一、信函概述
信，就是借助文字以互通信息；函，本义是信的封套，后也用函代指信件。信函可指信件。
（一）信封格式和写法
信封格式有横式和竖式两种。横式行序由上至下，字序由左至右；竖式行序由右至左，字序由上而下。目前我国用的都是标准信封，专门印有邮政编码空格，并以横式为准，便于邮局检索。
横式信封上的内容包括收信人的邮政编码、详细地址、姓名；寄信人的详细地址、寄信人姓名及邮政编码等。书写时要字迹清楚、工整。无论是横式信封，还是竖式信封，收信人的姓名均在信封的中间，字体要稍大些，以示对收信人的尊重。至于姓名后面是否加称呼及收、启、鉴之类的词，要视收信人的具体情况而定。为了礼貌，姓名的后面最好加上先生、女士、同志等称呼。值得注意的是：信封上的称呼和信内的称呼不一样，信内的称呼是写给收信人看的，信封上的称呼则是给邮递员看的。因此，信封上切忌出现“×××父亲大人”、“×××儿收”等字样。
海外信函的信封正面，收信人名址居中书写，第一行写收信人的姓名，第二行写门牌号和街道名，第三行写城市名和邮政编码，最后一行写国名。可以各行开头对齐，也可以每行往右后缩5个字母。寄件人名址写在信封正面左上角或信封背面上半部，顺序与收件人名址同。
（二）内容和写法
信的内容一般有以下几个部分：
信头，是英文信中特有的。它包括发信人地址和写信日期，其位置在信纸的左上角，其顺序为：地址在上，日期（月、日、年）在下，但不要写发信人姓名。此外，还要在信纸的左上角低于发信人的地址、日期一至二行，写上收信人的姓名和地址。
国内信件无信头，只有称呼。亲戚、长辈按亲缘、辈分称呼，同学、朋友可称名字；可加“尊敬的”、“亲爱的”等修饰语，亦可以“先生”、“老师”缀后；顶格书写，中文信称呼后用冒号，英文则用逗号或冒号；中文信称呼后还可以写“您（你）好！”英文信则不写。
启词，就是开场白。或寒暄问候，或提示写信原委。
正文，是书信的主体。可以根据对象和阐述内容的性质，采取轻松诙谐的文笔或庄重、情深的风格。为尊重对方，一般先谈有关对方或对方所关心的人、事、物，然后再述自己的事情。
结束语，指书信结尾时，对收信人表示祝颂、钦佩或勉慰的短语。如“此致敬礼”、“祝一帆风顺”等；对知识界朋友，可用“文祺”、“编安”等祝颂语。一般的书写规格是，“此致”、“祝”等词紧接着正文末尾书写，“敬礼”、“编安”等另起一行顶格写。
英文信结束语可用“您的真诚的”（Yours sincerely）等短语，这些短语后需加逗号，书写规则是在签名之上五行。
署名，就是在结束语的右下方签署写信人的姓名。如是写给熟悉的亲友，可只写名，或在名前加上自己的称呼。署名的后面可酌加启禀词，如对尊长用“印”、“奉”、“拜上”；对同辈用“谨启”、“上”；对后生、晚辈则可用“字”、“白”、“谕”。
一般将写信日期写在署名或启禀词的后面，或写在下一行的右下方。
附注及附件。附注，如“请代向××问好”等；附件，通常指附在信函中的照片、入场券等，应在正文写明，并注明名称、数量。英文信中的附件则在署名下两行向左对齐注上Enclosure，只有一种附件时用单数形式，两种以上附件时用复数形式。
（二）信纸的折叠方法
信纸的一般折叠法是，文字向外，先直后横，或先横后直。但信笺顺折向上最为合适，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。文字向内的折法，按传统风俗习惯的说法则是报丧、凶信的折法。
二、祝贺信
祝贺信是用于表示祝贺之意的书信形式。如某个组织或个人在某方面取得了重大成就、某组织召开了重要会议、某项重要工程胜利竣工、某位重要人物的寿辰等，都可以用贺信（也可用贺电）的形式表示祝贺。
祝贺信的书写格式与一般书信大体相同，只是写作时在第一行正中的位置要写“贺信”两个字。此外，正文部分要注意几个方面的内容：首先概述背景情况，说明祝贺什么；其次，简要说明对方所取得的成绩，或会议的重要性，或寿诞之人的贡献与品格；再次，表示热烈的衷心的祝贺与赞颂，也可写上鼓励与希望，或祝贺者的决心；最后，写上表示祝愿的话，如“预祝大会圆满成功”、“祝取得更大成绩”、“祝健康长寿”等，并另起一行，在右下方写上发信组织的全称或个人的姓名。
[例文]
贺信
安岗同志并转首届全国公共关系工作会议的同志们：
你们好！我因有事不能出席你们的会议，谨向你们表示热烈的祝贺，并请你们转达我对公共关系战线全体同志们的亲切问候。
