一般排在最后。代表团观礼或理事会、委员会等，则按出席代表团的团长的身份高低排列。
(３)按通知代表团的日期先后排列。
在一些国家举行的多边活动中，这也是排列礼宾次序经常采用的办法之一。东道国对同等身份的外国代表团，按派遣国通知代表团组成的日期排列，或按代表团抵达活动地点的时间先后排列，或按派遣国决定应邀派遣代表团参加该活动的答复时间先后排列。采取何种排列方法，东道国在致各国的邀请书中，都加以明确注明。
在实际工作中，遇到的情况往往是复杂的，所以礼宾次序的排列常常不能只按一种排列方法，而是几种方法交叉，并考虑其他因素，如首先按正式代表团的规格，即代表团团长的身份高低来确定，这是最基本的。在同级代表团中则按派遣国通知代表团组成日期先后来确定，对同级和同时收到通知的代表团则按国名英文字母顺序排列。在安排礼宾次序时所考虑的其他因素包括国家之间的关系、所在地区、活动的性质、和对于活动的贡献大小以及参加活动人的威望、资历等，例如，常把同一国家集团的、同一地区的、同一宗教信仰的或关系特殊的国家的代表团排在前面或排在一起。对同一级别的人员，常把威望高、资历深、年龄大者排在前面。有时还考虑业务性质、相互关系、语言交流等因素，如在观礼、观看演出、比赛，特别是在大型宴请时，在考虑身份、职务的前提下，将业务性质对口的、语言相通的、宗教信仰一致的、风俗习惯相近的国家安排在一起。
因此，在具体工作中，要耐心、细致、反复考虑研究，设想多种方案，以避免因礼宾次序方面的问题引起一些不愉快。
称呼礼仪
各国、各民族语言、风俗习惯各异，称呼与姓名均有不同。在社交场合，称呼和姓名很有讲究，如果弄错了，容易闹笑话，有的甚至引起对方反感、误会。以下为称呼礼仪要求：在国际交往中，一般对成年男子不论婚否，均称先生；对已婚女子称夫人，未婚女子统称小姐；对不了解其婚姻状况的女子可称小姐或女士，对戴结婚戒指的年纪稍大的可称夫人。这些称呼均可冠以姓名、姓氏、职称、军衔等，如“威廉·泰勒先生”、“校长先生”、“少校先生”、“戴维斯小姐”、“秘书小姐”等。以夫人称呼妇女时，可以用其丈夫的姓名，如“约翰·史密斯夫人”，也可用丈夫的姓，本人的名，如“玛丽·史密斯夫人”，如以女士称呼时，一般用妇女本人的姓名。对部长级以上或地位高的人，称“阁下”、职衔或先生，如“部长阁下”、“大使先生阁下”，但在美国、墨西哥、德国等地没有称“阁下”的习惯，因此在这些国家可称先生。对有地位的女士可称夫人，对有高级官衔的妇女，也可称“阁下”。
君主制国家，按习惯称国王、王后为“陛下”，称王子、公主、亲王等为“殿下”，对有爵位的人既可称爵位，也可称阁下，一般也可称先生。
对医生、教授、法官、律师以及有博士学位的人，可称呼他们的职务，同时加上姓氏，也可加先生，如“查理教授”、“法官先生”、“律师先生”、“桑尼博士先生”、“卡特医生”等。
对宗教界神职人员，可称呼其宗教职位，如“牧师先生”、“阿杜拉阿匐”、“罗斯神甫”等。
在社会主义国家及有些民族主义国家，人们习惯上以“同志”相称，在资本主义国家，共产党人之间也互称“同志”，前面可加上姓名或职衔，如“某某同志”、“医生同志”、“主任同志”等。
迎送程序
迎送的程序和相关礼仪是迎送过程中的核心内容，也是狭义上的迎送概念。迎送的程序一般分为五个方面，即掌握来宾到达或离开的时间，安排有关的迎送人员向来宾献花、介绍，以及安排来宾乘车，除此以外，还有一些细节性的事务。