公共关系在我国还是一项新事业，它是伴随着改革开放而发展起来的。搞好这项工作，对扩大信息交流、促进商品交流、沟通企业联系、建立新型人际关系都有着积极的作用。两年来，在同志们的努力下，我国的公共关系事业取得了可喜的成绩，应该予以肯定。希望你们总结经验，纠正缺点，坚持真理，为建设有中国特色的社会主义公共关系继续奋斗。
发展公共关系事业，一定要坚持社会主义方向，坚持党的“一个中心、两个基本点”的基本路线，以为“两个文明”建设服务为宗旨。你们选评了39个公共关系搞得好的大中型企业并加以表彰，这是一件好事。目前，大中型企业处境艰难，需要各方面的支持。希望公共关系战线的同志献计献策、积极行动，为搞活大中型企业尽一份责任。
预祝会议圆满成功。
薄一波
5月4日
三、感谢信
感谢信是向对方的关心、帮助、支持表示感谢的书信。它具有公开性、赞扬性的特点。
感谢信的格式与祝贺信的书写格式类似，但标题是“感谢信”或“致×××的感谢信”，且内容主要是表达感谢的心情。因收信人及事迹都与写信人有关系，所以，在正文中要把对方的先进事迹写清楚，并表示向对方学习的决心；结尾部分往往有一些表示感谢的话，如“再一次表示衷心的感谢”、“致以最诚挚的敬礼”等。
四、慰问信
慰问信是以组织或个人名义向对方表示慰问的书信（也可以用慰问电）。它具有鼓励性、慰问性的特点。
此类书信多是向作出贡献的组织或个人表示慰问，或向遇到困难、遭受重大损失和不幸的公众表示同情、慰问以及节日慰问。慰问信的格式与祝贺信类似，标题可用“慰问信”或“×××致×××的慰问信”。语气要亲切，态度要诚恳，文字要朴实，措词要准确。特别是表示同情、安慰的慰问信，更要注意分寸。不能对不幸事件表现出好奇、不解或悲观失望，应对不幸事件表示深切的同情，向对方多表示关怀，以达到减轻其悲伤与痛苦的目的。
慰问信（电）篇幅不宜过长，结尾一般还要有颂词或祝语，如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等，但不能与正文相连，应另起一行，空两格写。
[例文]
致新闻工作者的慰问信
中央驻豫新闻单位和全省广大新闻工作者：
在全省上下正在兴起学习贯彻党的十六届六中全会和省八次党代会精神的热潮中，我们迎来了第七个中国记者节。在此，省委宣传部代表省委、省政府，向辛勤工作在新闻战线的中央驻豫新闻单位和全省广大新闻工作者致以节日的祝贺，向为全省新闻事业繁荣发展作出贡献的老新闻工作者表示崇高的敬意。
一年来，在省委、省政府的正确领导下，中央驻豫和全省广大新闻工作者高举邓小平理论和“三个代表”重要思想伟大旗帜，全面贯彻落实科学发展观，紧紧围绕省委、省政府的中心工作，牢牢把握正确舆论导向，不断提高舆论引导能力，为全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会提供了有力的舆论支持。各新闻单位大力宣传党的十六大，十六届三中、四中、五中、六中全会和省八次党代会精神，在围绕中心、服务大局，推动全省经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和党的建设方面收到了新成效，取得了新进展；精心组织“坚持科学发展构建和谐中原”、“社会主义荣辱观”、“弘扬长征精神建设美好家园”等重大主题宣传活动，热情讴歌党的丰功伟绩和伟大长征精神，全面反映我省改革开放和现代化建设的巨大成就，大力宣传我省经济持续快速协调健康发展和社会全面进步的大好形势，充分报道全省广大干部群众的奋斗业绩和良好的精神面貌，在动员群众，凝聚力量，推动工作方面收到了新成效，取得了新进展；切实改进会议和领导同志活动的新闻报道，突出实质内容，提高报道质量，充分展现省委、省政府领导同志开明务实亲民的新形象，以更多的版面及时段报道基层干部群众的生动实践和新鲜经验，在提高舆论引导能力、增强宣传效果方面收到了新成效，取得了新进展；精心策划推出深受群众喜爱的名牌栏目，浓墨重彩推出洪战辉、魏青刚、张尚昀、吴如、白洁等一批先进典型，使他们的感人事迹和崇高精神传遍神州大地，感动亿万群众，在弘扬民族精神、展示河南形象方面收到了新成效，取得了新进展；改进突发事件和重大群体性事件的新闻报道，完善新闻发布制度和重大突发事件新闻报道快速反应机制，进一步加强和改进舆论监督，有效地引导了社会舆论，有力地促进了实际工作，在主动引导舆论、维护社会稳定方面收到了新成效，取得了新进展；一手抓主流媒体的发展壮大，一手抓新兴媒体的管理运用，党报、党刊、电台、电视台等主阵地巩固、主渠道畅通，都市类媒体发挥独特优势，展现新鲜活力，重点新闻网站影响不断扩大，发展势头良好，在整合新闻资源，形成宣传合力上收到了新成效，取得了新进展。新闻队伍自身建设得到加强，通过开展保持共产党员先进性教育活动和深化“三项学习教育活动”成果，把提高舆论引导能力作为加强提高新闻队伍建设的抓手，以社会主义荣辱观引领新闻价值取向，大力弘扬新闻职业精神，严格遵守新闻职业道德，自觉维护新闻职业形象，新闻队伍的思想政治素质有了进一步提高，涌现出一批像曹爱文那样的先进典型，展示了全省新闻界良好的精神风貌。实践证明，我省广大新闻工作者是一支政治强、业务精、纪律严、作风正的队伍，是党和人民完全可以信赖的队伍。
当前，中原崛起，正逢其时。党的十六届六中全会绘就了构建社会主义和谐社会的宏伟蓝图，省八次党代会吹响了加快中原崛起的进军号角，新的形势给全省新闻宣传工作提出了新的更高的要求，希望全省广大新闻工作者继续坚持团结稳定鼓劲，正面宣传为主的方针，坚持正确的舆论导向，坚持贴近实际、贴近生活、贴近群众，围绕中心、服务大局，唱响科学发展主旋律，打好正面宣传主动仗，深入学习宣传贯彻党的十六届六中全会和省八次党代会精神，不断增强新闻宣传的吸引力和感染力，为实现加快“两大跨越”、推进“两大建设”的伟大历史任务，为全面建设小康社会、加快中原崛起作出新的更大贡献。
中共河南省委宣传部
年11月8日
五、唁函
唁函是安慰逝者家属的一种书信（也可用唁电）。
唁函的正文应包括以下几方面的内容：其一，表述噩耗传来后的悲痛之情，以及失去良师、益友、同志或亲朋后无可补救的遗憾；其二，对逝者的功绩与品德的赞扬，简述逝者与自己的交往和情谊；其三，对逝者的亲属表示慰问。
[例文]
×××：
惊悉×××教授逝世，深感悲痛。他的逝世不仅对于您的家庭，而且对于我们学院都是一个重大的损失。
作为一位著名的内科专家，×××教授多年来辛勤工作，在内分泌学领域作出了巨大贡献。他为培养年青一代和发展医学科学所作的贡献举世公认。
然而，我们却突然失去了这位受人尊敬的卓越的师长，再也不能受益于他的才华和学识了。我们这些有幸与×××教授共过事的人，都对他怀着钦佩和崇敬的心情。他对教师和学生的精心指导和热情培养，我们将永志不忘。
值此悲痛时刻，特致函表示深切哀悼。谨向您全家转致诚挚的慰问。
签名
××××年×月×日
汪道涵电唁辜振甫逝世
辜严倬云女士如晤：
惊悉振甫先生遽归道山，哲人其萎，增我悲思。
振甫先生致力于两岸关系凡一十四年，夙慕屈平词赋，常怀国家统一，私志公义，每与道涵相契。汪辜会谈，两度执手；九二共识，一生然诺。而今风飒木萧，青史零落，沪上之晤，竟成永诀。天若有情，亦有憾焉。
两岸之道，唯和与合，势之所趋，事之必至。期我同胞，终能秉持九二共识与汪辜会谈之谛，续写协商与对话新页。庶几可告慰先生也。
深望女士与子侄辈节哀顺变，善自珍摄。
汪道涵
二〇〇五年一月三日
六、求职信
求职信是个人为了寻找工作，向有关单位、领导人提出求职要求，以便对方接受的专用书信，又叫自荐信。它具有针对性、自荐性、竞争性等特点。
写好求职信，是求职者吸引用人单位注意的重要之点。求职信一般包括以下几个方面的内容：
个人基本情况；
申请工作的岗位及胜任工作的条件；
表示面谈的愿望。
求职信要简明扼要、内容清楚、文字简练，以展示出自己的特点和才华。
[例文]
求职信
××公司经理：
打扰了。
我是一名即将毕业的大学生，想在贵公司找到一份工作。
我学的专业是动物营养与饲料加工。至目前为止，全部学业都已出色完成，成绩优良。现附上一份个人简历及大学期间各科成绩一览表，供您参阅。从我的简历中您可以看到，我曾多次受到学校的表扬，我的专业论文《××××》曾发表于《××》杂志，并荣获××××年度××省优秀大学生科研成果×等奖。
据报载，贵公司领导十分重视人才，办事效率高，人际关系融洽，没有眼下国内不少企业存在的“窝里斗”现象，员工可以一心一意地搞科研和生产。今年上半年在贵公司实习的一段时间里，我也深深地感到了这一点。可以想象，在如此宽松、和谐的环境里工作，作为贵公司的一员，该多么自豪。
当然，条件如此优越的公司，想进去绝非易事，但我坚信自己有能力敲开贵公司的大门，我已熟练掌握本专业的基础理论及操作技能，在××方面尤具特长（附上我的导师××教授的推荐信供您参考）。在一个崇尚平等竞争的公司里，我想我会如愿的。
最后，我希望贵公司能给我一个为贵公司作贡献的机会，我热诚地期待着您的答复。
此致
敬礼
附件：（略）
××大学××系××
××××年×月×日