(１)掌握时间。
为了顺利地迎送客人，必须要准确了解客人所乘交通工具的抵离时间，如有变化，应及时通知有关人员。
由于现代交通工具常常会受气候条件等意外原因影响，要想做到既不让客人扑空，又不让迎送人员长时间等待，那么，作为东道主，一定要仔细掌握抵离的准确时刻，绝不能出现让客人等候的现象。
(２)安排迎送人员。
安排有关的迎送人应该和主要迎送人商议并征得他们的同意，至少应该让他们知道有谁参加迎送，同时，还应确定各位迎送人的正式头衔，以备主要迎送人在介绍和翻译时使用，以防止出现差错。安排迎送人员的数目不宜过多，握手是很浪费时间和精力的，但应在客人来访过程中，与主要人物或主要部门负责人握手。
(３)献花。
对于来宾，在迎送仪式上要安排献花，这也是国际交往中的一项重要仪式。献花一般由儿童或女青年奉献。主人与客人握手后，把花献上。献花须用鲜花或鲜花扎成的花束，且要保持整洁、鲜艳。献花忌用菊花、杜鹃花、石竹花和一些黄色花朵。有的国家习惯送花环或一二枝名贵的兰花、玫瑰花等，但也要注意，有些国家在献花方面有某种禁忌，如接待信仰伊斯兰教人士时，不宜由女子献花，而且要注意献花的时间，适宜在迎送人和客人握手完毕之后。
(４)介绍。
客人与迎接人员见面时，应相互介绍。我们知道，通常的原则是，先把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的，把男士介绍给女士。在迎接外国来访者时，应先将前往欢迎的人员介绍给来宾，然后由来宾中的主要负责人再介绍他方人员。
被介绍者应微笑点头或者说声“您好”、“Ｈｅｌｌｏ”作为招呼语，千万不可面无表情，无所表示。在双方介绍人士时，遇到外宾主动与我方人员拥抱时，除女士之于男士或男士之于女士外，我方人员不应推卸或勉强应付，而应作出相应的表示。
有时，介绍时还要递送名片，涉外人员使用的名片最好能用两种文字印刷，这样就可以方便对方通过他所熟悉的文字知道你是谁，也便于今后查找你的名片时，能读懂相关信息，而且，人们都对能讲或能使用自己母语的人发生好感，记忆也会较为深刻，这无疑会有利于你们关系的进展，即使你是重要人物，也千万不要认为人家都会记住你的名字或联系方式之类的信息，还是应该使外宾感到方便为佳。
(５)陪车。
不论迎送都应该安排陪车，有的安排主人陪车，也有的安排其他人员陪车。如果主人陪车，应该坐在客人的左侧，翻译可以坐在加座上，也可以在司机旁边，但不宜和迎送人员坐在一起。上车时，应该请客人从右侧进去，而不要再在车内找位。如果客人自己已坐下，就不要让他重新更换座位了。
在车前可装上小旗或标牌，以为标志，便于其他接待人员辨认区分。
迎送中的其他注意事项
迎送车辆应事先妥为安排，不可临阵调遣，给人以仓促之感。
迎送身份较高的客人，事先应在机场或车站、码头安排贵宾休息室，准备饮料。
客人的住处、膳食应事先安排好，如有条件，在客人抵达之前就应将住房地点、房间号码、用膳方式、日程活动安排、联络方式、联络人等事宜通知到具体客人，如做不到，也可将上述内容打印成文字材料，在客人到达时分发给每位客人，或通过对方的联络秘书传达，这既可避免一些不必要的混乱，又可使客人心中有数，主动配合。
客人到达后，一般不要立即安排活动，应给客人留下一定的休息或适应时差的时间。
指派专人协助客人办理入境手续及机票或车票、船票和行李提运、托运手续等事宜，客人到达后，应尽快进行清点并将行李取出，送到住处。
